基于大數據時代高校學生檔案管理的研究

曹燕紅

【摘要】高校學生檔案是高校檔案信息的重要組成部分，傳統的紙質檔案管理模式屬于被動的“供給導向”，根本無法滿足用戶隨時隨機的檔案利用服務。大數據時代，檔案利用服務轉變為主動的“需求導向”。文章通過對當代大學生檔案現狀的分析，提出了構建高校學生檔案大數據管理體系，建立數據之間的相互關聯，以求改善學生檔案管理方式、方法，滿足學生檔案利用需求，提高學生檔案的整體服務質量和水平。

【關鍵詞】大數據;高校;學生檔案;檔案管理

隨著信息技術和信息觀念的不斷演變和更新，中國進入了互聯網新時代，“互聯網+檔案”的結合已成為必然趨勢和現實可能。大學生檔案是高校檔案信息的重要組成部分，傳統紙質檔案管理模式不僅查閱程序復雜、工作量大、費時費力，服務效率低;而且由于沒有挖掘出學生檔案資源的核心信息，其數據價值密度小、準確性低，服務效果差，根本無法滿足用戶隨時隨機的檔案利用。

在大數據時代，如何利用大數據分析來構建學生檔案信息資源進行整合、量化、聚類、相關性分析，建立數據之間的相互關聯，將“死檔案”變成“活信息”，為用戶提供個性化服務，這是高校學生檔案工作者面臨的一大挑戰。

一、大學生檔案現狀分析

（一）高校師生檔案管理意識薄弱。目前，高校師生檔案管理意識相對薄弱。大多數老師和學生認為檔案不是那么重要。許多師生對檔案的產生、保存和利用不夠重視。他們認為檔案管理不需要他們自己參與。師生活動原始記錄是檔案管理的重要文件，它具有權威性，一旦不及時保存或損壞，就無法再生和恢復。

（二）學生檔案管理停留在紙質檔案管理層面。對絕大部分高校而言，學生檔案管理仍然停留在紙質檔案管理層面，人工管理依舊占據主導，查閱程序復雜、費時費力，服務效率低，根本無法滿足用戶隨時隨機需求。

（三）紙質檔案中存儲的信息量不足。在傳統的大學生檔案管理中，大學生檔案的記錄只是學生的日常表現，如學習經歷、學業成績、政治表現、獎懲等，隨著社會對復合型人才需求的增加，很難滿足市場需求，僅僅從學生學習成績和政治表現等方面來考察已經難以滿足市場要求。

（四）數據更新慢。傳統的學生檔案資料統計工作主要局限于檔案總數、男女學生比例、各省招生情況的粗略收集，更新周期較長。一般來說，每學年只完成一次，數據形式是單一和靜態的。它只是一個簡單的結構化數據，具有明顯的滯后性和不完整性，不能及時掌握學生檔案的動態信息，不能為學生的個人評價和管理分析提供可靠依據。

（五）學生檔案管理的設施不完善。學生檔案管理的設備較為簡陋，檔案室防火、防盜、防潮保護措施不完善，當檔案存放時間過長時，導致檔案記錄字體的模糊不清、檔案丟失、檔案歸檔錯誤等事故發生。

二、構建完善的學生檔案大數據管理體系

大數據檔案管理系統是支持大數據檔案管理的第一要素。相關系統設計人員必須結合檔案管理的需要和大數據技術的優勢，把握好檔案設計的基本原則，簡化高校學生檔案管理工作流程，降低管理工作的難度，進而提升高校學生檔案管理工作的效率。

（一）大學生檔案設計原則。隨著“以學生為本”理念逐漸成為高校教育工作的根本出發點，對學生收集相關材料建檔，必然要滿足一定原則，才能更好地了解大學生的綜合狀態，才能更好地保證檔案的育人功能，為學生健康成長成才保駕護航。1.客觀性原則。收集的檔案材料要實事求是地反映學生基本情況。在入學之初依據客觀原則，完成對學生家庭情況調查取證。特別是貧困生檔案，因為現在國家對貧困生資助較大，所以在設計貧困生檔案時，要客觀公正地反映學生家庭的經濟困難情況，學生在填報信息時要求學生上傳一些貧困證明材料，材料可以是生源地民政部門出具相關證明，這也為日后使用資助資源和有效開展貧困生思想教育提供依據。2.個性化原則。建立學生檔案要充分體現學生成長背景、個性特征、家鄉風俗習慣等個性差異化特點，遵循個性化原則，建立有利于在學校開展思想政治教育的學生檔案，利于有針對性地開展思想政治教育。3.系統化原則。建立完善的學生檔案是一個系統的過程，需要單位在人力物力上給予支持，有計劃地逐步建立。檔案不僅要反映學生家庭情況（家庭人口數 、家庭收入、父母職業等）、學習生活狀況、心理狀況、人際關系等方面的變化，而且要形成對每個學生的全面、系統的評價，為幫助學生健康成長提供重要參考。4.隱私原則。學生檔案的一部分內容是學生不愿意被別人知道的，涉及個人隱私。正是因為他們相信學校和教師，才允許部分內容列入檔案。建立學生檔案的主要目的是幫助學生健康成長。因此，在學生檔案的建立、管理、使用和畢業后學生檔案的處置等不同階段，都應特別注意隱私性的學生檔案的內容，并應遵循這一原則。

