現代企業辦公室管理工作的優化與完善

李玲梅

【摘要】現階段辦公室管理企業經營的發展占據了重要的位置，并與企業內部人員的協調、幫助政策制定者和管理做出重大決策的特點，使辦公室管理成為企業內部管理的一個重要組成部分，也是現代企業管理和綜合服務的功能。由于傳統的管理理念和落后管理模式的限制、辦公室管理工作無法使用資金和政策的優勢開發和創新，甚至影響其他活動的正常運行，所以不斷優化和完善現代企業辦公管理是非常必要的。

【關鍵詞】現代企業;辦公室管理;優化策略

在企業發展和創新上現代辦公室管理工作發揮了重要作用，優化和改善是正確的選擇，符合時代發展趨勢，使潛在的問題在現代企業管理辦公室有一個很好的處理和解決，為辦公室管理工作奠定了良好的基礎。辦公室管理工作對當前時期企業經營和發展的重要地位，提高企業內部管理的質量和水平，我們需要優化和完善現代企業辦公管理工作，為了保證企業的正常運行和各種活動順利，達到企業提高經濟效益和社會效益的目的。對現代企業辦公管理的優化與完善的分析，不僅促進了相關問題的解決，而且為企業辦公室管理的未來發展和創新提供了新的思路。

一、現代企業辦公室管理工作的重要性

企業的發展離不開企業領導者的正確決策，并且市場競爭環境的存在，使得任何一個決策都有可能影響到企業的生存和發展。因此，企業必須要保證決策能夠促進企業的發展，不會給企業帶來嚴重的損傷。而辦公室的管理工作就是為管理層提供重要決策依據的有效途徑，因此，加強現代化企業辦公室管理工作的優化，是保證企業有效運營的前提，更是為企業提供資源信息的重要工作。為此，需要企業加強對辦公室管理工作的重視程度，并從管理思想和管理模式等方面進行創新和優化，從而提高辦公室的管理水平和質量。

二、現代企業辦公室管理工作中存在的問題

（一）缺少先進的管理理念

近年來，現代企業在我國社會經濟迅猛發展的推動下，也得到了快速發展。與之前相比，不管是管理方式還是管理技術，都在不斷優化與完善。但從目前來看，現代企業普遍存在缺少先進管理理念的問題，在開展辦公室管理工作的過程中，辦公室員工依然采用傳統的管理理念，導致辦公室管理工作的質量與效率始終得不到有效提升。

（二）辦公室管理制度不健全

辦公室工作具有工作復雜、責任重大的特點，這就代表著在辦公室工作，就要承受巨大的工作壓力，同時辦公室具有較強的突發性，這就需要工作人員具備較好的應變能力來處理突發事件。針對辦公室的工作特點，需要制定相應的辦公室管理制度，來協助辦公室正常運作。由于我國始終處于快速發展的階段，發展快就代表某些地方無法避免地出現不足，我國企業辦公室的工作狀態多呈現出毫無頭緒、整天瞎忙的狀態，浪費大量人力物力。在這樣的情況下，企業一旦出現加大的突發情況，企業就會亂作一團，僅有的管理制度就會成為擺設，其不能滿足現實需要，有時還成為處理事情的阻礙，導致企業處理緊急事件的效率大大降低。完善企業管理制度是一個長期的過程，但是企業發展又完全離不開管理制度，因此，只有在不斷的實踐中去不斷完善，才能提高現代企業的工作效率。

（三）工作創新力度不足

創新縣激發企業活力的根本，在我國的一些中小型企業中，辦公室的工作人員太過聽從領導的安排，對任務的傳達也僅僅是對領導原話的傳達，只完成領導交代的工作，對其他事情一概不理，或者是處理效果極差，對工作方式不知道進行創新，一味地按照傳統方法進行工作，不但工作變得繁重，工作效果和工作效率也會很不理想，缺乏能動性和預見性。傳統的辦公室管理理念和管理模式已經不能很好地滿足現代企業發展的需要，辦公室工作任務要對未來有一定的預見性，才能保證企業每天都在進步。缺乏對新形勢的分析、新問題的研究，新措施的制定，新經驗的推廣。因此，現代企業辦公室工作要與時俱進，不斷實現方法創新和機制創新。

