供給側結構性改革視角下醫院檔案信息開發利用

馬麗禎

【摘要】本文從供給側結構性改革的內涵和實踐要求入手，對三六三醫院檔案信息開發利用的供需側進行分析，探討開發利用中存在的問題，從“重管理”“穩增長”“補短板”“強服務”四個方面，淺析供給側結構性改革視角下的醫院檔案信息開發利用策略。

【關鍵詞】供給側結構性改革;醫院檔案;開發利用

一、供給側結構性改革的科學內涵和實踐要求

習近平總書記在2015年11月10日召開的中共中央財經領導小組第十一次會議上首次提出了供給側結構性改革，講話中稱在適度地擴大國內總需求的同時，注重加強供給側結構性改革，注重提高供給體系質量以及效率，不斷增強經濟持續增長的動力。在中央財經領導小組第十二次會議上，習近平總書記在講話中再次強調這一改革的重要性，提出供給側結構性改革需要五個“搞清楚”?！耙闱宄F狀是什么，深入調查研究”“搞清楚方向和目的是什么，把握好手段，防止就事論事甚至本末倒置”“搞清楚到底要干什么，確定的任務要具體化、可操作”“搞清楚誰來干，做到可督促、可檢查、能問責”和“搞清楚怎么辦，用什么政策措施來辦”。

醫院檔案作為信息資源的供給側，面對信息資源數量的劇增，傳統檔案管理模式的落后以及網絡環境下用戶需求的不斷變化，深入學習和領會五個“搞清楚”，著重思考和探索通過改革服務理念、更新服務資源、完善服務技術與服務手段等，在用戶未表現出明確需求時就通過供給側主動創新，為他們創造需求并給予滿足，對于新形勢下理清醫院檔案信息開發利用的發展思路，制定好信息資源體系化建設與服務的總體發展戰略具有重要的指導意義。

二、三六三醫院檔案開發利用的供需側分析

目前，三六三醫院內部產生的檔案種類有文書檔案、財會檔案、基建檔案、設備檔案、人事檔案和病歷檔案。其中，人事檔案存放于醫院綜合檔案室，由醫院人力資源部自行保管和利用，病歷檔案由病案室集中保管和提供利用，其他檔案均由醫院綜合檔案室集中保管和提供利用，本文主要探討由醫院綜合檔案室集中保管和提供利用的這部分檔案。從供給側來看，本文探討的這部分檔案均由醫院綜合檔案室供給。近年來，隨著醫院三甲等級創建，醫療水平和醫療服務穩步提升，醫院臨床醫療和行政后勤的工作量大幅增加，隨之產生的檔案供給量也不斷增加。

從需求側來看，醫院檔案的需求主要來自單位內部工作需要。其中，文書檔案主要是為醫院管理層總結工作經驗、解決遺留的歷史問題、制定遠期規劃、迎接上級部門工作檢查、醫療糾紛處理以及各類創建活動等提供大量原始的、必要的信息數據支持。財會檔案主要是為銀行賬目核查、銀行信貸及審計等各項工作提供原始憑證，避免給醫院造成不必要的財產損失。基建檔案主要是為醫院各類建筑設施的裝修改造或安裝消防設施等提供必要的指導，從而便捷、快速地推動各項施工進展。設備檔案主要是為醫院在醫療設備購買、產品售后維修以及產品質量問題與糾紛方面提供技術支持和資料支撐，確保醫療設備交易及售后維修的順利進行，防止出現不必要的糾紛。

三、醫院檔案開發利用存在的問題分析

供給側結構性改革的重點是解放和發展社會生產力，用改革的辦法推進結構調整，減少無效和低端供給，提高有效和中高端供給，增強供給結構對需求變化的適應性和靈活性，提高全要素生產率。多年來，醫院檔案工作部門在工作實踐中產出了一定數量的檔案開發利用供給，但與醫院的實際工作需要仍存在矛盾，與新時期國家對醫院檔案工作的要求還有一定的差距。

當前醫院檔案開發利用供給側存在的突出矛盾表現在：一是借閱查詢不足，主要方式是實體查詢，且大量的借閱查詢集中在上級檢查工作和單位財務審計等活動中，日常用于工作研究的借閱查詢較少。借閱查詢率低，醫院檔案的價值就難以充分發揮。二是傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益凸顯，比如：檢索手段單一，查全率不高，紙質空間占用大等，雖然檔案一般都分類存放，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。三是醫學科研發展對檔案信息資源的需求量逐年加大，但有效供應量不能滿足需求。隨著醫院三甲創建的成功，對醫學科學研究的需求加大，庫存資源遠遠無法滿足需要。四是檔案信息化工作發展滯后。大數據時代的管理工作呈現文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化、文件管理動態化的鮮明特征，而目前醫院檔案數字化工作的發展進程，與用戶獲取知識方式的轉變不相適應，遠遠不能滿足用戶多層次的信息需求。五是醫院檔案的開發還處在低端供給狀態，檔案開發深度、廣度不夠。從目前的編研成果來看，檔案的開發利用主要用于院史、大事記的編修，以及為迎接上級部門工作檢查和各類創建活動編撰工作制度、職責、應急預案和匯報材料等方面。選題基本千篇一律，載體形式比較單一，供給結構對需求變化的適應性和靈活性不足，無法滿足用戶較高層次需求，難以體現檔案工作對醫院發展建設的重要意義。

