新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革初探

曾華麗

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到來使得信息數(shù)據(jù)傳輸和獲取的速度空前加快，極大地改變了人們的生活模式，同時對事業(yè)單位的檔案管理模式也造成了巨大的沖擊。傳統(tǒng)的檔案實體資料管理模式已經(jīng)無法是應(yīng)當(dāng)前人們對檔案以及信息數(shù)據(jù)的研究需求，檔案文獻(xiàn)管理也逐漸朝著信息化與智能化的方向發(fā)展，這對事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式提出了新的要求。為此，各事業(yè)單位都加強了對檔案的管理創(chuàng)新以及服務(wù)模式的改革，從而做到與時俱進(jìn)，更加符合當(dāng)前社會發(fā)展的需求。筆者結(jié)合自身的實踐工作經(jīng)驗就新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革淺談幾點個人看法。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；服務(wù)模式

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到來，檔案信息在實際生活中的重要性愈發(fā)突出，傳統(tǒng)的檔案管理僅僅只需要對實體的檔案資料進(jìn)行整理和維護(hù)，對于檔案管理人員的素質(zhì)要求并不嚴(yán)格，然而隨著網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程的加快，檔案信息管理的模式也趨于信息化與自動化，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更為嚴(yán)格的要求。以計算機和信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)也使得檔案的管理更加趨向網(wǎng)絡(luò)化和信息化，并且實現(xiàn)了檔案資源的共享，這些問題讓增加了事業(yè)單位檔案管理以及服務(wù)的難度這需要事業(yè)單位結(jié)合當(dāng)前新時代的要求，采取有效措施，提高檔案管理的有效性。

1 事業(yè)單位檔案管理以及服務(wù)中存在的問題

1.1 重視程度不足

對檔案管理工作重視程度不足是當(dāng)前普遍存在的現(xiàn)象，不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是一線的工作人員，對檔案管理的認(rèn)知還是停留在傳統(tǒng)的狀態(tài)，認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的對檔案進(jìn)行保管，在需要的時候能調(diào)出所需的檔案即可。這種認(rèn)知嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展，沒有充分的發(fā)揮出檔案管理的意義。

1.2 檔案管理制度不健全

雖然我國《檔案法》已經(jīng)實施了一段時間，檔案管理工作在一定程度上有了提升，但是大部分單位都未制定詳細(xì)的管理制度，這種制度的不健全導(dǎo)致工作人員在開展工作的時候缺乏依照，而且制度的不健全也使檔案管理工作缺乏約束性，導(dǎo)致其他部門不能更好的配合檔案管理工作。同時，因為管理制度的不健全，在出現(xiàn)問題的時候，往往不能責(zé)任到人，發(fā)生相互推諉的情況。

1.3 工作人員能力不強

在我國不少單位中，進(jìn)行檔案管理工作的人員大多數(shù)都是那些已經(jīng)快要退休的工作人員，這些人員缺少系統(tǒng)的管理知識，使得雖然檔案在他們的管理之下，盡管能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時候，往往會因為能力問題和檔案管理不系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案非常難以查找。另外，檔案管理這個職位大多數(shù)情況下沒有固定的人員，這就使得在進(jìn)行工作交接的過程中，可能會出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，造成檔案丟失等問題[1]。

1.4 硬件設(shè)施薄弱，管理手段落后

當(dāng)前，不少單位在開展檔案管理工作時，仍采用傳統(tǒng)的人工錄入方式進(jìn)行檔案信息的錄入，缺乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，從而消耗大量的時間和精力，而且還不能保證錄入信息的準(zhǔn)確性，在今后進(jìn)行查閱時也不能做到有效性。主要原因就是領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識，缺乏有效的管理手段和資金、設(shè)備上的支持，大部分的檔案室都較為狹小，防潮、防腐、防蟲、防火等工作都沒有到位，從而嚴(yán)重影響了檔案的保存[2]。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新以及服務(wù)改革對策

2.1 改革順應(yīng)時代要求

當(dāng)今時代是數(shù)字化時代，跨地區(qū)跨國家的地域間活動呈爆發(fā)式增長。大數(shù)據(jù)時代下的云技術(shù)要求各行業(yè)進(jìn)行工作與信息技術(shù)融合，從而更好適應(yīng)時代變遷和社會發(fā)展需求。當(dāng)今我國人口流動快，地域間信息交流量大，事業(yè)單位的工作人員和工作內(nèi)容也是在不斷擴(kuò)大空間與時間范圍。[3]因此，檔案工作的信息化是實際工作的需要，也是時代背景下的必然變萆。

2.2 改革助力體制轉(zhuǎn)型

我國事業(yè)單位體制轉(zhuǎn)型與改革正處于關(guān)鍵時期，提高事業(yè)單位服務(wù)效率與服務(wù)能力，更好的為我國人民服務(wù)，是我國事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)的根本目的。信息化與數(shù)據(jù)化是現(xiàn)代化事業(yè)單位建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。大數(shù)據(jù)平臺與云共享是未來檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。建立信息化的檔案管理體系，是有利于推進(jìn)我國事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型提升，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

2.3 改革提升工作水平

檔案工作存在文件數(shù)量多，內(nèi)容信息量大，數(shù)據(jù)間關(guān)系復(fù)雜，程序繁瑣，資料整理難度高等特點。對于時間久遠(yuǎn)的信息和資料缺失信息，查找難度極大。信息化平臺的建設(shè)可以有效緩解甚至解決這一問題，有利于更好的為生產(chǎn)生活服務(wù)，提升檔案工作的實踐意義，提高檔案管理工作的能力與水平。檔案工作對于單位來說，具有信息留存和資料管理的意義。而對于個人來說，檔案是個人工作轉(zhuǎn)移、社會信息轉(zhuǎn)移具有重要作用，是全面建立人才引進(jìn)和人才保留制度的基礎(chǔ)。

2.4 培養(yǎng)專業(yè)人才，提升人才素質(zhì)

檔案管理工作人員的能力水平?jīng)Q定著檔案管理工作的有效性。檔案管理工作需要工作人員做到細(xì)致、認(rèn)真、負(fù)責(zé)和長期的堅持，因此，領(lǐng)導(dǎo)層要加強對工作人員的培訓(xùn)，采取“走出去、請進(jìn)來”的方法，對在職的員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，開展各種形式的檔案管理研討和開發(fā)工作，加強交流，提高認(rèn)識，強化管理水平和業(yè)務(wù)水平[4]。在進(jìn)行人員招聘時，要對應(yīng)聘人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行考量，不僅要具備扎實的專業(yè)能力，更要有很強的責(zé)任感和上進(jìn)心，從而能與時俱進(jìn)的做好檔案管理工作。同時，設(shè)置一些激勵的手段，獎勵優(yōu)秀的管理人員，激發(fā)他們的工作熱情，提高日常的工作效率。另外檔案管理人員自身要樹立正確的工作觀念，要意識到檔案的管理工作對于企事業(yè)的發(fā)展和員工的利益都是重要的保障手段。

3 結(jié)語

綜上所言，在當(dāng)前全球經(jīng)濟(jì)一體化的背景下，檔案管理的重要性不言而喻，這就需要事業(yè)單位檔案管理部門提高認(rèn)識，加強管理，真正的做到與時俱進(jìn)，不斷提升工作人員的綜合素質(zhì)，加大對檔案管理的投入，充分的結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)，從而促使檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]黃躍曼.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：123.

[2]王建春.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].人力資源管理，2017（09）：316-317.

[3]夏楓.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].企業(yè)改革與管理，2015（18）：20.

[4]王玲玲.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）：74-75.