愛國衛生檔案資料管理工作探討

摘要：愛國衛生檔案是愛國衛生工作開展情況最真是、最客觀和最直觀的表現，是考核鑒定和評估相關單位愛國衛生工作的重要憑證。近些年來，各個地區致力于創建國家衛生城市，從多個層面入手，取得了一定的成效。愛國衛生工作是創建國家衛生城市的重要環節，直接關乎國家衛生城市創建工作的成敗。對愛國衛生檔案進行高效管理，優化檔案管理機制和管理模式，是推動愛國衛生工作的必然路徑。本文立足于國家衛生城市創建這一宏觀背景，重點闡述愛國衛生檔案資料管理的新方法和新思路，從而為實現創衛工作作出自己應有貢獻。

關鍵詞：檔案 ? 愛國衛生 ? 規劃 ? 技術

一、愛國衛生檔案資料管理的概念和必要性

（一）愛國衛生檔案資料管理的概念

愛國衛生檔案資料體現了愛國衛生工作的成果，是愛國衛生工作成果的總結。愛國衛生檔案資料管理主要是指對相關信息資源進行收集、整理、開發和利用的過程[1]。愛國衛生檔案資料管理內部各個環節具有銜接性和緊密型，任何一個工作環節出現差錯，都會影響到愛國衛生檔案資料管理的正常運轉。愛國衛生檔案資料是時代發展的產物，是我國創建衛生文明城市和加強生態文明建設的產物。從既往經驗來看，愛國為衛生檔案對于愛國衛生工作而言意義重大，其可以幫助決策主體擬定決策，記錄愛國衛生工作開展的全過程，幫助管理人員迎接愛國衛生檢查工作。因此，單位有必要優化愛國衛生檔案管理的環節，優化管理流程。

（二）愛國衛生檔案資料管理的必要性

第一，推動愛國衛生工作走向可持續的必然舉措。愛國衛生工作是一項長期性的工作，為了增強這項工作的科學性，有必要完善決策和擬定規劃。愛國衛生檔案資料能夠為決策工作提供參考，指引決策人員做出正確的決策，降低愛國衛生工作中的各項成本。第二，彰顯愛國衛生工作成果的需要。在實踐中，對某一地區愛國衛生工作予以考核，不僅要在現實生活中對市容市貌和城市衛生予以考核，還需要從檔案中予以考核。考核人員通過查閱檔案，能夠了解單位在某一時期愛國衛生工作的具體內容和具體方式。對愛國衛生檔案進行管理，確保檔案資料收集全面，檔案管理科學，是彰顯愛國衛生工作成果的需要。第三，適應時代發展的必然舉措。檔案管理事業整體向前推進，愛國衛生檔案是檔案管理事業中的一部分。單位加強對愛國衛生檔案資料進行管理，是適應時代發展的必然舉措。

二、愛國衛生檔案資料管理的基本原則

（一）人才優先原則

在知識經濟時代，人才被認為是一種生產力。對于愛國衛生檔案資料管理而言，加強人才谷管理人才培訓工作，是提升愛國衛生檔案資料管理效能的首要原則[2]。尤其是辦公自動化水平的提升以及各種信息技術的出現，更是對檔案管理人員的綜合能力提出了更高層次的要求。本文認為，豐富培訓形式和培訓內容，改革培訓管理機制，是現階段單位要重點開展的工作。首先，在培訓方式上，單位不應當只是局限于舉辦專題培訓會，也應當舉辦交流論壇，組織工作人員參加繼續教育。比如，愛國衛生工作負責單位可以與相關單位就愛國衛生檔案管理中出現的問題進行研討和交流，體現培訓活動的針對性。愛國衛生工作負責單位也可以組織工作人員參加檔案管理、現代技術運用以及信息化設備應用等方面的繼續教育。

（二）強化督導原則

從提升愛國衛生檔案管理人員責任意識的層面出發，單位應當強化督導，增強愛國衛生檔案管理的規范性，及時發現問題并解決問題。首先，單位可以安排專門的人員負責此項工作，督促檔案管理人員認真履職。其次，單位應當建立意見反饋機制，及時發現愛國衛生檔案管理工作中存在的不足，有針對性的制定解決策略。單位應該給予檔案管理人員充分發表意見的平臺，突出問題重點，盤點問題難點。最后，愛國衛生檔案管理人員應當提升管理意識和服務意識，加強對問題的梳理，強化技能，理清思路。

（三）統籌規劃原則

愛國衛生檔案管理工作絕不僅僅只是檔案管理部門的職責，在檔案收集與檔案開發服務過程中，也必然會涉及到單位其他部門。為此，單位必須堅持統籌規劃原則，制定長期發展規劃，對接檔案管理標準。首先，單位可以明確愛國衛生檔案材料的分工，明晰管理職責和管理程序，為愛國衛生檔案管理人員提供保準指引。其次，單位可以成立愛國衛生檔案管理項目小組，統籌愛國衛生檔案管理工作，防止部門之間出現責任推諉的情況發生，增強檔案管理工作的整體性。最后，單位要明確未來一段時間內，單位愛國衛生檔案管理工作的方向和重點，減少不必要的資源浪費，全力推動愛國衛生工作穩步前進。

