對應用型高校二級學院辦公室工作創(chuàng)新的思考

唐梅

【摘要】在新時期背景下，隨著教育部所提出的關于應用型高校轉型發(fā)展指導意見，也對應用型高校二級學院辦公室工作提出了更高的要求，作為二級學院的管理中心，辦公室的工作對于統(tǒng)籌規(guī)劃各部門的工作有著重要的指導意義。因此，有必要針對當前應用型高校二級學院辦公室工作現(xiàn)狀進行深入分析，以此來提出更具創(chuàng)新性的方法，進而，促進應用型高校二級學院更好的發(fā)展。

【關鍵詞】應用型高校;二級學院;辦公室工作;創(chuàng)新策略

引言

應用型高校二級學院辦公室作為整個學院重要的樞紐部門，對傳達相關的指示精神、下達相應的指令以及協(xié)調各部門之間的工作起著重要的作用，同時，二級學院辦公室工作還承擔著協(xié)調領導、全面服務廣大師生的重要職能，也代表著整個學院的發(fā)展水平。因此，在新時期背景下，應用型高校二級學院辦公室工作的開展應當轉變陳舊的思維方式，積極創(chuàng)新工作方法，逐漸充分發(fā)揮辦公室工作的職能效應，便利廣大師生的生活，提升辦公室的工作效率，塑造更好的應用型高校二級學院形象。

一、應用型高校二級學院辦公室的主要職責

辦公室作為一個重要的樞紐部門，最基本的職責就是安排日常會議、處理日常事務以及做好各項規(guī)章制度的發(fā)布與傳達;與此同時，還應做好各項會議的會前準備、會中記錄以及會后總結等各項工作;同時，還應當負責管理各部門的文件，做好文件的簽收、登記、整理與歸檔工作，并負責各個院系公章的保管與使用等在內各項工作。正是由于辦公室工作涉及范圍之廣，非常能夠考驗一個人的綜合能力，所以，作為辦公室的一員，更應當在熟悉本職工作的前提之下，創(chuàng)新工作方式方法，提升自身業(yè)務知識，高度重視自身所從事的辦公室工作，不斷提升服務意識與服務質量，進而，為高校廣大師生提供更便捷的服務。

二、二級學院辦公室工作當中存在的問題分析

（一）工作內容煩瑣枯燥且涉及范圍較為廣泛

正是由于辦公室負責綜合性事務的處理，所涉及的范圍并不是僅僅涉及單個方面，而是與學院各部門工作相關聯(lián)，集各項事務于一體，因此，不可避免地出現(xiàn)工作壓力大、事務煩瑣、容易出差錯等情況，尤其是處在升學季、畢業(yè)季或是考試季過程當中，由于學院師生人數(shù)眾多、突發(fā)事情也較為繁多，也意味著教務系統(tǒng)各項錄入工作較為繁雜。例如當涉及期末考試排考等類似工作時，更加大了二級學院辦公室部門辦公的難度與壓力。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃少，團隊協(xié)作能力尚不完善

辦公室的工作更應當是一個團隊合力完成的，因為辦公室的工作較為煩瑣、隨機且不間斷，只有所有成員在齊心協(xié)力做好自己的分內工作的同時，對于一些緊急的工作協(xié)調完成，才能有效應對辦公室繁雜的工作。但是有些工作布置得較為緊急，在短時間內尚未形成統(tǒng)一的意見，會導致各自為政、相互觀望，阻礙了學院工作的進一步順利完成，這也將嚴重影響整個部門的團結以及各項工作的順利完成。

三、二級學院辦公室工作創(chuàng)新具體策略探討

（一）開展相關培訓提升綜合業(yè)務能力

在二級學院辦公室開展工作過程當中，尤為注重的是應當使得辦公室人員養(yǎng)成時刻學習的習慣，主動提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務能力。具體表現(xiàn)在能夠熟練運用操作各種計算機軟件進行辦公，在信息化的大環(huán)境之下，高效率、高質量地完成各項任務。在努力提升自身專業(yè)之外的知識，還應當使其實現(xiàn)內涵式發(fā)展，辦公室可以在工作之外的時間開展專業(yè)知識技能的培訓，鼓勵各成員積極參與進來。除了提升專業(yè)技能外，還應當著力打造和諧的辦公室氛圍，鼓勵辦公室成員及時交流工作困惑，借助交流溝通，高效率地完成各項工作。

（二）利用現(xiàn)代各項媒介完善工作規(guī)劃

在當下萬物皆媒的時代背景之下，作為辦公室工作人員，更應當積極利用各種媒介，借助“兩微一端”等新媒體工具，掌握行業(yè)前沿知識，進而，逐漸使現(xiàn)代辦公日常工作規(guī)范化、常態(tài)化、高效化。具體而言，辦公室可以借助便捷而豐富的網絡資源，挖掘更多具有創(chuàng)新意義的辦公經驗，加以探索與改進，形成適合自己部門的工作方法。在實行之后，積極加以實踐，不斷改進、創(chuàng)新，協(xié)調推進辦公室各項工作的開展，高效完成領導布置的任務，做好各項工作的上傳下達工作的同時，更好地開展各項工作規(guī)劃，有效不紊地開展各項工作，最終，服務好廣大師生。

（三）通過強化考核方式健全制度建設

為了有效創(chuàng)新辦公室工作，還應當注重辦公室制度層面的考核，應當落實到工作中各項完成情況當中，對于日常的工作完成情況進行客觀的評價，通過調查師生滿意程度等多因素進行綜合考量，借助定性與定量相結合的方式，重點考察辦公室成員崗位職責的履行情況，以及自身的工作業(yè)績，鼓勵其制定短期目標、長期目標等，以這種鞭策的形式，使辦公室工作內人員產生內驅動力，不斷自主地提升自身的專業(yè)素質;同時鼓勵辦公室成員之間加強合作、加強交流，將自身具有創(chuàng)新意義的辦公經驗進行交流與討論，找出最優(yōu)的策略進行實行，不斷地提升整體辦公室的辦公水平。

結語

作為教學管理的重要部門之一，辦公室所承擔的責任顯然十分重要，需要充分意識到辦公室的樞紐作用，學校和學院應在思想上高度重視辦公室各項工作創(chuàng)新策略的實施，通過培養(yǎng)更多創(chuàng)新型人才，來促進整體辦公室創(chuàng)新能力的提升，最終，協(xié)調推進應用型高校二級學院辦公室工作的開展。