基于信息資源共享分析檔案管理創新模式

李飛 吳艷新

摘 要：隨著社會信息化水平的提升，檔案管理工作也需要向著現代智能化方向發展。如今檔案信息化管理工作的重要性顯著提升，很多專家學者都開始對檔案管理模式的創新進行研究，以實現檔案信息資源的共享，目前在相關領域已經取得了一定成果。檔案管理模式的創新促進了我國檔案事業的發展，對于檔案管理機構來說，需要重視信息流通、資源管理、資源利用等多方面工作，通過對檔案管理模式的優化逐漸解決信息共享中存在的問題。本文針對基于信息資源共享的檔案管理創新模式進行分析。

關鍵詞：資源共享；檔案信息化管理；管理模式

信息化是社會現今的發展方向，也是社會發展的必然結果。對于檔案管理工作而言要積極推廣信息技術的應用，實現文件資源大范圍的共享。傳統的文件管理模式已經逐漸被社會所淘汰，現代化的文件管理應用日漸廣泛。面對手工檔案管理急需被優化的局面，需要從信息資源共享出發，對檔案管理創新模式進行深入研究。

1 我國的傳統檔案管理模式探析

1.1 傳統檔案管理模式

檔案管理工作包括眾多環節，例如收集、整理、保管等，而檔案形式通?？蓜澐譃閮深悾旱谝活?，機構部門展開管理工作時得到的檔案；第二類，與生產相關的各類檔案。第一類包括文字、圖片、視頻等，這類檔案通常用作備查。就我國傳統模式的檔案管理來說，大多是依靠手工完成，檔案管理中的各個環節都需要花費大量人力資源，這就使得檔案管理工作的效率相對較低，檔案在使用時便捷程度較差。在信息技術不斷發展的現今社會中，利用計算機技術以及網絡技術展開檔案管理工作逐漸被大家所接受。但是，我國當前的檔案管理在信息服務上仍然以傳統模式為主，基于信息化的檔案資源服務平臺還沒有建立完成。

1.2 傳統檔案管理模式的缺點

我國的檔案管理工作長久以來都處于被忽略的地位，說起檔案管理大家都認為它是非常重要的一項工作，但是在實際工作中卻常常因為其他工作而影響到檔案管理。在當前社會中人們對互聯網以及計算機的使用頻率顯著提升，這就使得傳統模式的檔案管理無法滿足當今社會大眾的需求，嚴重滯后于社會的發展速度。很多檔案管理部門并沒有意識到提升自身服務理念的重要性，從事檔案管理工作的人員素質有待提升。

1.3 傳統檔案管理的不足

對我國傳統的檔案管理工作進行分析可知，其中存在的不足主要包括四點：

第一，檔案管理集中在原件管理層面。如今我國的檔案管理工作還較為表面，管理工作集中在原件管理層面上，包括原件的收集、整理等。單一的原件管理使得檔案檢索難度增加，在檢索時僅能對檔案的大致內容有所了解，無法真正把握檔案中所包含的內在知識，這一管理模式就嚴重影響到檔案信息的傳播。

第二，檔案信息化管理基礎設施缺乏。在我國檔案管理工作中對自動化技術的應用相對較少，很多單位都沒有重視到檔案管理的自動化建設，很少將資金用于檔案管理基礎設施建設。盡管有些單位開始在檔案管理中引入了先進設備，但是在實際應用上卻非常表面，在對檔案信息進行加工時仍然過度依賴手工操作，檔案管理的信息化建設發展緩慢。

第三，檔案信息服務效率低下。如今計算機已經逐漸成為檔案館中不可缺少的設備，但是在操作上卻還需要不斷深化。不少檔案館都利用計算機完成了檔案網站的制作，但是其中所包含的服務內容卻非常單一，用戶在對檔案進行搜索時很難找到豐富的所需信息，這就降低了檔案館網絡服務的使用頻率，影響檔案信息服務效率。

第四，檔案管理人員素質相對較低。我國很多從事檔案管理的人員都是知識結構簡單的人員，有些對檔案管理專業知識較為了解，但是對計算機技術、網絡技術等高新技術則較為陌生，這就會對檔案管理工作的效率產生嚴重影響。此外，有些單位受經濟條件制約，很難對檔案管理人員展開系統性的信息化技術培訓，這就導致從事檔案管理的信息技術人員嚴重匱乏，檔案管理工作的有效性很難得到提升。

2 以信息資源共享為基礎的檔案管理創新

2.1 完善檔案信息化服務中心的構建

我們在對檔案館的工作情況進行衡量時，常常將提供服務次數、設施完善情況、檢索工具的編制等作為衡量標準。在傳統的檔案管理工作中這些評價標準能夠實現較為有效的評價工作，但是在當前的社會發展背景下，就需要重視將信息技術、高新技術等融入到檔案館的衡量標準中，以此來促進檔案管理事業的穩步發展。這就需要檔案館的相關人員轉變傳統的工作理念，重視檔案資料的信息化轉變，用現代化技術實現檔案價值的發揮，實現檔案信息資源與現代社會的同步發展。政府應當將服務中心的構建放在重要位置，值得注意的是，服務中心與檔案管理機關存在顯著的差異，它并不是為了行使某項職權而存在的，服務中心存在的目的在于連接不同的社會機構，是為了實現檔案資料作用最大化而存在的服務部門。

通常來說檔案服務中心需要包括三個基本部門：檔案保管服務部門、檔案查詢使用服務部門以及檔案整理服務部門。在整個服務中心中發揮主要作用的是整理以及使用部門，整理部門通過對檔案的整理完成檔案價值的挖掘，實現檔案利用價值的大幅提升，實現社會成員對檔案資源的最大化利用。使用部門則是發揮檔案真正價值的部門，將一份份資料文件轉變為社會效益或經濟效益。通過檔案服務中心能夠實現社會與機構之間的相互溝通，實現信息資源最大程度共享。在實踐中應當將市場作為發展導向，讓檔案管理工作更加專業化，為社會各界人士提供更多便捷。

2.2 完善檔案信息集成系統

基于信息資源共享的檔案管理創新工作需要重視檔案信息集成系統的構建，檔案信息化建設是一項具有較大挑戰性以及創新性的工作，在構建集成系統時缺少充足的經驗作為支撐，因此系統構建中需要攻克技術難題。檔案信息集成及系統就是將集成理念應用于檔案服務機構的管理工作中，這就能夠讓檔案管理工作效率得到提升。集成理論就是要做到各部門之間短板互補、優勢發揮。

2.3 強化人員素質

人是工作開展的基礎，良好的員工素養能夠為工作的順利完成提供保障。對于檔案管理創新來說需要把人員素質提升列入重點工作內容，在實踐中從檔案管理基礎理論知識出發，結合現代化設施的完善與計算機技術的應用，讓工作人員的專業水平與現代化設備的應用水平得到同步提升。

3 結束語

綜上所述，在當前的社會發展趨勢下需要重視檔案管理工作的信息化發展，對檔案資料進行合理利用能夠對社會發展起到積極的促進作用。如果能夠讓信息資源得到共享就能夠讓檔案資料得到充分發揮，在實踐中需要重視對檔案管理工作進行創新。

參考文獻

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