對事業單位辦公室檔案管理的若干思考

田岳海 韓秀英

摘 要：事業單位要想實現規范、持久發展，就必須做好行政、文書、技術以及人力資源庫等方面的檔案管理工作。隨著信息時代的到來，各行各業對信息的需求量在不斷增加，而且，對于所有的企事業單位來說，做好檔案管理工作都是至關重要的。基于此，本文將首先分析辦公室檔案管理對事業單位的作用，然后分析事業單位辦公室檔案管理工作中存在的問題以及相關的強化策略。

關鍵詞：事業單位；辦公室檔案管理；作用；問題；策略

在我國社會經濟快速發展的過程中，事業單位檔案的數量也在持續增多，從而就使得我國的檔案管理工作中產生了諸多變化和問題，要是不能采取有效措施來解決這些問題，就會對事業單位的長期發展產生嚴重影響。所以，事業單位必須要及時發現辦公室檔案管理工作中存在的問題，并采取措施對辦公室的檔案管理工作進行創新與調整，以此來跟上時代發展的潮流，實現更加長久的發展。

1 辦公室檔案管理對事業單位的作用

對于事業單位來說，做好辦公室的檔案管理工作是至關重要的。具體來說，辦公室檔案管理工作的作用主要體現在以下幾方面：第一，辦公室檔案管理工作的開展可以給事業單位其他的各項工作提供更多基礎的參考資料。第二，在事業單位的日常管理過程中，可以通過檔案資料對工作效果進行合理評價，從而也就可以促使績效管理的順利開展。第三，在事業單位引進企業化管理與社會化人才機制以后，辦公室的檔案管理不但可以提供基礎數據，也可以給單位的其他部門提供各種類型的文件與信息，促使事業單位可以合理地調整管理制度，其管理效率也就隨之大幅度提升。

2 目前事業單位辦公室檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理制度不完善

從目前來看，大多數事業單位都尚未建立起健全的檔案管理制度，因此導致其實際作用難以得到最大化發揮。例如，很多事業單位沒有對檔案資料進行統一化管理，資料的編號雜亂無序，規格大小也各有不同，從而就導致檔案的整編工作難以順利開展與推進。此外，很多事業單位的保管與移交資料制度尚未健全，資料交接秩序混亂，從而就可能會導致資料的遺失，歸檔工作也就不能順利開展。

2.2 檔案管理的信息化程度較低

在信息化時代到來之后，事業單位的內部信息化水平也在不斷提高，從目前來看，電子化操控已經普遍存在。但是，許多事業單位并沒有意識到檔案信息化管理的現實意義，從而就導致辦公室檔案管理工作的效率大幅度降低。此外，一些事業單位的檔案管理設備陳舊，創新速度慢，難以跟上社會發展和科技進步的步伐。

2.3 管理人員的專業水平不高

目前，很多事業單位的檔案管理工作人員在專業知識方面都有明顯不足，而且有部分事業單位的辦公室檔案管理工作會安排非專業人員負責，從而就會導致眾多問題產生。對于所有的工作內容來說，相關的工作人員都必須要有積極的工作態度和較高的工作熱情，而且，一個事業單位的實際發展情況和工作人員的工作責任意識直接相關。但是，很大一部分事業單位的辦公室檔案管理工作人員的工作態度都不夠積極主動，責任意識不足，在開展過程中不能做到對檔案資料的及時更新，也沒有耐心去發現和解決其中存在的問題，從而就會對事業單位的可持續發展產生嚴重的不利影響。

2.4 檔案管理人員的檔案意識薄弱

宣傳力度不足是導致事業單位辦公室檔案管理人員檔案意識薄弱的主要原因。事業單位要是沒有對檔案資料和檔案管理進行有效地宣傳，從而造成了工作人員的檔案意識不足，然后也就會產生重單位建設輕檔案管理的現象。

