如何做好檔案信息資源開發利用中保密工作

焦娜

摘 要：在當前信息化時代，檔案信息成為人們經濟生活和社會生活的重要資源，檔案加快了數字化和網絡化的發展，這就使檔案信息利用更為廣泛。目前檔案信息開發利用力度增加，這也對傳統檔案管理方式帶來了嚴峻的挑戰，特別是在檔案信息開發利用過程中需要做好檔案信息的保密工作，進一步推動檔案事業的健康、持續發展。

關鍵詞：檔案信息資源；開發利用；保密；關系；措施

檔案作為重要的信息資源，檔案管理工作的最終目的是實現檔案信息的開發利用，但檔案信息中涉及到國家機密和個人隱私，因此在檔案開發利用過程中需要重視檔案保密工作。這就需要檔案管理人員要積極轉變傳統觀念，在保證檔案信息安全的基礎上實現檔案信息的高效利用，這樣即維護了檔案信息安全，同時也更好的實現了檔案的價值。

1 檔案信息資源開發利用的意義

檔案信息資源的開發利用是通過對檔案信息進行加工和整理，挖掘檔案中蘊藏的價值，從而為檔案利用者提供更優質的檔案信息服務。檔案開發利用作為檔案管理與利用工作的有效結合，能夠將檔案價值更集中的體現出來。檔案作為重要的信息資源，在當前社會發展和經濟建設中發揮著重要的作用。在當前大數據環境下，檔案信息的開發利用越來越被重視，因此各檔案部門需要充分的發揮各自的優勢，積極拓展服務功能，加大對檔案信息資源開發的力度，有效的提高檔案服務水平，從而將檔案以各種信息產品的方式提供給用戶使用，更好的發揮出檔案的社會效益和經濟效益。

2 正確處理好檔案信息資源開發利用與保密工作的關系

2.1 正確處理好制度與措施的關系

在當前檔案管理工作中，在保證檔案信息安全的基礎上，需要積極推進檔案的有效利用，這就需要在實際工作中要制定嚴格的保密制度，并建立健全相關的配套措施，進一步完善檔案閱覽制度、外借制度、復印制度等，并針對各個環節制定具體的措施，使檔案利用有章可循，特別是要針對檔案收集、管理、傳遞等諸多環節，需要促使各項制度和措施能夠得到有效的落實，在檔案利用過程中加大監督檢查力度，將檔案保密工作落到實處。

2.2 正確處理好保密與利用的關系

在社會發展過程中，人們對檔案信息的利用需求不斷增長，再加之檔案數字化和網絡化的發展，檔案保密與利用工作的協調難度較大。一直在我國檔案管理工作中都存在重藏輕用的觀念，檔案信息資源普遍存在利用不足的問題。同時人們信息安全意識的增強，這也對檔案保密工作提出了更高的要求，這又導致檔案信息管理工作中出現了過度追求信息安全的問題，影響了檔案信息的正常使用。因此在當前檔案工作中，需要正確處理好檔案保密與利用之間的關系，從而在保證檔案信息安全的基礎上，充分的發揮出檔案的利用價值。

2.3 正確處理好保密與解密的關系

針對于涉密檔案，當前將其保密級別劃分為三級，在實際針對涉密檔案管理工作中，要求檔案工作人員要針對檔案的不同密級來采取不同的管理措施，從而實現檔案信息的最大限度的利用。同時針對于涉密檔案的保密期限，國家也出臺了相應的規定，因此在實際針對涉密檔案管理工作中，要求檔案工作者要對正確區分保密期限，明確哪些檔案可以開發利用和開發利用的范圍，進一步激活沉睡的檔案信息，更好的發揮檔案的利用價值。

2.4 正確處理好紙質檔案和電子檔案的關系

紙質檔案是做好檔案保密與利用工作的基礎部分。作為檔案工作者對所保管的檔案務必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。同時，隨著科學技術的發展，電子檔案異軍突起，已與紙質檔案并駕齊驅。做好電子檔案的保密和開發利用工作，已是當務之急，要積極構建起一套信息系統的保密體系。

3 做好檔案信息資源開發利用中保密工作的措施

3.1 做好檔案的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行：一是初審，檔案館工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍。二是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志，重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍。三是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

3.2 做好檔案的解密工作

保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據《保密法》規定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。對劃密檔案進行解密工作，應當遵循保密法的有關規定進行。

3.3 注意做好相關基礎工作

在檔案開發利用過程中，需要先做好檔案開放工作，即要針對檔案案卷進行系統整理和科學分類，建立健全檔案號，使檔案信息能夠與開發利用后檔案檢索與管理要求相適應。同時還要編制檢索工具，實現檔案信息檢索的多元化。另外，還要準備好副本，針對一些較為重要的檔案和珍貴的檔案，做好檔案副本的制作，有效的保證檔案在使用過程中的安全性和完整性。

3.4 加強對檔案信息開發利用過程中的監督

在檔案信息開發利用過程中，需要針對不同的利用對象的不同目的，做好監督工作。檔案館和檔案室宜安裝攝像監視器，以此來對檔案利用者在檔案利用過程中的行為進行監控，針對查閱和利用檔案過程中一些不好的行為和習慣要及時提醒。在檔案利用者離開后需要對被利用過的案卷和文件進行及時檢查，及時發現問題并進和處理。針對于損毀嚴重的情況，則要及時查處，追究具體人的責任。通過強化監督，有效的保證檔案信息開發利用過程中的檔案信息的安全，將檔案保密工作落實到實處。

4 結束語

檔案開發利用和檔案保密是當前檔案管理工作的兩個重要方面，對檔案信息的開發利用是檔案管理的終極目的。檔案保密與檔案開發利用互相補充，能夠為檔案事業的穩定、健康發展提供積極、可靠的保證。而且在檔案開發利用過程中，通過對檔案信息的深入挖掘，能夠更好的發揮出檔案信息的重要價值。針對涉密檔案信息強化保密管理，可以有效的保證國家利益和個人利益不受侵犯，為信息安全建設奠定良好的基礎。因此在實際工作中需要處理好檔案開發利用和保密工作的關系，促進檔案價值的充分發揮，使其更好的服務于社會和經濟的發展和建設。

參考文獻

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