推進社會保障檔案管理信息化建設探究

郭祥軍

【摘要】建設社會保障體系是構建和諧社會的重要內容之一，目前社會保障事業(yè)正走向法制化、規(guī)范化與社會化的道路，作為社會保障工作重要部分的檔案管理也必須進行改革和創(chuàng)新，而推進其信息化建設不僅是時代發(fā)展需要，更是提高檔案管理效率與服務質量的必要途徑，通過探究推進社會保障檔案管理信息化建設的重要性與策略，助力信息化水平的提升。

【關鍵詞】社會保障檔案;檔案管理;信息化;推進策略

社會保障檔案是形成于社會保障工作中帶有專業(yè)性、高技術性、保密性和連續(xù)性等信息資源的人事檔案，是社會保障的客觀依據(jù)，它關乎民生，價值寶貴，作用廣泛，做好相應的管理工作是必然要求。但最近幾年社會保障檔案管理信息化建設中存在信息采集不準確、程序不規(guī)范的問題，信息化管理手段也不完善，信息資源利用服務效果不理想，急需采取有效策略推進信息化建設。

一、推進社會保障檔案管理信息化建設的重要性

社會保障體系絕非由單一元素構成，它涵蓋豐富的內容，主要有社會保險、社會救助、社會福利以及社會優(yōu)撫安置等，其形成以立法為基礎，本質就是二次分配國民收入。不同社會群體在參加社會保障時會向有關部門提交大量信息，有紙質版也有電子版，由此形成大量檔案文件，并且隨著參保人數(shù)越來越多，檔案資料逐漸形成龐大的體系，在這樣的狀況下將信息技術融入檔案管理工作，能顯著提高工作效率，促使社會保障檔案管理更清晰、服務更規(guī)范，同時帶動檔案人員提高自身業(yè)務能力與素質。因此，推進社會保障檔案管理信息化建設至關重要且迫在眉睫。

二、推進社會保障檔案管理信息化建設的策略

（一）實現(xiàn)檔案信息采集準確及程序規(guī)范。推進社會保障檔案管理信息化建設，最先考慮的應是建設功能齊備的信息平臺，準確采集信息，規(guī)范信息程序。針對準確化的信息采集，采集社會保障信息的真實性、完整性與準確性是社會保障機構進行支付救助補償?shù)膽{據(jù)信息，因而對平臺信息的項目設置與準確采集提出極高的要求。如社會保障檔案數(shù)字化信息的采集認證、設置修改權限、設置紙質與圖片資料信息化存儲、設置補充項目等都必須確保準確無誤。針對規(guī)范化的信息程序，由于社會保障業(yè)務經(jīng)辦單位的側重點不同，要求設置的各個階段業(yè)務平臺專項明確、密切相關，基于相關法規(guī)與政策整合檔案信息，方便工作人員進行核查，方便參保人員及時了解自身權益。如參保人員在確定受工傷之后，信息系統(tǒng)平臺就會結合法律法規(guī)，根據(jù)其傷情診斷，智能呈現(xiàn)停工留薪期限，預防單位和人員不了解法規(guī)政策而引發(fā)不必要的糾紛。

（二）完善社會保障檔案信息化管理手段。隨著網(wǎng)絡信息技術的高速發(fā)展，完善信息化管理手段，統(tǒng)一建設社會保障檔案信息網(wǎng)絡，這是推進檔案管理信息化建設的當務之急。第一，通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)全部社會保障繳費的網(wǎng)絡征收與保障費用的網(wǎng)絡支付，基于社會保障檔案信息網(wǎng)掌握社會保障工作狀態(tài)，做到無紙化辦公，用戶通過檔案信息中心網(wǎng)站輸入個人社保號，就能查詢繳費情況，同時通過網(wǎng)絡和公安戶籍檔案系統(tǒng)、銀行信用檔案系統(tǒng)等實現(xiàn)信息交互，擴大共享社會保障檔案信息資源的范圍。第二，在建立電子社會保障檔案之后，應完善其補充性、持續(xù)性。社會保障檔案和人事息息相關，會因人員的流動而改變，因而在檔案管理中要隨時保持檔案管理單位和檔案所有者單位的一致性，充分發(fā)揮檔案的作用。這就必須建立社會保障與企事業(yè)單位的檔案流動接口，確保檔案信息快速交換和共享，用最少的人力物力完成傳遞過程，預防重復，縮減冗余步驟，讓社會保障檔案管理信息化建設充滿活力。第三，保證社會保障檔案數(shù)據(jù)的安全性。國家為把社會保障事業(yè)做好而建立金保工程，通過先進網(wǎng)絡信息技術，依托中央、省、市三級網(wǎng)絡，覆蓋縣、鄉(xiāng)等基層機構，支持社會保障的業(yè)務經(jīng)辦、公共服務、基金監(jiān)管、宏觀決策等核心應用，達到社會保障電子政務工程全覆蓋。與此同時，發(fā)揮計算機與網(wǎng)絡運算速度快、數(shù)據(jù)安全的優(yōu)勢，推進社會保障檔案數(shù)字化管理，保證數(shù)據(jù)安全可靠運行。

（三）進一步強化檔案信息資源利用服務。社會保障檔案管理信息化建設的最終目的在于為民服務，提供利用，使社會保障工作的開展獲得檔案信息資源提供的科學決策依據(jù)，滿足人民的實際需求，解決他們關心的問題。所以社會保障檔案人員應采取多種策略順利開展檔案信息資源利用工作，進一步強化服務實踐。一方面，明確社會保障檔案信息資源利用和保密范圍，規(guī)定利用權限，相關檔案不得借出，如果有特殊需求應經(jīng)過單位負責人的批準，提供查閱服務或者是復制服務，辦理登記手續(xù)。作為檔案人員應配合單位落實政府信息公開，確保社會保障檔案利用安全、有效、合理。另一方面，充分挖掘社會保障檔案信息資源，深度開發(fā)，提供開放式檔案信息咨詢服務，為利用者提供文件或檔案的查閱服務;合理建立有償服務機制，在保證社會效益和政策、條件許可的前提下創(chuàng)造經(jīng)濟效益，發(fā)揮檔案信息資源的最大價值。除此以外，掌握利用社會保障檔案信息資源的效果，按照記錄、實際利用情況對利用服務實踐做出適當?shù)恼{整與完善，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，滿足社會保障檔案管理信息化建設需要。

三、結語

推進社會保障檔案管理信息化建設是檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢，檔案工作者必須提高對社會保障檔案管理信息化建設的重視度，實現(xiàn)檔案信息采集準確及程序規(guī)范，致力于完善檔案信息化管理手段，并進一步強化檔案信息資源利用服務，構建先進的社會保障檔案管理信息化模式，為加快檔案管理信息化建設進程提供強有力的保障。

【參考文獻】

[1]吳新華.社會保障檔案管理工作之我見[J].蘭臺內外，2016（04）：57.

[2]郭明.社會保障檔案管理信息化建設分析[J].大眾投資指南，2018（10）：155.