三、優化與完善現代辦公室管理工作的具體對策

（一）革新辦公室管理理念

許多企業的辦公室管理工作中，部分領導干部會在傳統管理理念的引導下，將壓榨員工勞動力與工作時間作為提高工作效率、減少用工成本的方法與途徑，而這種方式無疑是涸澤而漁的，不僅無法有效提高辦公室工作人員的工作熱情與主動性，還會影響企業辦公室人員之間的凝聚力，增加辦公室人員對于企業的不滿。為此，革新辦公室管理理念，還需要充分意識到現代企業先進的用人理念，努力為辦公室營造和諧融洽的工作氛圍，進一步實現辦公室管理理念的優化。

企業辦公室管理工作的優化與改善，需要對辦公室的管理理念加以創新，改變傳統的管理理念與工作思維，將推動企業發展作為辦公室管理工作開展的重要目標。以往的企業辦公室管理工作，都是由上級領導安排工作，是一種被動的管理工作方法，在新的辦公式管理理念下，企業辦公室管理工作應當提高其主動性，主動開展辦公室管理工作的創新，進行創新實踐能夠推動企業發展的辦公室管理工作，以充分發揮出企業辦公室管理工作的應有效果。

（二）制定完善的管理制度

定崗定責制度是提高辦公室管理工作質量與效率的前提。由于辦公室管理工作是現代企業工作的重中之重，所以，只有將各項工作緊密聯系起來，才能推動整體工作的進展。可見，在開展辦公室管理工作的過程中，現代企業必須認清辦公室管理工作的規律，不斷借鑒現代化管理方法，根據辦公室設置要求，制定頂崗頂責制度，讓辦公室員工根據相關制度開展工作。要想實現各部門的工作目標，并做好連接辦公室內外的紐帶工作，現代企業還必須制定完善的管理制度，為保證辦公室各項工作有章可循提供有效依據，這樣辦公室員工才能各司其職、團結共事，提高辦公室管理工作的質量與效率。

（三）提高統籌協調能力

要不斷提高辦公室的統籌協調能力，利用協調藝術，有效處理各方面的關系，上下溝通、左右協調、內外聯系。對內要確保組織有序，有效協調、步調一致，統一各方面思想;對外加強與相關部門之間的協調，在密切合作的基礎上，形成合力。統籌協調各方面的關系，不僅做好內部組織協調工作，而且還要加強各方面的溝通與聯系，充分調動各個層面的積極主動性。

進一步推動辦公室管理工作創新。創新是做好新形勢下辦公室管理工作的根本途徑，也是辦公室工作面臨的一項重要任務。要不斷適應企業體制機制的變革，積極探索新形勢下辦公室工作的規律，進一步建立健全各項工作制度、崗位規范、考核標準和業績評價辦法，切實做到各項工作有標準，每個崗位有規范，人人有責任，充分調動每一名工作人員的積極性。

（四）堅持以人為本理念，充分利用人力資源

由于現代企業辦公室管理的主體是人，堅持以人為本的理念，貫徹人的責任原則是切實可行的。充分理解現代企業辦公室管理，例如，員工的素質和能力水平，幫助員工建立約束行為意識，提高員工的業務能力和綜合素質，各部門的工作和任務能夠順利完成，使企業能夠凝聚內部凝聚力，這樣現代企業管理辦公室工作發揮積極作用。此外，定期組織員工學習相關知識和技能，聘請專業人員指導企業的辦公管理工作是一項有效的策略，需要引起管理者和研究人員的注意。

（五）創新管理方式

創新管理方式也是優化與完善現代企業辦公室管理工作的具體對策。如今，市場競爭越來越激烈，現代企業要想在激烈的市場競爭中繼續保持競爭優勢，就必須不斷創新管理方式。一方面，現代企業應當緊跟時代潮流，積極借鑒先進的管理經驗，從而轉變自身傳統的管理觀念。另一方面，現代企業還應當根據當今社會的發展需求，不斷創新原有的管理方式，使改革的管理方式能夠切實落實到實際的辦公室管理工作中去。

結語

現代辦公室管理工作中存在一定的問題，要想實現企業辦公室工作水平的進一步提高，以更好地發揮企業辦公室管理工作的效果，就需要革新辦公室管理理念，健全并完善企業辦公室管理制度，創新辦公室管理方式，并且在實際的辦公室管理工作中采取柔性化的管理方式，提高工作團隊的凝聚力，發揮整個工作團隊的力量。