醫院檔案管理中電子檔案系統的應用

孫偉

摘 要：醫院的檔案管理的內容繁多，涉及到醫院各方面的運營管理與資料錄入，需要管理人員整理并掌握醫院全面的資料與信息。主要包含醫院財務檔案管理、病例檔案管理等，其工作量較大且實際的操作較為繁雜。相較于醫院的傳統檔案管理，電子檔案具有更多管理優勢，且順應信息化時代的發展腳步，為醫院的檔案管理提供更為便捷的服務。

關鍵詞：醫院；電子檔案；管理；系統應用

伴隨我國經濟的快速增長，人民生活水平的提高，越來越多的人開始關注自身的身體健康，所以對醫院需求量也在不斷加大，造成醫院的各類型檔案增長較快，為保證其檔案管理工作的有效進行，許多醫院都開始將電子檔案引進到醫院的檔案管理中，為醫院的檔案管理提供良好的質量保障。本文將分析醫院的電子檔案在實際的檔案管理工作中的應用情況。

1 醫院檔案管理現存的問題

1.1 檔案利用率不高

在以往的醫院檔案管理中，多數以紙質檔案進行收檔保存，但是其保存的難度比較大，如果沒有相對完善的保存管理措施，會因時間的推移產生受潮與發霉的現象，而醫院對用藥方面的處方管理方面有較為嚴苛的要求，因此資料檔案的查詢與其正確性等方面的管理工作的要求也就較高。但是傳統的紙質檔案在管理和儲存方面都有些許問題存在，造成醫院工作人員不愿意去檔案管理部門查閱檔案，所以檔案的利用率在逐漸下降。另一方面由于醫院的檔案管理部門缺少管理人員，會使其在管理工作中出現問題，影響到相關資料檔案的準確性，對醫院的持續長久性經營發展不利。

1.2 檔案查詢不便

醫院檔案類型較多且管理方式與儲存方式有所不同，造成檔案管理人員的工作難度加強，同時檔案需要查詢時，需要管理人員按相關流程對查詢人員進行登記，然后通過其提供的信息分類逐層的進行查找，其查詢過程非常繁瑣，檔案的檢索查詢較為滯后，造成相關查詢工作不能按時完成，對整個檔案的管理的工作效率。

1.3 檔案保存難度大

醫院在不斷的發展、壯大過程中，會產生越來越多的病例檔案和其它類的檔案，此時仍然采用傳統的紙質檔案會占用醫院大量的空間，檔案管理員也需要花費更多的時間與精力去完成管理工作，另外受儲存介質的影響，一些時間比較長的檔案可能產生破損，這樣對醫院的檔案管理不利[1]。

2 系統應用的實際效果

2.1 檔案利用率增高

醫院建立電子檔案管理系統后，檔案的查詢時間明顯縮短。尤其是醫生在開處方和寫病歷時，因要求嚴格所以需要結合有關檔案進行判斷對比，此時電子檔案的應用大大縮短了查詢所用的時間，工作人員查詢檔案的次數顯著增加，提高了檔案的查詢效率。電子檔案系統在規范化的應用程序支持下，明顯減輕了檔案管理員的工作量，使其將更多的精力應用到提高醫院的檔案管理效率中去，也可以促進工作人員的管理質量。

2.2 檔案的查詢更加便捷

受傳統紙質檔案查詢不方便的影響，其查詢質量普遍不高。在醫院引進電子檔案查詢系統之后，其檔案管理的儲存方式更加規范，從順序、種類、步驟等方面都有效的提高了保存質量。電子檔案管理中的糾錯系統的設置，可以有效的降低檔案在管理過程的出錯幾率。同時醫院的工作人員也可以通過互聯網對檔案進行實時查詢，不再需要浪費大量的時間在檔案查詢上，也會改變檔案管理員的工作態度，對醫院檔案的管理工作的后續開展有促進作用。

2.3 檔案保存得以提高

電子檔案管理是將醫院所有的紙質檔案、影像等通過計算機進行展示，其檔案歸類的速度比較快，醫院都是通過互數據庫與計算機結合的方式，將不同部門的相關工作檔案按類別進行歸納整理，其儲存速度非常快，而且對儲存空間的不足問題得以有效的解決。同時電子檔案系統的引進醫院檔案管理中，可以使檔案的加密難度明顯降低，對檔案的私密性起到良好的保護作用，可以有效提高醫院檔案的工作效率。另一方面，電子檔案的方便之處就是，對突發的意外情況引起的檔案消失，可以進行計算機儲存還原，可以有效提高檔案的保存質量。

3 系統應用與注意事項

3.1 系統的具體應用

醫院電子檔案系統的實際應用，包括病例檔案、文件檔案、影像檔案等三個方面，其中病歷檔案主要是針對醫院的病人建立的檔案管理，是記錄病人在入院及治療過程中的病情和用藥情況的檔案，同時也可以為醫院的發展歷史提供相應的資料，另一方面，當醫院遇到醫療事故糾紛與其它問題時，調取病例可以有效的解決或調解雙方的矛盾。為了提高電子檔案的合理性使用，電子檔案系統會對病例檔案采取加密的方式進行保存，只對相關人員提供病歷檔案，此方法對保護醫院的資源和推動醫院的發展等有較為重要的。文件檔案的產生主要是醫院的相關管理及運行和會議檔案等，對其進行電子化管理，對檔案的儲存位置進行文本記錄，將其保存下來，需要工作人員對其進行檢查，以避免儲存發生失誤。影像檔案更多是記錄醫生的手術過程，對醫院進行醫生的培訓有重要的意義，另外影像資料也包含病人身體的檢查報告，這些資料都具有研究價值，對醫院的長久性發展有重要的意義。電子檔案管理系統的引入，極大方便了工作人員對影像檔案的后續查詢和使用，對醫院工作的順利開展有積極的推動作用[2]。

3.2 系統應用的注意事項

電子系統的應用進入醫院電子檔案中，是符合當下時代的發展潮流的，同時隨著信息技術的不斷提高，也將有效的提升醫院檔案管理方面的工作效率。在實際的檔案管理過程中，醫院應重視其管理力度，對相關檔案管理員進行定期的培訓，確保其掌握正確的檔案儲存方法與檔案的管理方法，并及時學習與跟進新的電子檔案管理方式，推進電子檔案在醫院管理工作中的發展進程。醫院可以通過專項撥款的方式加強電子檔案系統的建設與完善，對其相關設備加以重視，也可從外聘請專業知識較強的技術人員對醫院電子檔案管理人員進行技術指導，進一步推動醫院電子檔案系統的完善。

4 結語

檔案管理是醫院實行管理工作的重要部分，為提高其管理水平，順應信息時代的發展腳步，將電子檔案管理系統納入醫院的檔案管理中，對提高其管理效果有極大的促進作用。為完善電子檔案在醫院檔案管理中的應用作用，醫院的管理人員與檔案管理員應該加強醫院的電子檔案系統的建設力度，對其管理特點與需要注意的事項進行分析，通過科學合理的方式將電子檔案管理系統在醫院管理中的作用發揮出來。

參考文獻

[1]熊瑛，甄玲，余國兆.醫院檔案管理中電子檔案系統的應用[J].中國醫療器械信息，2017，23（6）：116-117.

[2]王慧榮.醫院檔案管理中電子檔案系統的應用[J].現代經濟信息，2018（6）：47-47.