土地整治項目檔案管理工作的完善策略

王淑娟

【摘要】近年來，我國土地整治規劃項目不斷推進，相應的土地整治項目檔案不斷更新，開展土地整治項目檔案管理工作，成為項目優化管理的重要方法與手段，同時也是土地整治項目驗收及最終評價的重要依據。因此，土地整治項目檔案內容涉及范圍較為廣泛，管理起來存在一定的困難，對管理者的專業素質水平提出了較高的要求。在此背景下，實際的土地整治項目檔案管理工作中，存在諸多不完善之處。

【關鍵詞】土地整治項目;檔案管理;項目歸檔

土地整治項目檔案的形成，涵蓋了土地整治項目規劃的全過程，因此所涉及的內容范圍較為廣泛，檔案材料的數量也異常龐大。因此，做好土地整治項目檔案管理工作顯得非常重要，而在實際的土地整治項目檔案管理工作當中，需要堅持檔案信息的可靠性、完整性及穩定規范性原則。

一、土地整治檔案管理的必要性分析

（一）土地整治項目檔案是項目管理工作開展的重要組成。土地整治項目檔案材料的整理，具體是從土地整治項目立項開始，經歷了項目可行性分析、項目整體設計、項目公開招投標的過程，同時也包含了項目具體施工記錄、整個項目的預算審計及竣工驗收等一系列環節。由此所產生的、具備保管價值的文字、設計圖紙、圖表數據及影像資料等多種不同形式的檔案材料。此類檔案材料，都可嚴格依照土地整治項目檔案管理的要求來實施有效管理，需統一化整理和歸檔。其項目的檔案材料能夠真實反映出土地整治項目建設的全部過程。

（二）土地整治項目檔案是項目驗收和評價的依據。結合我國土地整治項目竣工驗收管理辦法可知，土地整治項目竣工驗收的內容具體包含了項目預期完成情況、規劃設計及預算情況、項目工程建設情況、資金使用及預算管理情況、檔案材料管理及工程管理維護等舉措。而從工程竣工驗收的程序來看，主要是業內針對檔案資料進行查看，業外針對工程現場進行查驗。而結合檔案資料的內容可知，驗收工作內容完成與否，土地整治項目檔案發揮出了重要的依據作用。一般項目最終驗收之后，由項目承擔單位進行歸檔處理，以便今后用于評價與審查工作。

二、土地整治項目檔案管理工作的歸檔范圍及要求

（一）土地整治項目檔案管理工作。具體要求在土地整治項目實施當中，相應的項目可行性分析人員、規劃設計人員、項目施工人員及項目監理人員必須切實做好項目文件材料的歸檔管理，管理的過程涵蓋了檔案材料的形成、累積、整理及歸檔保管等，這些都屬于項目管理單位歸檔范圍的檔案材料類型。因此，這就要求相關單位必須堅持保質保量的理念來進行項目材料的移交，同時相關項目單位必須對移交檔案材料技術人員履行好檔案材料的審定與交接流程。從檔案的歸檔時間來看，可采取分段的形式進行歸檔處理。比如工程完工之后收集和整理、項目竣工驗收之后歸檔整理、或者限定一定時間周期內完成檔案歸檔工作。同時，一些與土地整治項目建設相關的活動，記錄項目建設過程的文件以及局部保存價值的載體等都屬于檔案管理的范疇。在類型上劃分為以下幾種：1.初期工作文件，項目的可行性分析、勘探文件、審批文件、設計、預算及項目招投標文件等。2.項目工程監理文件，具體指項目工程施工監理當所形成的項目記錄文件。3.項目施工記錄文件，具體指項目工程在實際施工當中所形成的文件材料類型。4.竣工驗收及檢查文件，具體是指在項目檢查及項目竣工驗收后，所產生的文件材料。5.項目工程的后期管理維護材料，主要指土地整治項目在竣工驗收、交付使用后的管護活動中所產生的文件類型。6.項目后期評價文件，指土地整治項目后期評價階段所形成的文件材料。7.土地整治項目歸檔范圍的參考附件。8.項目紙質文件遞交后生成的電子檔案。