（二）大學生檔案信息的收集應多元化。如今，大數據技術可以應用到更多的領域，檔案管理也不例外，存檔數據化是一種必然的趨勢。它擴大了數據收集的范圍，全面覆蓋了學生的信息，不再局限于傳統的檔案信息、學習卡、成績單、基本信息登記表、獲獎證書等，檔案還可以收集學生的個性、愛好、特長和心理評估報告等，建立學生動態檔案，學生檔案管理人員認真篩選和嚴格審核采集的數據信息，建立多維度的信息采集框架，全面搜集與學生成長和發展密切相關的信息，檔案要保證精細化和精確化。

（三）大學生檔案存儲數據庫系統構建。學生檔案存儲數據庫系統的建設是一項非常專業、工作量大的工作，數據庫系統應考慮學生檔案具有收集范圍大、種類多、保存期不同、流動性強、利用率高等特點。學生檔案存儲數據庫系統主要來源于：高校招生信息;教育行政部門生成的學生身份信息;在校期間學生管理部門生成的學生相關信息。學生檔案管理中的主要信息，如招生部門生成的學生入學信息、教育行政部門及相關院校生成的學生成績信息、學位信息，學生工作生成的學生獎懲信息等在學生檔案管理中發揮著重要作用。對檔案流通的各個環節進行數據采集，建立管理系統和學生信息數據共享平臺，在系統中構建數字檔案柜，能夠根據高校管理人員工作或學生用戶查閱的需要，實現檔案信息資源的校內共享，保證與高校其它數據信息系統的無縫對接。通過開發這一系列的信息，使之能夠快速、高效地進行學生信息的查詢、檢索、統計和分析，實現檔案業務辦理及管理的數字化、自動化、智能化和高效化。我們認為，學生檔案至少要有以下設置：（1）學生個人檔案;（2）思想教育;（3）學生管理;（4）學生身份管理;（5）學生活動;（6）學生就業信息管理;（7）獎罰信息等等。以“就業信息管理模塊”為例：就業信息管理主要包括就業信息登記、就業信息修改、就業信息刪除、就業信息查詢操作。合理設置二級學生檔案是檔案信息化和檔案收集整理的前提和基礎。在檔案信息管理領域，二級分類相當于建立學生檔案管理系統的各種功能模塊。從高校學生檔案、學生日常管理、學生成績、獎勵、就業、工作、生活等方面形成了綜合管理模式。如果系統支持廣域網條件下的系統管理辦公模式，則可以減少檔案管理者手工紙管理，不僅為學校管理提供了直觀的數據參考，而且為學校提高工作效率、開展教學改革和創新提供了科學的參考。

（四）提升檔案管理人員的大數據應用能力。從現實的角度來講，高校學生檔案管理工作人員是高校學生檔案管理工作的第一執行者，其大數據應用能力，在一定程度上直接決定著大數據技術能否在高校學生檔案管理工作當中發揮出應有的作用。只有在高素質高水平且具有較強大數據應用能力的管理人員支持下，才能夠保證大數據技術能夠在高校檔案管理工作當中發揮出應有的作用，進而提升其管理質量以及管理效率。為此，相關的管理人員必須要準確有效地認知到管理人員大數據應用能力的提升對于學生檔案管理水平提升的重要性，并在這種意識的引導下，積極引導每一位管理人員都能夠參與到培訓活動當中，進而保證該種培訓機制能夠發揮出應有的作用。

三、大學生檔案實行信息化管理的意義

（一）有利于促進大學生就業 ，樹立正確的職業選擇和就業觀。學生檔案體現了大學生的綜合能力、人格特征、思想變化、心理素質、成長過程和家庭背景，為學生在就業工作中從個性出發，進行有針對性的個性化指導提供了便利條件，有助于學生在就業工作中更好地發揮作用，樹立正確的職業選擇和就業觀。學生檔案可以潛移默化地發揮學生思想的保護和引導作用，幫助學生正確分析問題，減輕壓力。通過學生檔案大數據平臺，學?？梢杂杏媱澋嘏c學生家長溝通，本著以學生為中心的理念，促進家庭學校合作的形成，幫助學生樹立正確的就業觀，幫助學生完成就業。

（二）有利于了解大學生的心理健康狀況，指導大學生的心理健康問題，使其身心健康發展。大學生是心理健康問題的高危群體。大學生心理疾病已成為高校常見病和多發病。如果一些心理問題不能及時有效地解決，不僅會影響學生的身心健康和正常的學習生活，還會使學生出現行為障礙或人格缺陷。這也會給學校培養高素質人才的工作帶來困難。在新生入學時，對新生進行心理測評，根據測評結果，建立學生心理健康檔案，及時開展危機干預，預防大學生心理障礙。

（三）有利于消除學生對檔案的神秘感。使學生有權了解自己的檔案，消除檔案的神秘感，同時督促學生走好“人生軌跡”，充分發揮管理育人、服務育人”的作用，努力把“死檔案”變為“活信息”，“檔案庫”變為“思想庫”。

（四）為學校管理部門提供便利。為學生管理和用人部門決策提供可靠的信息，有助于學生檔案的快速傳遞、相關目錄的打印、檔案信息檢索和檔案查詢，提高學生檔案管理的信息化程度和工作效率。

四、結語

綜上所述，大數據時代的資源為高校學生檔案管理的發展提供了廣闊的空間，高校學生檔案資源體系信息化，符合時代的內在要求，通過對學生檔案數據進一步挖掘，提高學生檔案利用效率 、增強檔案服務效益，為高校發展提供驅動力。

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