信息化時代醫院檔案管理工作探討

陸靖 李微葦 楊國鋒

摘 要：在信息化時代，醫院要想跟上時代的步伐，就需要加強信息化管理。檔案管理工作對醫院管理水平有著很大的影響，因此，有必要加強醫院檔案管理信息化建設。本文主要針對信息化時代下醫院檔案管理的特點、目前我國醫院檔案管理現狀以及改進對策做了具體分析，以供參考。

關鍵詞：信息化時代；醫院；檔案管理

在醫療衛生行業發展越來越快的背景下，醫院檔案信息量逐漸增加，檔案信息的分類也逐漸多樣化，這就給檔案管理部門工作增加了難度。現階段我國醫院在檔案管理信息化方面還存在諸多不足，如何在信息時代將醫院檔案管理工作做得更完善，使醫院檔案管理更加自動化和智能化，并加快醫院信息化建設的步伐，成為各個醫院面臨的新問題。

1 基于信息化的醫院檔案管理特點分析

1.1 檔案信息存儲逐漸數字化

隨著社會的不斷發展和醫院的不斷變革，在信息化時代，醫院檔案管理工作也呈現出了新的時代特點，首先是其信息存儲更加數字化[1]。這主要是因為醫院對檔案的存儲已經由紙質存儲變為了電子存儲，這樣的改變不僅可以提高檔案信息存儲的效率，縮短信息存續時間，還能夠提高檔案信息的準確性，可以有效避免紙質檔案因長期存放而出現字跡不清等現象，檔案信息更加數字化，信息存儲更加靈活。另外，電子檔案不僅可以存儲數據，還可以存儲視頻和音頻等，其存儲方式更加多樣化。

1.2 檔案信息資源更加多元化

在信息化時代背景下，醫院的檔案信息資源更加多元化。由于社會的發展，信息來源更加廣泛，并且信息共享的平臺越來越多，因此可以很好地滿足醫院對檔案管理的需求。近年來，我國醫院取得了快速發展，醫院規模日益增大，醫院的科室和部門也顯著增加，醫院檔案數據量更大，檔案信息更加多元化，此時實現醫院檔案管理的信息化可以實現各部門間的有效溝通。

1.3 檔案信息處理時效性更高

當今社會發展迅猛，各類信息變更速度非常快，對于醫院檔案管理部門來說，信息時代要求其對檔案信息的處理具有高時效性[2]。而檔案管理部門要處理的信息不僅包括各個患者的病例信息，還包括各部門以及各醫療機構的各種信息，因此，其必須擁有快速獲取信息的技術與手段，確保檔案信息的準確性和時效性，從而使檔案信息的價值真正發揮出來，提高檔案管理效率。

1.4 檔案管理人員更加專業

在信息化時代背景下，醫院不再單純由人工進行檔案管理，而是更多地采用信息化技術，這就意味著管理人員要具備專業的信息技術和知識，了解電子檔案管理的注意要點。實際上，醫院的檔案管理人員不僅要對檔案信息進行存儲保管，還需要對有效的信息進行提取和二次開發，因此，必須提高檔案管理人員的綜合素質，提高其專業性，才能實現信息資源的再利用，進而提高醫院檔案管理化水平。

2 醫院檔案信息化建設現狀

2.1 檔案信息化工作中技術標準不一

我國醫院檔案信息化建設還處于發展階段，很多技術標準都沒有得到統一，導致各個醫院之間的信息處理系統不能實現有效對接，信息資源就不能實現共享。并且由于系統軟件不統一，當系統出現故障時很難快速找到問題所在，導致問題不能及時得到解決。

2.2 檔案信息化難以滿足更多利用者對檔案信息的需求

雖然在信息化時代背景下，人們對檔案信息化的需求越來越大，呼聲越來越高，但是在實際工作中信息化卻沒有落到實處，很多醫院仍舊只是對檔案信息進行錄入、存儲和查詢，信息化水平很低，不能滿足人們對檔案信息的需求。

