科學(xué)整合檔案資源提高檔案管理效率

陸家燕

【摘要】幼兒園的檔案是幼兒園發(fā)展歷程的見證者，是幼兒園各種信息的重要載體，是幼兒園管理的主要信息源。管好用好幼兒園檔案，是對(duì)幼兒園資源的一種保護(hù)，是對(duì)幼兒園工作的負(fù)責(zé)任的態(tài)度，也便于管理者和教職員工查找需要的資料。

【關(guān)鍵詞】檔案;管理;資料;環(huán)境

檔案是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中，直接形成的有保存價(jià)值的原始記錄。檔案管理指對(duì)幼兒園檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。幼兒園檔案管理是對(duì)幼兒園的教育教學(xué)、管理科研和其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的圖表、文檔、聲像資料進(jìn)行有效管理的活動(dòng)。幼兒園檔案是否完備，是否有序，關(guān)乎著幼兒園整體管理節(jié)奏是否高效運(yùn)轉(zhuǎn)，從側(cè)面也反映一個(gè)幼兒園整體的精神面貌。

幼兒園的檔案是幼兒園發(fā)展歷程的見證者，是幼兒園各種信息的重要載體，是幼兒園管理的主要信息源。管好用好幼兒園檔案，是對(duì)幼兒園資源的一種保護(hù)，是對(duì)幼兒園工作的負(fù)責(zé)任的態(tài)度，也便于管理者和教職員工查找需要的資料。那作為一名幼兒園檔案的管理者，該如何管理好本單位的檔案資料呢，下面談?wù)勛约旱囊恍┛捶ā?/p>

一、提高軟硬件設(shè)備，創(chuàng)設(shè)良好的檔案管理環(huán)境

在一些條件有限的幼兒園，根本沒有檔案室，一排柜子簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單，或者與教玩具混合擺放，一些具有收藏價(jià)值的教研資料常常因無處擺放，或束之高閣，或隨手?jǐn)R置，沒有序列性，顯得雜亂無章。有的幼兒園索性將超過三年或五年的資料，采取銷毀的方法處理，很是令人痛心。

作為幼兒園管理者，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不僅從思想上提高認(rèn)識(shí)，更要從行動(dòng)上支持，應(yīng)給之配備完備的檔案室、檔案柜，檔案室要防火、防潮、防蟲，將一切不安全因素扼殺于萌芽。因許多檔案是紙質(zhì)資料，所有滅火器需要常備，熒光燈對(duì)紙張有損壞盡量不要使用，為了防塵，最好使用雙層窗。檔案柜子的高度、寬度根據(jù)資料設(shè)計(jì)合理尺寸，盡量整齊劃一，便于檔案的存放與查閱。

在軟件上，檔案人和檔案制度要齊備。幼兒園管理者要設(shè)置專人負(fù)責(zé)，確保檔案的真實(shí)性、完整性。園長(zhǎng)可以將檔案人分為收集者、整理者、保管者，幾人分擔(dān)，相互制約，保證檔案管理工作的正常運(yùn)行。搜集者要有高度責(zé)任意識(shí)，較高的專業(yè)素質(zhì)，有相關(guān)檔案學(xué)知識(shí)和較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。檔案整理著需要極大的耐心與細(xì)心，在整理、立檔、歸檔等環(huán)節(jié)，做到一絲不茍。保管者要做好檔案的資源利用工作，保證“物還原位”，不遺失，對(duì)于發(fā)現(xiàn)有損壞的地方及時(shí)修補(bǔ)好。

檔案管理制度要明確，收集制度、保密制度、利用制度、統(tǒng)計(jì)制度要完備，特別是對(duì)于工作中的失誤，如排序錯(cuò)誤、格式不正確、資料不完善或混訂等現(xiàn)象，要查找過錯(cuò)人，做到“一事一問”。幼兒園的檔案工作是一件了不起的工作，看似尋常，實(shí)則煩瑣，從立卷、組卷、編頁(yè)碼，到裝訂、編目錄、標(biāo)封皮工序多，還絲毫不能出錯(cuò)，因此，園長(zhǎng)考慮檔案管理人的時(shí)候要安排認(rèn)真細(xì)心的人負(fù)責(zé)。

二、科學(xué)整合資源，發(fā)揮檔案管理的最大效用

檔案管理是為了給幼兒園的管理者與教師提供可以借鑒的資料。每年幼兒園都會(huì)生成大量檔案資料，哪些是需要?dú)w檔的，哪些是需要與之前資料整合的，作為檔案管理者要細(xì)細(xì)分別，加以歸類并造冊(cè)。檔案整合要求各項(xiàng)資料分門別類，系統(tǒng)有序，完整無缺。作為幼兒園管理者，要定時(shí)不定時(shí)抽查本園檔案內(nèi)容，看看檔案袋中的資料頁(yè)碼是否具有連續(xù)性，紙張是否有缺損現(xiàn)象，根據(jù)目錄檢索檔案袋內(nèi)的內(nèi)容是否都一一對(duì)應(yīng)。園長(zhǎng)的檢查是為了更好地發(fā)揮檔案室的作用，是為了本園檔案管理工作的質(zhì)量更加高效。

檔案人在整理和歸檔時(shí)，應(yīng)將檔案依內(nèi)容分為園舍設(shè)施、行政管理、隊(duì)伍建設(shè)、安全工作、衛(wèi)生保健、保教工作等，重要的、教師們經(jīng)常借用的，可以放在明顯的地方，便于大家拿取，方便查找資料，次要的可以押后放置。這樣既節(jié)約了大家找尋資料的時(shí)間，又提高了工作效率，一舉兩得。

三、實(shí)施登記造冊(cè)制度，提高全園職工的檔案素養(yǎng)

在現(xiàn)實(shí)管理檔案時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)現(xiàn)象，那就是常常有個(gè)別職工或部門負(fù)責(zé)人，只記得借閱資料，卻總記歸還資料，導(dǎo)致一些資料的缺失或遺留在各部門或者個(gè)人手中，不能及時(shí)歸檔。檔案室是幼兒園重要文件與內(nèi)容的保管室，不是個(gè)人的閱覽室，登記造冊(cè)制度要落實(shí)到實(shí)處，即使園長(zhǎng)借閱也要及時(shí)歸還。所以，從幼兒園領(lǐng)導(dǎo)開始，到每一位教職員工都要提高道德素養(yǎng)，有借有還，不拖拉，不將集體財(cái)富占為己有。

檔案管理人是無償為大家服務(wù)的，每一個(gè)教職員工都有義務(wù)、有責(zé)任支持檔案員的工作，不拖后腿。凡是需要繳納的資料積極繳納，以便檔案員及時(shí)搜集整理，歸入檔案室。

總之，幼兒園檔案管理工作是一件細(xì)致煩瑣的工作，需要全園教職員工的配合與支持。幼兒園檔案是一個(gè)單位的發(fā)展史，記錄著本單位發(fā)展歷程。幼兒園檔案蘊(yùn)藏著豐富的教研資源、家校資源、管理資源與社區(qū)資源，對(duì)幼兒園的事項(xiàng)決策、重要問題、園志編寫等工作，都有著可以借鑒的現(xiàn)實(shí)意義。作為管理者要有效利用好本園檔案信息，認(rèn)真管理利用好資源，活化檔案，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，使檔案成為幼兒園管理的好助手，以便幼兒園管理者更高效地挖掘和利用好檔案資料的潛在和表面價(jià)值，更好地為幼兒園管理服務(wù)。

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