電子文件檔案管理現狀與問題思考

崔紅霞 張新

摘 要：辦公系統自動化的實現，使電子文件在工作中得到廣泛應用，電子文件管理逐步成為時下關注和研究的熱點，全面了解和把握我國電子文件管理現狀，探索和建立符合本單位工作特點的檔案管理新理念、新方法。

關鍵詞：電子文件；檔案管理；現狀；對策

隨著信息化建設的不斷推進，辦公系統自動化的逐步推廣使用，產生了大量的電子文件，電子文件的歸檔、存儲和利用成為檔案管理的重要內容，這對于檔案管理工作既是挑戰也是機遇。

1 新時期電子文件的特點

新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”可見，其具有依賴性、靈活性和快捷性的特征。

1）依賴性：離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞和識別。也就是說特定電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件而存在的，對設備依存度較高，其發展受包括硬件設備、軟件系統等諸多條件限制，因此普及率還不高。

2）多樣性：電子文件不再是我們看得見的紙質形式，其利用電子介質對數據信息進行存儲，強化文件對社會生活的記憶和再現功能，能夠將文字、圖形、聲音、影像等多種信息形式按照其原來的形式保存，形成多種數據模式并存于存儲介質中。

3）靈活性：在辦理公務或交流信息工作中，電子文件能夠一次錄入、多次輸出、隨時查找利用，還可以在網絡上開放數據查詢系統或提供遠程服務。但由于電子文檔中的信息是可以流動的，人們可以不留任何痕跡地對電子信息修改、復制，甚至是刪除，其原始性和合法性不易確認。

4）快捷性：電子文檔在錄入、傳輸、處理、檢索等方面具有紙質文檔不可比擬的優勢，我們利用計算機可以進行文件登記和查找利用。但由于電子文檔易受非法侵入、病毒感染等威脅，在真實性、原始性和安全性方面存在風險。

2 新時期電子文件檔案管理現狀

電子文件檔案源于具有保存價值并已歸檔的電子文件，日常工作中將具有參考和利用價值的電子文件按照有關規定和規范進行鑒定后歸檔處理，作為檔案保存，實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，從而實現檔案管理的數字化、全球化和網絡化。當前，我國辦公自動化發展水平很不平衡，不同單位的電子文件檔案管理工作處于電子文件發展的不同的階段。國外實踐表明，這種集中管理的模式在電子文件管理時代依然適用。

2.1 管理模式

長期以來，我國傳統的檔案管理模式是以紙質文件材料為工作對象，通過接收歸檔和移交的方式，將屬于歸檔范圍之內的文件集中到檔案部門統一管理。近年來，隨著辦公自動化或電子政務系統產生了各類電子文件，檔案部門接收電子文件的數量在逐年上升，但電子文件生成量與歸檔量的比例遠遠低于傳統模式，大部分只關注電子公務文書的歸檔，數據庫、電子郵件、多媒體文件、網頁文件等類型的電子文件大都沒有存留，還分散保管在業務部門或信息部門。文件的歸檔流程沿用紙質文件的定期集中移交、簡單的系統自動轉存、電子文件與紙質文件共同流轉的“雙軌制”三種模式；短時期內，電子檔案還不能完全代替紙質檔案，不可能出現一種檔案管理模式完全取代另一種模式的局面。紙質檔案以其原始性、真實性、耐用性和安全性的優勢，與電子檔案的多途徑檢索、多用戶共享的強大功能互為補充、共同發展相結合的形式，迎合了電子文件形成與管理特征，是目前我國大多數機構檔案管理的模式。

2.2 存在問題

我國在電子檔案管理建設過程中存在資金投入不足、缺乏有效管理、以及無法保證長期可讀性、無法維護其真實性等諸多問題，這些問題都影響著電子文件檔案的發展和利用。一是大多數單位領導缺乏對電子文件管理重要性的認知，尚未認識到電子文件作為信息資源的重要價值，資金支持力度不大，電子檔案管理設備和硬件條件不能完全到位，無法滿足電子檔案建設的需求，影響著檔案信息化建設的進程。二是我國電子檔案管理的研究起步較晚，還處于探索階段，但部分單位尚未認識到電子文件管理的特殊性，缺少科學的管理理念，仍然停留在傳統文檔管理的范疇。加之電子文件管理系統的不完善，使得信息資源的有效收集、有效管理無法保障。三是缺少適用的電子文件歸檔規則和科學的方法。比如由于尚未出臺電子文件保管期限，對于電子文檔的歸檔和再利用價值沒有統一的甄別標準，往往采取“一鍵刪除”的做法，在集中歸檔的狀態下無法保證其完整性、有效性。四是缺乏科學性的措施保障，電子文件在形成、流轉、保存過程中，僅停留在定期檢查、保存軟硬件系統、轉換成通用格式等較為初級的措施上，采集歸檔的電子文件缺少元數據，電子文件長期可讀性存在隱患。五是電子檔案的存儲介質壽命比較短，其原始信息的長期保存是個難題。且電子檔案信息數據由檔案人員、技術人員共享，文件與檔案之間不再有明顯界限，隨時產生、復制、修改、刪除，很難確保其真實性。

3 幾點建議

3.1 提高領導重視程度

電子文件具有紙質文件難以比擬的優越性，隨著電子檔案管理辦法的進一步完善，各單位對電子檔案工作的重視程度逐漸提高，檔案工作人員應充分認識電子檔案的歷史價值，積極爭取領導重視和支持，將檔案信息化工作經費列入預算，把檔案數字化工作列入單位年度工作計劃，建設并推廣OA網上行政辦公系統，建立先進完善的檢索工具，專門設置不動產檔案庫房，配備專職檔案管理人員，并將電子文件歸檔和電子檔案管理納入單位目標責任制考核范圍，積極為電子檔案管理的開發利用創造條件。

3.2 明確管理運行模式

電子文件從生成到歸檔和利用，涉及形成部門、檔案部門、信息管理部門，其中電子文件形成部門熟悉業務，了解電子文件歷史聯系，建于鑒定電子文件的價值有“話語權”，是電子文件歸檔管理工作的主要責任者。檔案部門掌握歸檔原則和方法，了解全局情況，有統籌全局、把好關口的作用。信息管理部門作為設計與維護信息管理網絡的專業技術部門，是電子文件歸檔制度化、標準化的組織者與實施者，是電子文件生存環境的“守護神”。如果僅僅依靠檔案一個部門則難以完成，應當采取“三位一體”的管理模式，所涉及部門各司其職，各揚所長，才能有效保證電子文件歸檔管理工作的質量。

3.3 強化安全保護措施

電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管和利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能，建立科學、合理的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。一是采用雙密鑰碼加密，加密和解密使用不同的密鑰，第三方很難從截獲的文件中解出原文內容，無法進行篡改。二是在網絡之間設置防火墻，防止其它用戶非法訪問，也防止非法輸出，使被保護的信息、結構不受侵犯。三是將電子文件設置為只讀狀態，這種不可逆式的存儲載體可以有效防止用戶更改電子文件，從而確保電子文件的憑證作用。

綜上所述，電子文件檔案在提高辦公效率，降低成本，實現信息共享等方面發揮著重要作用，只有實現檔案電子信息技術化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效優質的服務。

參考文獻

[1]中華人民共和國國家標準《電子文件歸檔與管理規范》GB/T18894-2002。

[2]《檔案學通訊》2008年第6期

[3]《秘書工作》2018第2期