探析新形勢(shì)下如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

郭世俊

摘 要：檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的有機(jī)組成部分，是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速進(jìn)步的基礎(chǔ)保障和必由之路，也是今后檔案工作發(fā)展的必經(jīng)之路，檔案數(shù)字化建設(shè)則是檔案信息化建設(shè)中一個(gè)重要的內(nèi)容。筆者認(rèn)為，要想充分發(fā)揮檔案管理的作用，就必須加快檔案工作的發(fā)展步伐，提高檔案管理現(xiàn)代化服務(wù)水平，全面推進(jìn)檔案信息建設(shè)工程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；數(shù)字化

1 檔案信息化建設(shè)的定義和基本內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程，是運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，是實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化服務(wù)的一種重要手段。

檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化的原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是檔案目錄信息的數(shù)字化，二是檔案全文信息的數(shù)字化。

檔案網(wǎng)站建設(shè)是指相關(guān)職能部門在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上建立關(guān)于檔案管理的站點(diǎn)，它一般是以主頁方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。檔案網(wǎng)站建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。檔案網(wǎng)站的功能有：服務(wù)功能、宣傳功能、交流功能。檔案網(wǎng)站的主要內(nèi)容：檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務(wù)信息。

數(shù)字檔案館建設(shè)是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館的主要特點(diǎn)：存在方式上的特點(diǎn)，是一種無形的信息組織與利用環(huán)境；運(yùn)行方式上的特點(diǎn)，存取檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化；功能定位上的特點(diǎn)，以存取為中心。數(shù)字檔案館與現(xiàn)行實(shí)體檔案館的關(guān)系：現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏檔案是數(shù)字檔案館形成的基礎(chǔ)；數(shù)字檔案館的出現(xiàn)對(duì)現(xiàn)行實(shí)體檔案館的館藏建設(shè)提出了新的要求；數(shù)字檔案館為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。兩者不是替代關(guān)系，而是相互依賴、相互促進(jìn)的關(guān)系。

2 檔案信息化建設(shè)的重要意義

2.1 提高經(jīng)濟(jì)效益

通過檔案信息化建設(shè)，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。檔案管理的信息化，工作人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，更便于二次利用和開發(fā)，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，能夠發(fā)揮更大的效益。

2.2 提高辦公效率

傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員需要從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。通過檔案信息化建設(shè)，使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

2.3 增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

通過檔案信息化建設(shè)，將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，都可不再動(dòng)用檔案，并可對(duì)檔案進(jìn)行封存管理，從而大大減少了對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案實(shí)體的安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為，保證了檔案的真實(shí)性。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的意見建議

3.1 配齊檔案軟硬件設(shè)施

根據(jù)檔案信息化建設(shè)的需要，配備必要的設(shè)施設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、音視頻數(shù)字轉(zhuǎn)換設(shè)備等，應(yīng)具備電子文件存儲(chǔ)、檢測(cè)、遷移、備份等設(shè)施和保管條件。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，把檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)納入日常工作系統(tǒng)中， 對(duì)文書工作和檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、優(yōu)化管理，使檔案管理工作與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展，為檔案信息采集、交換、資源共享創(chuàng)造條件。

3.2 健全檔案信息安全保障體系

在加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可靠，防止檔案信息的失密、泄密和丟失。逐步完善檔案信息安全管理體制，落實(shí)信息安全責(zé)任制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)錄入人員的培養(yǎng)、使用和考核。加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)、涉密載體的管理，檔案信息系統(tǒng)必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離。加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫管理，采取脫機(jī)備份等有效措施，確保數(shù)據(jù)安全。加強(qiáng)檔案網(wǎng)上利用的身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用的安全。

3.3 強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，背后需要有精通業(yè)務(wù)的檔案管理隊(duì)伍為支撐。檔案管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作將面臨著許多新情況、新特點(diǎn)、新問題，因此需要不斷地提高檔案隊(duì)伍的管理水平、業(yè)務(wù)能力、理論、技能等方面的素質(zhì)以及職業(yè)修養(yǎng)、作風(fēng)修養(yǎng)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案事業(yè)。同時(shí)，注重加強(qiáng)檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流和培訓(xùn)。通過培訓(xùn)和交流，使他們盡快了解別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，掌握前沿的技術(shù)和最新的要求，將學(xué)到的內(nèi)容融入到工作實(shí)踐當(dāng)中。

4 結(jié)語

總之，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，同時(shí)需要遵循量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局、科學(xué)規(guī)范的檔案管理，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保證，才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

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