借助網絡技術實現檔案管理的智能化和資源共享

王璐

摘 要：隨著技術水平的不斷提升，網絡已經成為人們生活中的必需品，并覆蓋了社會各行各業。近年來，我國檔案管理工作方式在不斷創新，其中最突出的一點就是網絡技術的廣泛應用。筆者在本文中分析了網絡技術的特點及其在檔案管理中應用的可能性，探討了網絡技術在檔案管理工作中的應用現狀，最后提出了借助網絡技術實現檔案管理智能化與資源共享的構想，僅供參考。

關鍵詞：網絡技術；檔案管理智能化；資源共享；構想

計算機網絡技術的出現，帶領人類走入了信息化、網絡化的時代，網絡技術在各行各業中的有效應用，在顯著提升工作質量和工作效率的同時，也促進了社會信息的共享以及各項服務的智能化。檔案管理工作是一項以信息的記錄和利用為主要內容的社會化工作，它是人類實踐活動的重要記錄，因此具有重大的社會價值。然而在過去，傳統的檔案管理工作是一個相對閉塞并且落后的系統，對內的僵化性以及對外的保守性，決定了很多檔案的價值都沒有得到有效的開發與利用。為此，筆者粗淺分析了網絡技術與檔案管理智能化之間的關聯，希望能為現代化檔案管理工作提供新的思路。

1 網絡技術的特點及其在檔案管理中應用的可能性分析

1.1 網絡技術的特點分析

隨著技術的進步與發展，網絡技術日新月異，其性能更加優化、服務范圍和服務能力更加突出。首先，網絡有效地打破時空界限，改善了信息的傳遞方式，使信息呈輻射狀發散，從而使人們能夠進行無障礙的交流，也顯著提升了信息傳播的速度。其次，網絡技術具有自動化特征，它依靠一定的計算公式，確保了工作精確程度，避免了人力工作中的各種誤差，并有效提升了人們的工作效率。第三，網絡技術具有集成化特征，它能夠根據相關的計算公式，進行相似信息的查找、收集與整合，從而形成詳實的數據材料，為人類的各種活動提供支持。除此之外，網絡技術還具有動態化特征，它能夠對信息進行不間斷的長時間收集，并以更加直接的方式將這種變化展示出來，從而為人類的決策提供依據。

1.2 網絡技術在檔案管理中應用的可能性

近年來，我國關于檔案管理工作改革的討論不斷，其中，將網絡技術應用到檔案工作當中，促進檔案管理工作的智能化和資源共享，已經成為所有專業人員的共識。就目前而言，網絡技術在檔案管理工作中的順利應用，已經具備了相當的可能性。首先，網絡設備具有標準化和大眾化特征，各行各業、每一個人類個體對于網絡設備的配置要求可能有一定的差異，但是從總體上而言，某一類產品的國際和國內標準是不變的，這可以有力地支持檔案管理工作的溝通交流，促進實現檔案資源的規范化和共享[1]。其次，軟件技術的發展，為檔案管理專項工作提供了支持。隨著信息技術新成果的不斷出現，網絡軟件正在朝著更加具有針對性以及實用性的方向發展，也就是說，軟件公司有能力根據檔案管理部門的特別要求進行相關管理軟件的開發，這在很大程度上提升了軟件與工作內容的兼容性，降低了檔案管理人員的工作難度，提升了檔案管理工作效率。

2 網絡技術在檔案管理中的應用現狀分析

就目前而言，網絡技術已經滲透到了檔案管理工作中的很多細節和方面，然而從總體上來看，檔案管理工作仍舊將計算機和網絡技術作為人工管理的重要輔助，檔案管理工作還不能單純依靠網絡技術順利開展，檔案管理工作的智能化水平不高[2]。此外，我國檔案管理工作的局限性較強，相關的檔案管理體系建立不足，很多軟件只進行對內開放，行業內的交流以及行業外的服務嚴重不足，網絡技術在軟件管理工作中的“用武之地”較為不足，資源共享的構想尚未實現。

3 借助網絡技術實現檔案管理智能化與資源共享的構想

3.1 重視網絡技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息庫建設

網絡技術功能強大，優勢突出，各級檔案管理部門應該正視其在檔案管理工作水平提升中的重要作用，從而加大投入力度，不斷更新軟硬件設施，促進網絡技術的價值發揮。檔案管理部門應該加快電子檔案建設，探索數據收集、整理、錄入、修改、維護、保存的最新模式，提升資源總量和工作效率，并建立檔案資源與內部需求、社會需求之間的對應關系，從而為后續檔案價值開發與利用做好準備。

3.2 提高檔案管理人員的網絡技術能力，實現網絡技術價值的深入挖掘

應通過組織、學習培訓以及要求檔案管理人員自學等方式，不斷提升檔案管理人員的網絡技術應用能力，并將這種能力的考核結果與檔案管理人員的薪金待遇直接掛鉤，從而形成比學趕超的良好工作風氣，推動網絡技術在檔案系統的深入和普及。此外，檔案管理人員應該不斷創新思維理念，更好地將網絡技術與工作實際結合起來，探索內容加工、資源上網、信息檢索的有效方式，從而實現檔案資源的分類化管理、提升檔案管理的智能化水平，進而使網絡技術的價值內涵得以深化。

3.3 選擇適當的檔案管理系統，推動檔案管理工作的規范化和標準化

在大數據時代，檔案信息對于社會發展具有至關重要的影響，近年來我們一直在強調檔案資源的共享，這種共享必須依靠網絡技術來完成。筆者認為，我們首先應該在全國范圍內建立統一的檔案管理工作標準，實現電子檔案的規范格式，不斷提高各類檔案的兼容性；其次，要推動檔案信息大平臺的建立，通過不同檔案管理單位的不同單位的陸續上傳，不斷提升平臺的數據總量，然后通過內容與檢索關鍵詞的有效對應以及使用權限的分層設置來提升服務的便捷性和智能性，在保證檔案安全的基礎上，使檔案資源能夠為更多人服務[3]。

參考文獻

[1]張霞，李心愉，宋艷.計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用[J].數字通信世界，2018，（8）：194.

[2]梁霄.計算機網絡技術在檔案管理工作中的作用與實踐[J].電子商務，2018，（9）：57-58.

[3]徐揚.檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].卷宗，2019，9（1）：69.