企業榮譽實物檔案的管理

摘 要：榮譽實物檔案是企業生產經營活動的歷史記錄，由于其形成過程的特殊性，加大了檔案部門對其收集與管理的難度。如何做好榮譽實物檔案的管理需遵循其形成規律，從便于利用著手加強管理。

關鍵詞：企業檔案；榮譽實物；存在問題；管理對策

企業榮譽實物檔案是企業在參加公務活動中形成的，參加各項評選取得的成績，以及贈送、征集來的以實物為載體，反映本企業歷史真實面貌見證的實物。其中包括榮譽證書、獎牌、獎杯、錦旗、獎狀等榮譽實物，具有寶貴的保存價值。它是一種特殊載體的檔案，是檔案體系的重要組成部分，榮譽實物檔案作為一種榮譽、信用的標志是其他任何載體所不能替代的。

檔案部門做好榮譽實物檔案的管理工作，其意義在于：一是完善館藏，實物檔案在企業發展中有不可忽視的作用，如果不及時做好有效管理，日后很難彌補。實物檔案的缺失對館藏檔案反映企業發展全貌是不完整的。二是便于利用，榮譽實物的歸檔完整，能客觀反映企業在生產經營活動中取得的成績，管理狀況及其發展歷程。

1 企業榮譽實物檔案管理存在的問題

1.1 收集不全、歸檔率低、管理混亂

與人們傳統概念里的紙質檔案相比較，榮譽實物檔案的載體特殊，不容易引起有關人員的重視，對其歸檔意識淡薄。榮譽實物產生的部門比較分散，收集起來有一定的難度，如綜合榮譽實物存放在辦公室、團委、工會組織活動獲得的榮譽存放在團委、工會部門。還有一部分原因是榮譽實物是獲得榮譽實物部門的工作業績，業務部門往往不愿意將自己辛苦掙得的榮譽交給檔案部門。這些榮譽實物沒有歸檔，分類整理和編號，日久天長甚至會被當成廢品處理，導致了榮譽實物檔案不易收集，歸檔率低的結果。

1.2 保管條件不規范

分散在各個業務部門的榮譽實物由于沒有專門的裝具存放，往往是雜亂的堆積在一起。由于其載體特殊，規格不統一，即使是在檔案管理部門，有些也缺乏專門的榮譽實物檔案裝具，多是堆放在傳統的檔案柜架內。對榮譽實物檔案造成很大的損害，不利于榮譽實物檔案的安全保管和有效利用。

1.3 榮譽實物檔案整理不科學

有的檔案人員在整編榮譽實物檔案時，沒有進行科學的分類，往往是一個大流水號，不分年度，不分種類，或沒有按照實物類別進行再分類，管理起來十分混亂。造成榮譽實物檔案擺放不科學，記錄不清晰，查找困難，不易于利用的困境。

1.4 榮譽實物檔案電子化程度低

館藏存量榮譽實物檔案沒有進行數字化加工，增量榮譽實物檔案沒有電子化，造成利用時調閱困難，反復查找搬運實物。或雖然有電子版本，但是拍照、掃描技術不規范，電子文件背景模糊不清，有光源反射等瑕疵，影響利用效果。

針對上訴這些問題，如何讓榮譽實物檔案在企業中發揮最大的作用，必須對其進行規范整理、科學分類、安全保管和有效利用。

2 加強榮譽實物檔案管理的對策及措施

2.1 規范管理

首先，編制企業榮譽實物檔案管理辦法，對榮譽實物檔案實行集中統一管理。在管理辦法里明確榮譽實物的歸檔責任人、歸檔要求、歸檔時間、整編方法、借閱利用制度、保管方式等。確保榮譽實物檔案收集的齊全完整，整理的科學規范，利用的高效便捷。

2.2 科學分類、安全保管

實物檔案以“件”為單位進行整理，再按照種類的不同，把榮譽證書、獎牌、獎狀、獎杯、錦旗、專利證、題詞、廢止印章等分別進行分類，編制跨年度的大流水號保管期限為永久。建立專門的榮譽檔案庫房，將實物分類擺放整齊。由于各個實物有大有小，傳統規格單一的檔案柜已不適合存放各種大小不一的獎牌、證書、獎杯。實物擺架時就要考慮如何擺放既美觀大方又便于查找利用。當獎牌、證書較少時，可以采取正面擺放，獎牌之間用U型槽固定，這樣不會因為獎牌前后滑到而產生隱患。編制實物檔案的檔號，粘貼于獎牌、獎狀封底的左上角；獎杯的底部。在檔案系統里，將榮譽實物檔案單獨分類錄入，包括序號、檔號、題名、獲獎單位、頒發部門，日期、實物種類等條目，并掛接電子文件。實物榮譽實物檔案數字化，電子文件制作要注意拍照的質量，背景要規范，不能反射出閃光燈、太陽光等光源的影像，否則會影響榮譽實物在生產經營、布展、會議、視頻制作中的應用。

2.3 有效利用

檔案利用是體現檔案價值的最終目的，榮譽實物檔案在當前的生產經營、檔案編研、制作展覽等活動中起到了很重要的作用，實現了榮譽實物檔案數字化后，利用起來更加便捷了。減少了頻繁搬運沉重實物帶來的不便。在有效利用的同時，還可以編輯成實物檔案畫冊和視頻。

參考文獻

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作者簡介

單冰轍（1975-），女，河北省撫寧縣，館員，檔案管理。