三、愛國衛生檔案資料管理的新思路

（一）打造愛國衛生檔案共享數據庫，增強檔案資源利用能力

愛國衛生檔案資料管理的目的是將“死檔案”變為“活信息”，防止愛國衛生檔案管理工作的邊緣化，增強資源利用效率。愛國衛生工作是一項系統性和綜合性的工程，涉及到環衛、城市規劃以及環保等多個單位，各個單位之間如果始終處于一個“信息孤島”的狀態，就會影響愛國衛生檔案的資源利用效能，不利于愛國衛生工作的長久發展。為此，有必要打造愛國衛生檔案共享數據庫，增強檔案資源利用能力，推動愛國衛生檔案管理工作可持續發展。首先，愛國衛生工作負責部門應當加強與環衛、城市規劃和環保等單位的協作，以云儲存技術和互聯網技術為依托，打造愛國衛生檔案共享數據庫。其次，各個共享單位可以將共享的檔案資料上傳至云共享終端，利用云共享終端來傳輸檔案資料和利用檔案資料。同時，各個共享單位可以針對某一具體工作，建設檔案項目，將相關的愛國衛生檔案和其他檔案歸集站在一起，打造愛國衛生檔案管理專題，提升檔案資源利用效率。再次，各個共享單位應當組織相關人員定期組織交流會，分析檔案共享和利用的基本情況，交流意見，調整愛國衛生檔案管理工作的重點，改進服務機制，解決突出性問題。最后，各個共享單位也可以逐步開展省外檔案共享工作，以愛國衛生工作為契機，助益于生態文明建設。

（二）強化數字檔案管理

從檔案發展可持續化的視角來看，較之紙質檔案，數字檔案具有保管周期長、保存方便和傳輸快捷的特點。由于愛國衛生工作是一項長期性的工作，愛國衛生檔案的數量會隨著工作的深入推進而不斷增多。為此，對愛國衛生檔案進行數字化管理，能夠適應未來愛國衛生工作的發展趨勢。具體而言，單位強化數字檔案管理，可以從以下幾個層面出發：第一，單位應當購置必要的軟硬件設備，尤其是激光掃描儀以及檔案管理系統。激光掃描儀能夠快速對紙質檔案進行掃描，是將單位紙質檔案轉化為數字檔案的重要工作;檔案管理系統則是一款線上的數字檔案管理系統，能夠對愛國衛生檔案進行集中化和統一化管理，減輕工作人員工作負擔。第二，單位可以探索利用大數據技術、區塊鏈技術等新型數字化技術對愛國衛生檔案進行管理，推動愛國衛生檔案管理工作又好又快發展。大數據技術是一種數據檢索技術和數據處理技術，能夠快速的在海量的數據中檢索到有價值的信息，可以優化愛國衛生檔案管理的工作的檔案收集和檔案整理環節;區塊鏈技術則皆可以運用于愛國衛生檔案利用領域，也可以運用于愛國衛生檔案安全管理領域。

（三）強化愛國衛生檔案安全管理

愛國衛生檔案作為一項重要憑證，是單位寶貴的財富。愛國衛生檔案如果發生損毀，勢必會影響考核單位對單位愛國衛生工作的考核，影響單位愛國衛生工作的正常開展。為此，有必要從事前和事后兩個層面入手，強化愛國衛生檔案安全管理。第一，加強愛國衛生檔案的事前防控。單位應當加強愛國衛生檔案備份管理，留存復印件，防止突發性事件的發生。對于紙質類的愛國衛生檔案資料而言，應當采用復印備份的方式或者掃描備份的方式;對于數字類的愛國衛生檔案資料而言，則可以將其上傳至云儲存終端進行永久保存。第二，加強愛國衛生檔案的事后防控。為此，單位應當制定應急預案，提升單位應急能力。在發生突發性事件后，愛國衛生檔案管理人員能夠有條不紊的恢復檔案管理工作，防止愛國衛生檔案資料管理工作的脫節，確保檔案管理工作的正常開展。

四、結語

實踐證明，愛國衛生檔案對于愛國衛生工作的推動作用明顯，做好愛國衛生檔案管理與服務工作十分重要。在信息化時代，相關單位必須緊扣時代主題，牢牢抓住數字化技術這一有力抓手，將數字化技術融入到愛國衛生檔案管理工作當中。對于檔案管理人員，則需要努力提升自我素質，增強自身運用數字化技術的能力，才能凸顯人才優勢，為愛國衛生檔案管理工作做出貢獻。隨著國家愈發重視環境建設以及衛生城市建設，未來愛國衛生工作的工作量勢必會進一步增加，愛國衛生檔案的數量也會隨之增加。為此，檔案管理人員還應當充分協調好其他各個部門之間的關系，形成合力，共同推動愛國衛生檔案管理工作創新。

參考文獻：

[1]許靜純.信息化時代檔案管理的安全問題研究[J].大眾文藝，2019，（03）：235.

[2]蘭玉杰.人才優勢助推國家衛生城市檔案管理建設[J].中國衛生人才，2016，（10）：82-85.

（作者簡介：吳豐芹，學歷：大學本科，中國共產黨山東省委員會黨校畢業，作者單位：山東省高密市鳳凰大街東首衛計局，現有職稱：館員;研究方向：愛國衛生檔案。）