2.3 檔案管理人員的素質影響著檔案管理水平的進一步提高

在醫院檔案信息化建設過程中，相關負責人更加重視信息化設備的引進和使用，忽視了對檔案管理人員綜合素質的培養，缺乏對管理人員的再教育。很多管理人員的管理理念都很陳舊，管理手段老套，導致即使引進了先進的信息化設備，其也不能更好地進行操作和應用，制約著檔案管理工作水平的提高，阻礙著醫院的發展。

2.4 檔案安全存在問題

在信息化時代，電子檔案為檔案的管理提供方便的同時，也存在一定的安全隱患。首先，醫院各部門更加注重自身部門的發展，缺乏和其他部門的有效溝通，導致檔案信息共享受阻，信息傳遞的準確性也有所降低。另外，由于使用網絡平臺對檔案信息進行管理，醫院的檔案管理人員和醫生等都可以通過平臺進入信息管理系統，這在很大程度上增加了安全隱患，不利于檔案的安全存儲。

3 加強醫院檔案管理信息化建設的對策

3.1 加強檔案信息化建設中軟件和硬件的配套工作

建立相對穩定的檔案信息化管理體系，這是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是檔案工作向信息化邁進的必由之路，是檔案工作實現歷史與未來有機連接的戰略之舉[3]。這就要求醫院應當加大對信息化設備的資金投入，通過完善軟件和硬件設施的配備來提高醫院檔案管理的實力。另外，醫院還需要注意對網絡系統進行開發與建設，做好設密工作，保證網絡的安全性。與此同時，將檔案室的信息管理系統與醫院其他科室的計算機進行有效連接，便于醫護人員隨時查閱資料，保證了檔案信息的時效性，也在很大程度上確保了檔案信息管理的智能化。

3.2 加強檔案管理人員的業務培訓

要提高醫院檔案管理工作的質量，還應當加強檔案管理人員的培訓力度，使其學習先進的管理理念和管理技術，確保管理人員的業務水平。具體來說，首先應當對檔案管理人員進行計算機技能培訓，使其掌握計算機的基本操作；另外，檔案管理人員還應當深入到醫院一線工作中去，以便更加清楚醫院各科室的檔案管理情況，發現檔案信息化管理的問題所在，從而找出更有效地改進措施，以滿足各科室的實際需要。

3.3 檔案管理要創新

醫院信息化檔案管理工作的開展，首先需要建立相關成熟體系和制度，從而才有具體執行中的操作標準，這是所有工作有序開展的前提。所有的管理行為都應當遵循相關的制度，并且醫院要加強對檔案管理工作的監督與考核，以激發員工工作的積極性，提高員工的責任意識。

檔案管理創新不僅僅是對制度進行創新，還需要將其落實到實際操作中。在對檔案進行管理時，既要保證檔案信息的完整性和準確性，還要保證檔案信息的安全。由于醫院各部門通過網絡平臺就可以完成對檔案信息的查詢，因此，要做好相關檔案的安全性，設置好檔案信息的瀏覽權限，在資源共享的基礎上，也做好信息不外泄的保障。

3.4 檔案管理工作分階段完善

要完成醫院檔案管理的信息化建設，應當分階段完成，不能一蹴而就。否則容易造成過度引進信息化設備，引起不必要的浪費，或者檔案管理模式過于超前，與醫院實際發展需要不匹配等。首先，檔案管理中心應將各個系統進行有效整合，保證數據的同步更新；其次，建立相應的績效考核制度，對工作表現突出的員工給予一定的獎勵，以激發員工工作的積極性，提高工作效率。

4 結語

綜上所述，隨著信息化時代的到來，醫院要想適應社會發展趨勢，加強檔案管理信息化是其必然要求，因此，醫院應加大信息化建設力度，完善檔案信息管理制度，提高管理人員綜合素質，加強相應的軟件和硬件的配套工作，以提高檔案信息的利用率，提高醫院檔案信息管理水平。

參考文獻

[1]陳婷婷.淺談信息化時代醫院檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2014，05：165.

[2]謝少云，李博.信息化時代醫院檔案工作的管理與創新思路[J].河北企業，2014（05）：21-22.

[3]王銀.關于加強醫院檔案信息化管理工作的探討[J].辦公室業務，2013（17）.