科學整合檔案資源提高檔案管理效率

陸家燕

【摘要】幼兒園的檔案是幼兒園發展歷程的見證者，是幼兒園各種信息的重要載體，是幼兒園管理的主要信息源。管好用好幼兒園檔案，是對幼兒園資源的一種保護，是對幼兒園工作的負責任的態度，也便于管理者和教職員工查找需要的資料。

【關鍵詞】檔案;管理;資料;環境

檔案是指人們在社會活動中，直接形成的有保存價值的原始記錄。檔案管理指對幼兒園檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。幼兒園檔案管理是對幼兒園的教育教學、管理科研和其他各項活動中形成的有保存價值的圖表、文檔、聲像資料進行有效管理的活動。幼兒園檔案是否完備，是否有序，關乎著幼兒園整體管理節奏是否高效運轉，從側面也反映一個幼兒園整體的精神面貌。

幼兒園的檔案是幼兒園發展歷程的見證者，是幼兒園各種信息的重要載體，是幼兒園管理的主要信息源。管好用好幼兒園檔案，是對幼兒園資源的一種保護，是對幼兒園工作的負責任的態度，也便于管理者和教職員工查找需要的資料。那作為一名幼兒園檔案的管理者，該如何管理好本單位的檔案資料呢，下面談談自己的一些看法。

一、提高軟硬件設備，創設良好的檔案管理環境

在一些條件有限的幼兒園，根本沒有檔案室，一排柜子簡簡單單，或者與教玩具混合擺放，一些具有收藏價值的教研資料常常因無處擺放，或束之高閣，或隨手擱置，沒有序列性，顯得雜亂無章。有的幼兒園索性將超過三年或五年的資料，采取銷毀的方法處理，很是令人痛心。

作為幼兒園管理者，應該認識到檔案管理的重要性，不僅從思想上提高認識，更要從行動上支持，應給之配備完備的檔案室、檔案柜，檔案室要防火、防潮、防蟲，將一切不安全因素扼殺于萌芽。因許多檔案是紙質資料，所有滅火器需要常備，熒光燈對紙張有損壞盡量不要使用，為了防塵，最好使用雙層窗。檔案柜子的高度、寬度根據資料設計合理尺寸，盡量整齊劃一，便于檔案的存放與查閱。

在軟件上，檔案人和檔案制度要齊備。幼兒園管理者要設置專人負責，確保檔案的真實性、完整性。園長可以將檔案人分為收集者、整理者、保管者，幾人分擔，相互制約，保證檔案管理工作的正常運行。搜集者要有高度責任意識，較高的專業素質，有相關檔案學知識和較強的文字表達能力。檔案整理著需要極大的耐心與細心，在整理、立檔、歸檔等環節，做到一絲不茍。保管者要做好檔案的資源利用工作，保證“物還原位”，不遺失，對于發現有損壞的地方及時修補好。

檔案管理制度要明確，收集制度、保密制度、利用制度、統計制度要完備，特別是對于工作中的失誤，如排序錯誤、格式不正確、資料不完善或混訂等現象，要查找過錯人，做到“一事一問”。幼兒園的檔案工作是一件了不起的工作，看似尋常，實則煩瑣，從立卷、組卷、編頁碼，到裝訂、編目錄、標封皮工序多，還絲毫不能出錯，因此，園長考慮檔案管理人的時候要安排認真細心的人負責。

二、科學整合資源，發揮檔案管理的最大效用

檔案管理是為了給幼兒園的管理者與教師提供可以借鑒的資料。每年幼兒園都會生成大量檔案資料，哪些是需要歸檔的，哪些是需要與之前資料整合的，作為檔案管理者要細細分別，加以歸類并造冊。檔案整合要求各項資料分門別類，系統有序，完整無缺。作為幼兒園管理者，要定時不定時抽查本園檔案內容，看看檔案袋中的資料頁碼是否具有連續性，紙張是否有缺損現象，根據目錄檢索檔案袋內的內容是否都一一對應。園長的檢查是為了更好地發揮檔案室的作用，是為了本園檔案管理工作的質量更加高效。

檔案人在整理和歸檔時，應將檔案依內容分為園舍設施、行政管理、隊伍建設、安全工作、衛生保健、保教工作等，重要的、教師們經常借用的，可以放在明顯的地方，便于大家拿取，方便查找資料，次要的可以押后放置。這樣既節約了大家找尋資料的時間，又提高了工作效率，一舉兩得。

三、實施登記造冊制度，提高全園職工的檔案素養

在現實管理檔案時會發現一個現象，那就是常常有個別職工或部門負責人，只記得借閱資料，卻總記歸還資料，導致一些資料的缺失或遺留在各部門或者個人手中，不能及時歸檔。檔案室是幼兒園重要文件與內容的保管室，不是個人的閱覽室，登記造冊制度要落實到實處，即使園長借閱也要及時歸還。所以，從幼兒園領導開始，到每一位教職員工都要提高道德素養，有借有還，不拖拉，不將集體財富占為己有。

檔案管理人是無償為大家服務的，每一個教職員工都有義務、有責任支持檔案員的工作，不拖后腿。凡是需要繳納的資料積極繳納，以便檔案員及時搜集整理，歸入檔案室。

總之，幼兒園檔案管理工作是一件細致煩瑣的工作，需要全園教職員工的配合與支持。幼兒園檔案是一個單位的發展史，記錄著本單位發展歷程。幼兒園檔案蘊藏著豐富的教研資源、家校資源、管理資源與社區資源，對幼兒園的事項決策、重要問題、園志編寫等工作，都有著可以借鑒的現實意義。作為管理者要有效利用好本園檔案信息，認真管理利用好資源，活化檔案，發揮檔案應有的作用，使檔案成為幼兒園管理的好助手，以便幼兒園管理者更高效地挖掘和利用好檔案資料的潛在和表面價值，更好地為幼兒園管理服務。

【參考文獻】

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