四、醫院檔案信息開發利用策略

供給側結構性改革強調增長本源創新和制度供給，通過改革使供給端發力解決增長困境，實現供給側各要素的優化配置?！肮┙o側”是切入點，“結構性”是方式，“改革”是核心命題，主攻方向是提高供給質量，最終目的是滿足需求。在供給側結構性改革視角下，醫院檔案信息的開發利用要從供給側入手，完善制度設計、創新思路方法、改造傳統模式、提升服務水平。

（一）重管理。完善制度頂層設計，激發檔案開發利用活力。醫院檔案信息資源的開發利用需要領導重視，推動頂層設計，從制度層面建立檔案開發利用的量化考核激勵機制和成果運用反饋機制，推動各職能部門的積極支持和參與，激發全員參與檔案開發利用的積極性和創造性。

（二）穩增長。加強檔案歸檔率和編研產出率，保證利用率。長期以來，醫院檔案工作最突出的問題就是各部門歸檔意識不強，造成檔案信息資源不足，這也是制約醫院檔案信息開發利用的原因之一。因此，在供給側結構性改革視角下，一是嚴格執行檔案管理制度并以之約束檔案形成部門，保證其按照文件材料歸檔范圍，主動及時地將文件材料移交檔案部門。二是擴大檔案的收集范圍。檔案部門一方面要積極參與醫院重大活動和臨床科研教學活動，及時掌握醫院動態和學科發展方向，加強內部信息的收集儲備;另一方面注重從多種渠道收集同行、競爭對手的有關信息，及時掌握行業最新動態，擴充室存知識儲備。三是通過檔案編研制成檔案信息半成品，快速、高效地為用戶提供多層次的檔案信息，縮短用戶收集信息的時間，提高工作效率，推進醫院各項工作的發展，是提供檔案信息為醫院各項事業服務的重要方式，也是開發檔案信息資源的主要手段。

（三）補短板。依托信息技術激活資源。醫院現有的檔案信息擁有縱向的連續的知識譜系資源，當前的問題是閑置率高，借閱人數少，癥結在于這些知識譜系資源獲取渠道單一，除外來公開文件可通過OA平臺查詢外，其余檔案信息只能憑人工檢索逐個查詢紙質檔案，用戶實現譜系知識的連續性需要花費自身及檔案管理人員大量的時間和精力。解決問題的根本途徑在于依托信息技術，加快醫院檔案管理手段的發展升級，盡快實現室存檔案的數字化，建立完善的檢索體系，編制系統、實用、多角度、多功能的檢索工具，縮短檔案檢索時間，提高檔案的查全率、查準率，推動檔案信息資源真正與時代發展的需求相適應，與檔案數字化的發展趨勢和用戶獲取知識方式的轉變相適應，沖破檔案利用的種種局限，發揮檔案信息的增值作用，從而滿足用戶需求。

（四）強服務。創新檔案服務，創造開發利用需求。檔案工作的價值是通過服務體現的，而服務取決于用戶的需求。為了全面開發檔案信息資源，檔案部門應運用各種服務方式，變被動服務為主動服務，最大限度地滿足用戶需求。

檔案服務專業化。一方面通過提供個性化的檔案信息服務來實現。個性化的檔案信息服務是指檔案部門根據用戶提出的明確要求提供檔案信息服務，或是通過認真分析用戶使用信息的習慣，來發現其潛在需求，并主動地向他們提供可能需要的檔案信息服務。另一方面，進行有較強針對性和實用價值的檔案編研活動，利用時效性、特色性、專業性、實用性較強的檔案編研成果，最大限度地滿足用戶需求。

檔案服務及時化。檔案作為重要的信息資源，如果長時間被束之高閣，得不到利用，很大一部分檔案信息將失去利用價值，這無疑是對信息資源的浪費。利用檔案數據管理平臺，實現工作文件的及時歸檔，并快速對其進行組織和分類，然后按照相關工作環節和相關工作崗位的需求，采取推送方式、訂閱方式等，將檔案信息及時地送到相關部門和人員手中。

檔案服務主動化。在傳統的醫院檔案管理工作中，檔案人員從事的主要是實物管理，檔案信息服務方式是以室藏為中心，以用戶到檔案室查詢為主要方式，是被動的服務，服務方式單一，受時間和空間的限制較大，而網絡環境下的信息利用，提供了以用戶為中心的、主動的、形式多樣的服務。盡管目前的醫院檔案服務工作正積極地嘗試改善服務方式，但從根本上還沒有擺脫被動服務的觀念。供給側結構性改革的視角下，要做到觀念先行，檔案服務變被動為主動，以用戶需求為導向，做好檔案信息資源的整合與利用，增強對需求變化的適應性和靈活性。

五、結語

未來醫院檔案的發展方向，應以滿足醫院廣大干部職工信息資源需求為目標，在供給側結構性改革理念的指導下，通過“重管理”“穩增長”“補短板”“強服務”，讓醫院檔案信息資源成為規范醫院管理、加快醫院改革、推動醫學事業發展的助推器。

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