關(guān)于構(gòu)建檔案安全保障管理機制的思考

王玲

摘 要：檔案管理是各級單位、各個行政事業(yè)單位最為核心的管理工作之一，其主要目的是確保檔案的完整性，便于后續(xù)的查閱與檢查。但通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，如今此項工作并未受到廣泛的重視，實施過程中仍舊存在種種問題，因此應(yīng)當(dāng)構(gòu)建安全保障機制。本文簡要分析了構(gòu)建檔案安全保障管理機制的原則，重點探究了相應(yīng)的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案 安全保障 原則 策略

檔案在整個社會經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著不可小覷的作用，新形勢下必須要重視檔案管理工作，從多個角度出發(fā)全面提高檔案安全與完整性，充分凸顯出其實際價值。現(xiàn)如今，如何構(gòu)建并完善檔案安全保障管理機制，已經(jīng)受到各個方面的高度重視。以下則是筆者就此的分析與論述。

一、構(gòu)建檔案安全保障管理機制的原則

從本質(zhì)上分析，檔案管理工作具有復(fù)雜性這一明顯特點，這是因為檔案管理涉及的內(nèi)容極其繁多，若是欠缺相應(yīng)的管理機制，那么必然會頻發(fā)種種問題，對檔案的準(zhǔn)確性以及穩(wěn)定性造成負面影響。因此，必須要加強重視管理機制的構(gòu)建，在此過程中遵循以下幾項原則：

（一）長遠性原則

鑒于檔案管理工作有了一定的特殊性，在構(gòu)建管理機制的過程中，應(yīng)當(dāng)堅持長遠性原則。具體是指，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)從多個角度出發(fā)展開綜合考慮，與多方進行交流與探討，提升管理機制的針對性以及適宜性，確保其能夠在管理工作中長久運行，并切實發(fā)揮效用。若是未能重視長遠性，勢必會引發(fā)資源浪費、效率極低等問題。

（二）全面性原則

隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，檔案管理工作系統(tǒng)性特征尤為突出，這一特征要求相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)認真完成各項細節(jié)性工作，保障檔案的有效使用。信息化時代背景下，電子檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案，檔案資源被存儲在數(shù)據(jù)庫中，若是需要查看登錄賬號即可。此時則容易發(fā)生檔案資源泄露、竊取等問題，為了從根源上消除這些安全隱患，必須遵循全面性原則，即從硬軟件建設(shè)、制度約束等多個方面出發(fā)，不斷完善管理機制，保障檔案管理的安全與穩(wěn)定。

（三）效率性原則

在滿足全面性原則的過程中，還應(yīng)當(dāng)充分把握新時代信息傳播的特點，注重效率性原則。有關(guān)單位需側(cè)重于培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使他們可應(yīng)用專業(yè)知識提高工作效率，同時結(jié)合實際情況完善管理機制，防止出現(xiàn)失誤現(xiàn)象。在管理機制的作用下，使得相關(guān)人員可在短時內(nèi)完成工作任務(wù)，同時確保查閱檔案資料的效率，保障檔案管理工作順利開展。

二、新形勢下構(gòu)建檔案安全保障管理機制的策略

（一）強化風(fēng)險評估機制的針對性

風(fēng)險存在于整個工作過程中，要想確保檔案安全，則必須采取有效措施規(guī)避風(fēng)險。首先，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作實際，從不同的角度出發(fā)分析各個工作環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險，突出重大矛盾，預(yù)先制定與之相應(yīng)的手段;其次，因不同環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險有著一定的差異性，應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)狀，提高風(fēng)險規(guī)避方式的科學(xué)性以及合理性，在此基礎(chǔ)上提高風(fēng)險管控能力;再次，檔案也有著層級之分，因此需要根據(jù)實際需求確保檔案分級的標(biāo)準(zhǔn)性，針對性地完善風(fēng)險評估機制。應(yīng)當(dāng)注意的是，在設(shè)定風(fēng)險評估機制的過程中，需要保持嚴謹?shù)膽B(tài)度，加強整個機制的針對性，使其落實到各項工作，并獲得良好的成效。

（二）不斷優(yōu)化安全管理機制體系

要想促使檔案管理工作的順利開展，應(yīng)側(cè)重于優(yōu)化安全管理機制體系。第一，相關(guān)人員可借鑒先進單位檔案管理實踐案例，從中汲取經(jīng)驗，通過對比的方式發(fā)現(xiàn)問題，堅持實事求是的原則，健全制度體系。第二，在工作過程中，全面把握各個細節(jié)，做好記錄、整理、統(tǒng)計工作，基于此確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確與完整。第三，建立定期檢查制度，對所有檔案展開統(tǒng)一性核查，與記錄表對應(yīng)起來。同時，因檢查工作量較大，故可充分借助信息技術(shù)，大大提高工作效率。第四，做好查閱者個人信息登記工作，嚴格約束查閱權(quán)限以及期限，若是發(fā)現(xiàn)不及時歸還或者隨意篡改的問題，則及時上報，加以處理。

（三）建立并完善全面的應(yīng)急機制

突發(fā)事件在檔案管理工作中也會發(fā)生，故也要結(jié)合實際情況建立應(yīng)急機制，確保突發(fā)事件能夠在短短的時間內(nèi)得到科學(xué)、有效的處理。有關(guān)單位應(yīng)側(cè)重于強化檔案管理人員的防范意識以及應(yīng)急能力，加大應(yīng)急措施的宣傳力度。同時，還可根據(jù)單位實際組織應(yīng)急事件處理隊伍，事先預(yù)測，加強監(jiān)督管理。若是遇到突發(fā)事件，則需要保持鎮(zhèn)定，盡可能將時間造成的負面影響降到最低。除此以外，優(yōu)質(zhì)人才是提升檔案管理工作質(zhì)量的中堅力量，有關(guān)單位必須重視優(yōu)質(zhì)人才的培養(yǎng)，提高人員管理機制的綜合性。新形勢下，以信息素養(yǎng)與專業(yè)能力為核心，科學(xué)設(shè)置培訓(xùn)內(nèi)容，加大培訓(xùn)的針對性以及實際性。建立監(jiān)督考核機制，從多個角度出發(fā)，確保檔案管理工作順利開展，從根本上保障檔案的完整性與安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，新形勢下檔案管理工作在整個管理體系中的地位愈加突出。因此，現(xiàn)階段檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分把握相應(yīng)原則，并從強化風(fēng)險評估機制的針對性、不斷優(yōu)化安全管理機制體系、建立并完善全面的應(yīng)急機制等多個方面做起，完善檔案安全保障管理機制，有效發(fā)揮檔案資源的實際價值，從而進一步推動社會和諧發(fā)展。

參考文獻

[1]劉澤珊.檔案安全保障管理機制的構(gòu)建[J].城建檔案，2018，（3）：44—45.

[2]聶云霞，張加欣，甘敏.信息生態(tài)視域下數(shù)字檔案用戶信息安全保障系統(tǒng)構(gòu)建研究[J].檔案學(xué)研究，2017，（01）：66—72.