基于辦公自動化環境下的文書檔案管理研究

盧燕

摘 要：由于時代的飛速發展，科技水平也有了比較大的突破。與此同時，帶動了各個行業的發展速度，并且幫助這些行業提高了工作效率。因此，工作人員可以通過更加便利的工作方式去工作，這無疑在一定程度上提高了工作的效益。不得不說，科技帶來的正面影響受到了人們的廣泛推崇。比如，在當前的企業中，很多辦公環境越來越趨于自動化，越來越科學化。相比于傳統的辦公模式，不僅節約了大量的紙張，同時也節約了時間，從而提高辦公效率。但是，辦公自動化環境下的文書檔案管理也并非沒有任何漏洞的出現。基于這種自動化的辦公模式，文章將進行簡要的探究，文章內容僅供參考。

關鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；分析和研究

伴隨著計算機技術和通信技術的不斷盛行以及推廣使用，愈來愈多的企業選擇將傳統的紙質記錄辦公，轉變為自動化的辦公模式。而所謂的辦公自動化，是計算機技術和通信技術的結合體。值得一提的是，在這種新型的辦公自動化模式之下，文書檔案的管理也將從傳統的紙質檔記錄變成了電子檔。而從某種意義上來講，這種新型的辦公形式無異于一次改革。相比于傳統辦公環境下的文書檔案管理，這種自動化的管理模式更適用于當代企業。當前的時代是一個更加科學和智能的時代，信息和數據的傳播速度異常之快。因此，對于企業來講，提高辦公效率，就相當于在無形之中為企業爭取更多的機會，從而創造更大的經濟效益。

1 就辦公自動化模式給文檔管理帶來的問題進行探究

1.1 文檔管理缺乏統一性

通過自動化的辦公環境，很多崗位的工作方式也會發生一定的改變，其中包括文書檔案的管理工作。同時，隨之而來的問題也有很多。比如，文檔的管理缺乏一定的統一性。

根據當前一些企業引用自動化辦公的實際情況來看，辦公自動化系統還沒完全處于一體化的狀態。而出現這種情況是因為這些企業還沒有將文書檔案管理歸納到辦公自動化系統之中。進而導致文件管理工作與檔案管理工作被不同部門進行分開管理。不可否認，這種工作模式將文書檔案管理工作進行了細化，但是仍然不可避免一些問題的出現。

文件和檔案如果得不到統一，會讓文件管理和檔案管理兩者之間有些脫節。其次，這種分開管理的工作模式，能夠保證文書檔案管理的安全性以及真實性嗎？答案無從知曉。最重要的是，在辦公自動化的大環境之下，如果不能做到文書檔案管理工作的一體化，那么這種管理形式很有可能會對辦公自動化的發展有一定的限制，最終造成文書檔案管理工作的效率下降。

1.2 電子文檔缺乏安全性

在辦公自動化的大環境之下，信息的傳播速度和更新速度超乎人們的想象。比如如果警惕性比較低，那么可能一些比較私密的文件就有可能弄得人盡皆知，并且可能造成覆水難收的局面。在辦公自動化的環境下亦是如此，文件的安全性和保密性都可能會受到一定程度的威脅。

不得不說，近些年來網絡通信技術以及計算機網絡技術的不斷更新和完善，確確實實為一些企業在工作的辦公問題上做出了巨大的貢獻。不僅讓工作人員的辦公效率有所提高，也讓企業的經濟效益有了極大的提升。雖然自動化的辦公有很多優勢，但它所存在的問題不可忽視。

由于是自動化辦公模式，所以電子檔的信息是處于更新狀態的。那么問題來了，如果電子檔的信息被修改，那么就看不出來是被誰所改動的。因而，電子文檔的真實性就受到了侵犯。除此之外，當今社會的網絡技術如此之發達，那么就有可能被網絡上的一些不法分子所盜取。在數據大爆炸的時代，網絡環境很難得到凈化。而這種情形之下，如何做好文書檔案管理的工作是一件值得花時間思考的問題。

2 根據文檔管理中存在的問題提出對應解決方案

2.1 實現文檔的統一管理

在辦公過程中，對于一些工作進行細化管理固然是好事，但是并不是所有的工作都適合進行細化，尤其是對文書檔案的管理。恰恰相反，文書檔案的管理工作其實具有很大的關聯性，如果對二者強行進行拆分，不僅不會起到減負的效果，反而會導致一些其他問題的出現。[1]

之所以要實現文件和檔案的統一管理，是因為文件和檔案本身就是密不可分的。檔案是由多個文件組成的，因此每一個子文件對檔案都很重要。在傳統的辦公模式中就可以彰顯這一點——不同類別的文件被注明時間、編號后進行歸類保存。久而久之，就形成了檔案。由此可見，文件和檔案的關聯性是比較強的。因而在辦公自動化的環境下，文檔的統一管理會對工作產生積極的影響。

與此同時，將文書檔案進行統一管理也更有利于檔案的梳理，并且如果需要調取文件，那么效率也會比較高。[2]

2.2 不斷完善系統，加強對文檔的保護

網絡技術的發展速度是人們有目共睹的，在飛速發展的時代背景之中，在享受科學技術所帶來的福利之余，也要學會防御一些漏洞的出現。當文檔的管理工作從紙質檔變成了電子檔，雖然讓工作少了一些繁瑣和復雜，但實則其隱藏的漏洞將會帶來更大的麻煩，而這個隱藏的漏洞就是文檔的安全問題。[3]

實際上，若想加強對文書檔案的保護，其實有很多種方法。但首要的前提是辦公自動化系統是一個功能完善的硬件系統，否則即使文檔加密也很容易被一些不法分子破解。在此基礎之上，制定完善的文檔安全管理的規章制度。其次，將參與文書檔案管理的相關工作人員結合起來，形成一個組織，并且每個人都要簽訂文檔安全責任書，讓文書檔案的安全有更多的保障。

此外，文檔管理人員接觸文檔的次數最為頻繁。那么，這些人對文檔的安全也有一定的影響。所以，企業要定期考核文檔管理人員的專業素質，以及綜合素質，并對綜合素質較弱的人員進行相關的培訓。通過這些，讓文檔管理人員感知到對文檔保密的重要性。[4]當然，除了管理人員的綜合素質要合格之外，也要努力學習辦公自動化環境下的新技術和新知識，做到與時俱進。

3 結束語

縱觀當前企業辦公自動化環境下的文書檔案管理工作來看，辦公走向自動化發展之路是社會發展的必然趨勢。因為時代發展的腳步越來越快，傳統的辦公模式將會很難滿足當代社會的需求。因此，如果能夠提高辦公效率，那么將會有更多的時間去完成其他重要的事情。但是在注重效率的同時，也要確保工作的質量。由于自動化辦公模式的出現，那么文書檔案的管理工作形式也隨之發生改變。但不論怎么變化，都需要以一種以不變應萬變的姿態去工作。因為在未來，企業的辦公環境有可能會更加地出人意料。

參考文獻

[1]劉曙.基于辦公自動化環境下的文書檔案管理研究[J].低碳地產，2016，2（16）.

[2]邱迎瑩.基于辦公自動化環境下的文書檔案管理探究[J].中外企業家，2016（4Z）.

[3]蘇青麗.基于辦公自動化環境的電子文書檔案管理研究[J].中國管理信息化，2018，v.21；No.378（12）：172-173.

[4]劉文婧.基于電子辦公環境下的文書檔案管理[J].赤子（上中旬），2017（03）：148.