3 加強事業單位辦公室檔案管理的策略

3.1 完善檔案的管理體系

隨著信息時代的到來，事業單位必須要持續進一步提升檔案資料的使用率，通過對檔案的合理利用可以促使自身實現更好發展。具體來說，事業單位應該要更加重視辦公室檔案管理工作，通過定期地檢查來隨時了解檔案管理的實際情況，從而也就能確保事業單位其他相關工作的順利開展。此外，在開展檔案管理工作的過程中，事業單位應該要不斷地對管理規則進行調整與完善，使用更加科學有效的方式開展管理工作，這樣不但可以最大化地節省人力、物力、財力的投入，還可以進一步地提高檔案管理效率。在具體的工作過程中，經常會出現一些資料的變動，所以，事業單位的辦公室檔案管理工作人員必須要和社會發展潮流時刻保持一致，通過持續收集新的材料來進一步擴充檔案庫，以此來促使檔案管理體系更好地為事業單位的發展服務，進而提高事業單位的檔案工作質量。

3.2 實現信息多元化

第一，事業單位應該對辦公室檔案管理展開信息網絡建設，只有這樣才能夠有效提高檔案的管理水平與利用效率。此外，通過信息網絡建設也可以實現紙張模式與電子模式的共同發展，不但可以有效利用傳統的紙張管理模式的有利之處，而且也可以提高對網絡管理的使用率。雖然將電子工具作為主要載體的檔案管理工作也是由人對計算機進行操控，但是在這種方式下，計算機和檔案之間有更加緊密的聯系，只需在計算機上設置科學有效的管理程序，就能夠實現對信息的自動管理。第二，不斷提高檔案管理工作效率，對傳統的工作模式進行有效創新，例如，改變檔案統計的方法，使用電子信息共享模式來根據每個部門的具體特點確定相應的信息統計步驟，對于辦公室檔案管理工作人員來說，可以使用網絡進行資料的統計與整理，并對其進行核查和修改，以此來確保檔案信息的實時更新。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

為進一步提高事業單位檔案管理工作的質量，就必須要對檔案管理工作人員進行定期地培訓，以此來提高工作人員的專業水平，幫助辦公室檔案管理工作人員樹立起正確的工作意識，進一步提高其對辦公室檔案管理工作的思想認識。此外，在我國經濟社會快速發展的過程中，信息化也得到了進一步地普及，所以，事業單位的檔案管理工作人員必須要緊跟時代發展潮流，避免出現由非專業人員從事檔案管理工作的情況。此外，事業單位也必須要加大對檔案資料的保護力度，提高辦公室檔案管理工作人員的責任意識，定期檢查檔案管理工作的開展情況，及時發現其中存在的問題并采取有效措施進行解決。最后，雖然辦公室檔案管理工作看起來比較簡單，但是實際的工作過程是非常瑣碎與復雜的，所以，事業單位的辦公室檔案管理工作人員必須要時刻保持足夠的耐心和高度的責任意識。

3.4 加強宣傳力度

意識是行為的指導和前提，所以，為了進一步提高事業單位的檔案管理效率，就應該加強對檔案管理知識的宣傳力度，以此來幫助辦公室檔案管理人員清楚認識檔案管理的作用與意義。不僅要通過培訓、考核等關鍵指標引導檔案員全身心地投入工作過程，履行好自己的責任與義務，還要加強與主管領導溝通，爭取人力、財力、物力的支持，這樣單位的檔案管理水平才會不斷提升。

4 結束語

總而言之，檔案管理是一項至關重要的社會工作。作為國家政治、經濟、文化發展的重要支撐，事業單位的檔案管理工作更是直接和事業單位的規范、持久發展息息相關。因此，事業單位的辦公室檔案管理方式應該盡可能地與和社會和單位的發展需求一致，持續創新傳統的管理方式，添加新的理念，以此來提高事業單位辦公室檔案管理效率，促使其更好地為事業單位的發展服務。

參考文獻

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[2]陳忠琴.事業單位辦公室檔案信息化管理合理化路徑構建[J].人才資源開發，2017.

[3]陳曉敏.事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架研究[J].辦公室業務，2017.

作者簡介

田岳海（1976-），男，漢，河北省石家莊市，副研究館員，從事行政管理。