新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考

高鵬飛

摘 要：檔案管理屬于一項基礎(chǔ)性的工作，是開展其他工作的重要前提。如今，企業(yè)、事業(yè)單位和各機構(gòu)的發(fā)展速度都在加快，對檔案管理工作也提出了更高的標準，該崗位工作迎來了嚴峻考驗。基于此，本文將對于如何在新形勢下做好檔案管理工作提出幾點建議。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；創(chuàng)新

由于檔案管理并非開展工作的核心環(huán)節(jié)，因此一直以來都沒有受到應(yīng)有的重視。但在如今這樣一個信息即資源的時代，妥善的整理、保存檔案，對各項工作的開展都產(chǎn)生著直接的影響，因此對于如何做好檔案管理工作成為了一個共同重視的問題。以下是筆者的幾點看法。

1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

工作要求的提高相應(yīng)的也對檔案管理工作人員提出了更高的要求。新時期的檔案管理工作人員首先需要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，能夠熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備及軟件，其次還要具備極強的保密意識，維護檔案安全和完整。最后，還要具備主動服務(wù)意識，能夠自覺的將工作做好并不斷學習，提升自我。過去，檔案管理人員大多都是從其它崗位中調(diào)遣過來的，還有一些其它崗位人員兼任檔案管理員的情況，開展工作的專業(yè)性不足。如今，不僅要設(shè)立專門的崗位，提高用人門檻，還要對現(xiàn)有的檔案管理員進行終身性的培訓(xùn)，使其能夠跟上社會發(fā)展的腳步，不斷將新的技術(shù)和方法應(yīng)用于工作中，提高檔案管理效率和工作水平。

2 做好檔案保密工作

檔案是企業(yè)、單位和各機構(gòu)中的珍貴財產(chǎn)，其中有許多都涉及到本單位的信息和行業(yè)機密，一旦丟失、損毀或曝光，將帶來嚴重后果。尤其是在社會競爭不斷加劇的今天，檔案管理的保密性需要進一步加強。檔案管理工作的具體任務(wù)，就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體的安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

要貫徹落實《保密法》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關(guān)涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，齊心協(xié)力做好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步做好規(guī)范化、標準化和涉密檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)。在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來[1]。上述情況表明，檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

在開放檔案為社會各界所利用的同時，應(yīng)當做好相應(yīng)的保密工作。第一，做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。第二，做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級，采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。第三，做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，建立健全檔號、編制檢索工具，準備好副本[2]。

3 創(chuàng)新檔案管理思路

新時期的檔案管理工作不僅需要以新的形式存在，還需要對工作態(tài)度、工作思路進行改革。過去，檔案管理人員總是在手頭上出現(xiàn)了任務(wù)后才開始工作，態(tài)度不積極，較為被動，應(yīng)對緊急情況的能力不足。如今，必須變被動為主動，考慮到企業(yè)的發(fā)展需求，提前做好各項整理、規(guī)劃工作。檔案管理工作的性質(zhì)較為枯燥，對于檔案一成不變的分類、整理等工作程序，造成工作人員對檔案管理工作缺乏激情。因此，檔案管理工作需要出現(xiàn)創(chuàng)新行為，科技的發(fā)展，為檔案管理工作的創(chuàng)新帶來了可能。在工作中，不管是領(lǐng)導(dǎo)者還是管理人員，都要創(chuàng)新管理思路，改變舊有的管理想法，認真認識檔案存在的價值，重視檔案管理工作，將超前的意識、節(jié)奏與服務(wù)應(yīng)用到檔案管理工作中去，才能讓檔案管理實現(xiàn)其真正的價值。

4 創(chuàng)新檔案管理模式

雖然一些傳統(tǒng)的管理模式對檔案管理工作確實起到了積極的促進作用，但是隨著市場的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)在新形勢下的檔案管理工作中不適用了，因此，在檔案管理模式上，必須要創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理程序是非常繁雜的，針對這個現(xiàn)象，在工作程序上，可以有效地進行一定的簡化，目前，我國很多檔案處于電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的狀態(tài)，紙質(zhì)檔案的管理比電子檔案的程序要復(fù)雜得多，所以面對這種現(xiàn)象，可以將紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理融合起來，相互取長補短，而且，現(xiàn)在的檔案形式已經(jīng)逐漸往電子檔案發(fā)展，在檔案的組卷與歸檔中，工作人員可以采取一些有效的方法，在不影響檔案管理質(zhì)量的前提下，取消其中一些比較復(fù)雜的程序[3]。另外，在工作中，檔案管理者要善于思考，結(jié)合檔案管理工作的需要，將自身所學運用到其中，發(fā)現(xiàn)存在的問題，適當?shù)馗阋恍┬“l(fā)明、小創(chuàng)造等，以提高檔案管理工作的效果。

5 搞好檔案管理信息化建設(shè)

如今，社會發(fā)展節(jié)奏在加快，檔案管理工作也需要突破當前，提高效率，體現(xiàn)出高效性和科技性的特點。企業(yè)想要跟上社會及行業(yè)發(fā)展的腳步，必須加強檔案管理的信息化建設(shè)。首先，要購進完善的現(xiàn)代化設(shè)備，包括計算機、打印機、掃描儀等等。對于已經(jīng)老化的設(shè)備，要及時更換，以免重要的檔案丟失。其次，就要對過去積累起的一些重要的紙質(zhì)檔案進行信息化錄入、備份、存檔。最后，還要做好檔案信息的公開化工作，可以建立起專門的網(wǎng)站，將一些需要公開的信息在網(wǎng)站上公布，同時利用網(wǎng)絡(luò)的安全保護功能，做好加密和防盜。

6 結(jié)語

檔案管理工作的目的是為了更好的提供利用，而提供利用則是實現(xiàn)檔案價值的最佳途徑，經(jīng)濟效益和社會效益是檔案具體體現(xiàn)。在新形勢下，檔案工作更應(yīng)跟上時代步伐，掌握現(xiàn)代化先進技術(shù)和精湛的業(yè)務(wù)技能，進一步凝聚共識、凝聚力量，開拓出新的工作模式和方法，為企業(yè)的發(fā)展，行業(yè)的進步以及社會的前進貢獻微薄的力量。

參考文獻

[1]張海霞.新形勢下做好檔案工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（06）：112.

[2]商行.加強新形勢下檔案管理工作的幾點思考[J].吉林勞動保護，2015（05）：21-22.

[3]徐燁.淺談新形勢下做好檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2017（4）：98-99.