（二）土地整治檔案歸檔范圍及要求。結合我國檔案法規定，及土地整治項目驗收規定可知，我國對于土地整治檔案歸檔質量的要求具體表現為以下方面：1.要求進行歸檔管理的文件必須為項目原文件。2.所要進行歸檔操作的文檔材料，在內容、文件形式及深度上，必須深度符合當前我國及省級相關要求，從項目的立項、可行性分析、設計規劃、預算審計、施工監理等多個方面必須依照相應的技術規范標準來進行。3.所需歸檔的文件內容，要求必須真實、完整、準確和清晰，要符合土地整治項目的實際情況。4.所要歸檔的文件內容要求文字表達清晰，內附圖樣明顯、圖表數據處理整潔、各項手續完備等。5.所要歸檔管理的文件要求能夠實現長期保存的目標，需采用耐久性強，且不容易褪色的材料進行書寫與繪制，這樣才能便于計算機出圖。6.要求應當結合相應的施工圖來進行歸檔處理，通過改繪施工圖的形式來繪制竣工圖。7.所歸檔管理的聲像材料，要求應當注明項目的簡介、時間、地點及參與人物等必要性內容。

三、土地整治項目檔案管理存在的問題

早在2012年，國土資源部就針對土地整治項目檔案管理工作提出了全新的要求，要求當中明確細分了土地整治項目檔案所收集整理的方法、內容、類別及其他相關規范規定等，這對于規范土地整治項目檔案管理工作而言，起到了良好的指導性作用。然而其中依然存在多方面的問題亟待解決，具體表現為以下方面內容：

（一）土地整治項目檔案的管理制度不健全。在土地整治項目檔案管理當中，部分單位并未制定出專門的、規范的土地整治項目檔案管理制度，導致項目檔案的管理較為隨意，主要表現為相關管理人員本身缺乏相應的工作責任感，導致項目檔案管理松散，管理效率低下，影響項目檔案管理使用效果，降低檔案信息服務質量。

（二）土地整治項目檔案歸檔不規范。這種不規范的問題主要表現為土地整治項目檔案的材料收集歸納不全，歸檔整理不夠及時、材料內容缺漏情況明顯，檔案中對于圖片材料的編制不重視，整體欠完整。大多數檔案材料直接采用復印件來替代原件進行存檔處理，從而出現蓋章簽字不全的情況。再加上一些招標、施工及監理單位對資料收集的格式差異明顯，缺乏統一化的內容格式，像一些施工、監理的記錄材料所采用的處理格式就不一致，且具體使用上并未明確突出項目本身的特點，整體內容不夠完整。同時存在較為混亂的情況，比如單位資質過期、工作總結不足、標準不明等等。再加上有的項目檔案出現標明的附件非附件、合同管理不規范、檔案記錄矛盾等一系列的問題。

（三）土地整治檔案管理者本身專業素質水平低。相關單位用人門檻低、人員能力素質低下。單位內部缺乏對職工的組織培訓，導致員工在實際工作當中缺乏專業能力的支持，對土地整治項目檔案管理工作造成明顯的影響。

四、土地整治項目檔案管理工作完善舉措

（一）構建完善的管理制度，實現專人專管。土地整治項目檔案管理工作本身屬于專業、系統及技術性的工作類型，并且此項工作歷經時間較長，所涉及的材料較為繁復，內容非常廣泛，因此很有必要建立相應的專人專管責任制度。這就要求檔案管理人員應當熱愛本職工作，并且真正熟悉和掌握實際項目情況及所藏檔案情況等，能夠在此背景下嫻熟操作相關檢索工作，以查閱所需的材料文件。

（二）各個單位部門各司其職，相互配合。針對土地整治項目資料及管理的各方面工作，要切實各環節歸檔整理。同時對檔案管理人員提出更高要求，要求不但要切實做好本職工作，同時也需明確自身定位，需要同步做好項目承擔、監理、設計、施工及招投標代理等技術人員工作內容，特別是施工單位和建立單位的檔案人員，必須專門負責管好相應的檔案材料，并做好查閱備份工作。

（三）加強項目竣工驗收材料管理質量。具體需要切實做好日常文件材料的歸檔和整理，并結合土地整治項目的實際進展情況來合理安排竣工材料驗收工作，從而保障項目建設與材料歸檔管理的同步進行。在此檔案管理形式下，檔案的真實性、完整性及準確性都將獲得保障。

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