新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革初探

曾華麗

摘 要：網絡信息化時代的到來使得信息數據傳輸和獲取的速度空前加快，極大地改變了人們的生活模式，同時對事業單位的檔案管理模式也造成了巨大的沖擊。傳統的檔案實體資料管理模式已經無法是應當前人們對檔案以及信息數據的研究需求，檔案文獻管理也逐漸朝著信息化與智能化的方向發展，這對事業單位檔案管理與服務模式提出了新的要求。為此，各事業單位都加強了對檔案的管理創新以及服務模式的改革，從而做到與時俱進，更加符合當前社會發展的需求。筆者結合自身的實踐工作經驗就新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革淺談幾點個人看法。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；服務模式

隨著社會經濟的發展以及網絡信息化時代的到來，檔案信息在實際生活中的重要性愈發突出，傳統的檔案管理僅僅只需要對實體的檔案資料進行整理和維護，對于檔案管理人員的素質要求并不嚴格，然而隨著網絡信息化進程的加快，檔案信息管理的模式也趨于信息化與自動化，這就對檔案管理人員的素質提出了更為嚴格的要求。以計算機和信息技術為核心的現代信息技術也使得檔案的管理更加趨向網絡化和信息化，并且實現了檔案資源的共享，這些問題讓增加了事業單位檔案管理以及服務的難度這需要事業單位結合當前新時代的要求，采取有效措施，提高檔案管理的有效性。

1 事業單位檔案管理以及服務中存在的問題

1.1 重視程度不足

對檔案管理工作重視程度不足是當前普遍存在的現象，不管是領導層還是一線的工作人員，對檔案管理的認知還是停留在傳統的狀態，認為檔案管理工作就是簡單的對檔案進行保管，在需要的時候能調出所需的檔案即可。這種認知嚴重影響了檔案管理工作的發展，沒有充分的發揮出檔案管理的意義。

1.2 檔案管理制度不健全

雖然我國《檔案法》已經實施了一段時間，檔案管理工作在一定程度上有了提升，但是大部分單位都未制定詳細的管理制度，這種制度的不健全導致工作人員在開展工作的時候缺乏依照，而且制度的不健全也使檔案管理工作缺乏約束性，導致其他部門不能更好的配合檔案管理工作。同時，因為管理制度的不健全，在出現問題的時候，往往不能責任到人，發生相互推諉的情況。

1.3 工作人員能力不強

在我國不少單位中，進行檔案管理工作的人員大多數都是那些已經快要退休的工作人員，這些人員缺少系統的管理知識，使得雖然檔案在他們的管理之下，盡管能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時候，往往會因為能力問題和檔案管理不系統，導致檔案非常難以查找。另外，檔案管理這個職位大多數情況下沒有固定的人員，這就使得在進行工作交接的過程中，可能會出現各種突發狀況，造成檔案丟失等問題[1]。

1.4 硬件設施薄弱，管理手段落后

當前，不少單位在開展檔案管理工作時，仍采用傳統的人工錄入方式進行檔案信息的錄入，缺乏對現代信息技術的運用，從而消耗大量的時間和精力，而且還不能保證錄入信息的準確性，在今后進行查閱時也不能做到有效性。主要原因就是領導層對檔案管理工作的重要性缺乏認識，缺乏有效的管理手段和資金、設備上的支持，大部分的檔案室都較為狹小，防潮、防腐、防蟲、防火等工作都沒有到位，從而嚴重影響了檔案的保存[2]。

2 新形勢下事業單位檔案管理的創新以及服務改革對策

2.1 改革順應時代要求

當今時代是數字化時代，跨地區跨國家的地域間活動呈爆發式增長。大數據時代下的云技術要求各行業進行工作與信息技術融合，從而更好適應時代變遷和社會發展需求。當今我國人口流動快，地域間信息交流量大，事業單位的工作人員和工作內容也是在不斷擴大空間與時間范圍。[3]因此，檔案工作的信息化是實際工作的需要，也是時代背景下的必然變萆。

2.2 改革助力體制轉型

我國事業單位體制轉型與改革正處于關鍵時期，提高事業單位服務效率與服務能力，更好的為我國人民服務，是我國事業單位現代化建設的根本目的。信息化與數據化是現代化事業單位建設的關鍵一環。大數據平臺與云共享是未來檔案事業的發展趨勢。建立信息化的檔案管理體系，是有利于推進我國事業單位的轉型提升，為事業單位的現代化提供數據基礎。

2.3 改革提升工作水平

檔案工作存在文件數量多，內容信息量大，數據間關系復雜，程序繁瑣，資料整理難度高等特點。對于時間久遠的信息和資料缺失信息，查找難度極大。信息化平臺的建設可以有效緩解甚至解決這一問題，有利于更好的為生產生活服務，提升檔案工作的實踐意義，提高檔案管理工作的能力與水平。檔案工作對于單位來說，具有信息留存和資料管理的意義。而對于個人來說，檔案是個人工作轉移、社會信息轉移具有重要作用，是全面建立人才引進和人才保留制度的基礎。

2.4 培養專業人才，提升人才素質

檔案管理工作人員的能力水平決定著檔案管理工作的有效性。檔案管理工作需要工作人員做到細致、認真、負責和長期的堅持，因此，領導層要加強對工作人員的培訓，采取“走出去、請進來”的方法，對在職的員工進行系統的培訓，開展各種形式的檔案管理研討和開發工作，加強交流，提高認識，強化管理水平和業務水平[4]。在進行人員招聘時，要對應聘人員的綜合素質進行考量，不僅要具備扎實的專業能力，更要有很強的責任感和上進心，從而能與時俱進的做好檔案管理工作。同時，設置一些激勵的手段，獎勵優秀的管理人員，激發他們的工作熱情，提高日常的工作效率。另外檔案管理人員自身要樹立正確的工作觀念，要意識到檔案的管理工作對于企事業的發展和員工的利益都是重要的保障手段。

3 結語

綜上所言，在當前全球經濟一體化的背景下，檔案管理的重要性不言而喻，這就需要事業單位檔案管理部門提高認識，加強管理，真正的做到與時俱進，不斷提升工作人員的綜合素質，加大對檔案管理的投入，充分的結合現代信息化技術，從而促使檔案管理工作質量和效率的提升。

參考文獻

[1]黃躍曼.新形勢下事業單位檔案管理創新及服務模式探討[J].辦公室業務，2017（24）：123.

[2]王建春.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].人力資源管理，2017（09）：316-317.

[3]夏楓.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].企業改革與管理，2015（18）：20.

[4]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015（12）：74-75.