事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施探究

李益蘭

摘 要：隨著市場經濟和社會的不斷發展，各個行業開始加強對工作內容的完善，檔案管理工作也從原先不重視變為現在的重視，重要性大大提升。本文講述了在事業單位中，檔案管理工作中出現的問題，重點闡述了解決對策，主要有：轉變觀念，完善和優化檔案管理機制、提升檔案管理人員素質、增強現代化信息的建設，旨在為檔案管理工作人員提供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理工作；突出問題；解決措施

檔案管理工作涉及內容較雜，作為事業單位中的重要組成部分，可以輔助其他部門員工的工作，但是現在很多管理人員不重視檔案管理工作，導致實際工作中存在很多突出性的問題，需要管理人員加強重視，采取有效手段，提升檔案管理效率，促進事業單位更好的發展。

1 事業單位檔案管理工作中存在的突出問題

1.1 缺少檔案管理制度

現在很多事業單位不重視檔案管理工作，所謂的檔案工作，只是由工作人員對資料的整理，工作效率和質量不佳，主要是因為檔案管理的制度缺失，有的事業單位建立檔案管理機制，但是內容不適合、落實不到位[1]。未能真正做到檔案規范化管理。大多數單位認為檔案管理工作是沒有必要的，這就反應出單位管理人員在此方面管理意識的缺失，導致單位中多個部門溝通不正常，不能將檔案管理工作落實到位。目前的管理工作只是保證信息資料不丟失，檔案管理的工作效率不能保證。

1.2 缺少專業的管理人員

事業單位是為國家服務的機關，其中有很多重要的資料，所以對其管理很重要，在管理的過程中，需要依賴工作人員，因此管理人員的工作很重要，需要有較強的專業技能和道德素養。但是現在事業單位中檔案管理部門只設置一名或者兩名管理人員，并且大多數都是年紀較大的員工轉型進行該工作，未受過專業的檔案管理教育。加上檔案管理部門中員工流動性大，缺少優秀人才，少數檔案管理人員身兼多職，不能專心的從事管理和監督工作。

1.3 管理形式老舊

在全球科技快速發展的現在，信息技術已經在各個領域中都有所運用，在檔案管理行業中，也創建了專門的管理軟件，將檔案復雜的管理程序變的簡單，提升管理的工作效率和質量，降低管理人員的工作壓力，令其有更多的時間創新工作形式。但是在事業單位中，檔案管理形式老化嚴重，還使用人工形式進行錄入和保存等工作，此形式已經不能符合現代時代的發展，并且降低工作質量。有的單位使用了信息化手段，但是因為信息平臺不能及時更新，阻礙了信息技術和檔案管理工作的融合，降低工作效率。信息技術和檔案管理工作的良好融合，可以輔助單位更好的進行檔案管理工作，為其發展奠定基礎，因此需要提升管理人員的專業素養。

2 事業單位檔案管理工作的解決措施

2.1 轉變觀念，完善和優化檔案管理機制

事業單位進行檔案管理工作的時候，可以根據對該部門中資金的投入和管理人員的素質得出事業單位對該工作的重視程度。單位領導要轉變觀念，明確檔案管理對單位發展的重要性，在實際工作中增強對該部門資金的投入，利用宣傳和培訓等手段，讓管理人員也意識到自身工作的重要性，積極參與到工作中。另外，單位要想提升檔案管理工作水平，還需要建立完善的檔案管理機制，優化檔案管理制度。領導人員要隨著時代更新觀念，將檔案管理機制的制定與現代潮流與時共進，明確管理人員工作職責，將其工作效率和績效掛鉤，提升檔案管理工作的水平。制定檔案管理制度的時候，單位結合國家相關法律法規，根據自己發展目標和實際情況，建立適合的檔案文件管理機制，并嚴格要求員工執行，在管理部門中實行“統一控制，分層管理”的形式，將檔案的有效性放在管理工作第一位，讓員工做好檔案的收集、分類、整理和保存工作，并嚴格按照管理流程，將重要文件和普通文件分類保存，保證事業檔案資源獲得最大效率的利用。

2.2 提升檔案管理人員素質

人才是單位和企業發展的保證，如果只有完善的管理制度而缺少專業的管理人員，那么還是無法提升檔案管理效率，因此在單位內部，提升檔案管理工作人員的專業素質很重要，首先在選拔方面，可以從外界招聘和內部挑選人才兩方面進行，不但從外界招聘高素質的人才，還在單位內部中挑選適合檔案管理工作的員工，借此提升人力資源利用率。確定檔案管理人員后，單位聘請專業的講師，對其進行技術培訓，提升其工作素質和服務意識。事業單位中優秀的檔案管理人才，不只有較強的溝通能力，保證和各部門的友善交流，還要有一定的信息技術使用能力，這是現代社會下必須具備的工作技能，針對檔案管理方面，熟練使用信息設備進行檔案的打印和復印等工作，當然，原始的工作技能——書寫不能缺失。因此事業單位要加強對人才的培養，可利用微信公眾平臺，建立檔案管理學習平臺，定期頒布國家關于檔案管理的新政策，或者發布一些工作小竅門等信息，幫助檔案管理工作人員通過學習，和時代發展潮流相符，創新管理工作，促進事業單位中檔案管理工作的順利進行。

2.3 增強現代化信息的建設

隨著事業單位規模和工作時間的增加，產生的檔案越來越多，如果還使用原始人工管理檔案的方法，必然會增加管理人員的工作壓力，加大檔案管理出錯率。因此要借用現代信息技術，完善檔案管理工作，利用檔案管理軟件，管理人員只需將檔案錄入，自主進行檔案的分類和儲存工作。事業單位加大對信息檔案部門資金的投入，購入打印機、復印機、縮印機等，并引入正規檔案管理軟件。利用計算機，提升對檔案的管理質量和效率。單位領導確定檔案管理工作信息化的流程，然后對其進行完善和優化，保證其工作滿足單位發展需要。在此技術背景下，購買適合的軟件，保證檔案管理工作的現代化[2]。對信息系統的建設中，要重視對安全的管理，外界病毒和黑客的攻擊、計算機硬件的損壞、人為破壞，都可能造成計算機中檔案的丟失，因此要加強對檔案的管理工作，如明確使用流程，嚴禁非本部門員工隨意使用計算機；下載殺毒軟件和防火墻；定期邀請計算機運維人員進行檢測和殺毒工作；做好檔案的備份工作，保證信息化檔案管理的安全性。事業單位檔案管理工作的現代化建設，優勢有很多，如減少紙質資源的浪費；延長檔案保存壽命，提升檔案完整性；全程有信息技術分類，不會出現分類錯誤的情況，減少錯誤的產生。總的來說，信息技術和檔案管理工作的融合，有很強的優勢，值得推廣。

3 結論

綜上所述，事業單位要想有長遠的發展，不能忽略其中每一項工作，檔案工作也是如此，必須重視檔案管理工作中出現的問題，采取有效管理形式，加強對檔案管理的工作效率和質量，通過增強對其重視程度、進行現代化信息的建設和培養全素質管理人員，讓檔案管理工作滿足單位的發展，更好的為社會服務。

參考文獻

[1]杜弟麗.新形勢下事業單位檔案管理規范化標準化的途徑[J].辦公室業務，2019（06）：51.

[2]于倩.新時期行政事業單位財務檔案管理的創新模式研究[J].行政事業資產與財務，2019（06）：89-90.