試論醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應用

劉智 哈斯格日樂

摘 要：隨著科學技術(shù)水平的不斷提升，醫(yī)院現(xiàn)代化建設得到了推進。醫(yī)院在引用先進醫(yī)療設備的基礎上對于計算機的使用也得到了普及。這在一定程度上推進了醫(yī)院對電子檔案系統(tǒng)的應用。本文主要對傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中存在的不足進行分析，通過對比研究電子檔案系統(tǒng)的應用優(yōu)勢，進行深入討論電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用，致力于通過電子檔案系統(tǒng)的普及與推廣實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的推進，在提升醫(yī)院檔案管理水平的同時促進醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 電子檔案

在醫(yī)院運營的過程中包含著眾多的檔案管理內(nèi)容，無論是醫(yī)院內(nèi)部人員構(gòu)成信息，還是前來就診的病患信息，都是要醫(yī)院相關部門做好登記保管。而且前來就診的患者又有急診住院之分，各個科室以及患病情況也各不相同。這就給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。在科學技術(shù)水平不斷提升，電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的帶動下，電子檔案系統(tǒng)得到了廣泛應用，給醫(yī)院檔案管理工作提供了便利，如何推動電子檔案系統(tǒng)的合理應用以及進一步推廣成為重要內(nèi)容。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中存在的不足

傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理過程中，部分管理人員沒有意識到醫(yī)院珍貴檔案保留的重要意義，不具備較強的法律意識，容易在實際工作過程中忽視檔案管理，導致重要信息缺失或破損。與此同時，受到醫(yī)院檔案管理制度不夠健全的影響，院里各個部門對于相關信息利用效率非常低，不能實現(xiàn)良好的信息共享，在很大程度上增加了工作量，浪費了人力資源。除此之外，隨著社會的進步人們對于病歷檔案的管理有了更高的要求，病歷檔案需要包括科研、病理、膠片等多種信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版病歷已經(jīng)不能滿足要求[1]。這阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的有序開展，檔案管理方式有待改善。

二、電子檔案系統(tǒng)的應用優(yōu)勢

（一）能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案的高效保存

電子檔案系統(tǒng)的主要優(yōu)勢就是可以將原有的紙質(zhì)版檔案進行創(chuàng)新，可以替代原有的磁帶、CD等存儲方式。在電子檔案系統(tǒng)的作用下，醫(yī)院內(nèi)部的所有檔案都可以存入到計算機，并且能夠通過建立數(shù)據(jù)庫的方式將各個部門的信息進行分類，有效的解決了存儲空間不足的問題，還能在很大程度上提升檔案管理人員的辦公效率，這對于醫(yī)院人力資源節(jié)約具有積極作用，能提升醫(yī)院整體運營的規(guī)范性[2]。除此之外，電子檔案系統(tǒng)有一定的保密性，不僅能夠存儲檔案，還能對檔案文件進行加密，能夠有效提升醫(yī)院檔案的安全性能，對維護醫(yī)院正常秩序、推動醫(yī)院穩(wěn)定運營具有積極作用。

（二）有利于資料的共享

在醫(yī)院實際工作開展過程中，信息的共享是必要的。然而傳統(tǒng)模式的醫(yī)院檔案管理不能實現(xiàn)共享的高效性，還會因為檔案管理的失誤造成檔案信息無從查證，給醫(yī)院的穩(wěn)定運營帶來了消極影響。而利用電子檔案系統(tǒng)就能解決信息共享不及時、效率低等問題。在相關檔案信息得到有效整合的基礎上，檔案的共享成為可能。相關人員可以通過計算機直接進行信息查找，既能提升信息查詢效率，又能避免信息傳播過程中出現(xiàn)信息錯誤、疏漏等問題。在電子檔案系統(tǒng)的作用下，各部門工作效率都會大大提升，這對維護醫(yī)院日常工作順利進行以及推動醫(yī)院持續(xù)進步具有深遠意義。

三、醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的具體應用

（一）電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院人事信息管理中的應用

電子檔案系統(tǒng)可以應用于醫(yī)院人事檔案管理工作中，人事部工作人員利用計算機技術(shù)為院內(nèi)的每一名員工建立一個ID，為人事檔案的規(guī)范性建立創(chuàng)造有利條件。進而通過數(shù)據(jù)整合完善電子檔案管理體系。在應用電子檔案系統(tǒng)的情況下，人事檔案的改動便利很多，改善了傳統(tǒng)人事檔案紙質(zhì)版改動的問題。特別是對于醫(yī)院而言，醫(yī)生的執(zhí)業(yè)證變更情況較多，電子檔案系統(tǒng)的應該能夠?qū)θ耸滦畔⒐芾韯?chuàng)造便利。

（二）電子檔案系統(tǒng)在患者數(shù)據(jù)信息管理中的應用

病歷檔案對于醫(yī)院而言至關重要，是記錄病人病情發(fā)展情況和醫(yī)院用藥情況的重要組成部分。目前，病歷的保管時長逐漸增加，給病歷檔案管理工作帶來了阻礙，傳統(tǒng)的病歷檔案管理既耗費人力，又會占用空間，而且在后期查找過程中不夠便利。對此，醫(yī)院應該加強對電子檔案系統(tǒng)的應用，利用電子檔案系統(tǒng)大容量、便捷查詢的特點對病歷信息進行管理。以此提升醫(yī)院病歷管理效果，推進醫(yī)院穩(wěn)定運營。除此之外，對于醫(yī)院內(nèi)部的手術(shù)視頻存儲以及監(jiān)控資源的保留而言，電子檔案系統(tǒng)也能發(fā)揮高效作用，可以切實優(yōu)化醫(yī)院檔案管理體系，對于醫(yī)院的發(fā)展有推動作用。

總而言之，檔案管理工作對于醫(yī)院而言至關重要，直接影響著醫(yī)院的正常運營。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，管理方式主要通過手寫、保留照片等進行，對于檔案信息存放的持久性有不利影響。在電子檔案系統(tǒng)得到推廣的現(xiàn)在，應用電子檔案系統(tǒng)進行醫(yī)院檔案的管理成為提升管理效率，保證檔案信息持久保留的重要方式。醫(yī)院可以將內(nèi)部影像信息、病人入院記錄和病歷以及醫(yī)院人事檔案等存入電子檔案管理系統(tǒng)中，充分發(fā)揮電子檔案系統(tǒng)的積極作用。

參考文獻：

[1] 胡正航.電子簽名應用在醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)的探索與實踐[J].電子世界，2019（05）：67-68.

[2] 鄭力嘉.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用研究[J].現(xiàn)代信息科技，2019，3（04）：192-193+196.