淺談精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

馬迎秋

【摘要】隨著我國醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)型的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院檔案管理的需求，因此本文主要對目前醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并且根據(jù)其中存在的問題分析醫(yī)院檔案管理模式的改進(jìn)方案，探究精細(xì)化的檔案管理方式在實(shí)際管理過程中的應(yīng)用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】精細(xì)化管理;醫(yī)院;檔案管理;應(yīng)用分析

醫(yī)院檔案管理指的是對醫(yī)療人員的工作記錄進(jìn)行分析，是醫(yī)院開展管理工作的重要依據(jù)。對于醫(yī)院的檔案管理而言，如果沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸桨笗?yán)重影響醫(yī)務(wù)人員的工作質(zhì)量，并且還會在一定程度上降低醫(yī)療機(jī)構(gòu)的服務(wù)效率，因此需要提高醫(yī)院檔案管理的效率，改善檔案管理的質(zhì)量。精細(xì)化的檔案管理模式屬于一種比較先進(jìn)的管理理念，是我國醫(yī)療技術(shù)發(fā)展的前提下提出的一種新型檔案管理理念，精細(xì)化檔案管理模式的成功應(yīng)用，不僅可以提高醫(yī)院的工作效率，還可以從整體上提高醫(yī)院的管理水平，進(jìn)而提高醫(yī)院的整體工作質(zhì)量。

一、目前醫(yī)院檔案管理當(dāng)中存在的問題

（一）檔案管理體制的問題。對于大多數(shù)醫(yī)院而言，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理已經(jīng)無法滿足其需求，在傳統(tǒng)的檔案管理體制當(dāng)中，管理過程比較隨意，甚至還容易造成檔案的丟失，給醫(yī)務(wù)人員的工作帶來了極大的不便，同時(shí)也使醫(yī)院的服務(wù)水平有所降低。比如在對患者進(jìn)行會診的過程中，需要對患者的病歷資料進(jìn)行調(diào)取，在傳統(tǒng)的管理體制當(dāng)中，查詢具體患者的資料程序十分復(fù)雜，無法及時(shí)找到所需要的病歷資料，影響服務(wù)效率，另外還會出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象，降低了整體的服務(wù)效率。

（二）檔案管理模式的問題。目前大部分醫(yī)院在檔案管理方面沒有形成一套系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理模式，在檔案管理中管理方法不規(guī)范、管理效率低下、檔案放置雜亂無章等，另外再加上部分醫(yī)院的檔案管理人員缺乏責(zé)任心，在檔案管理過程中忽視檔案的重要性，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院管理水平的提高。比如在檔案的存放過程中，存放過于隨意，僅僅進(jìn)行普通的登記，并沒有詳細(xì)的整理，在檔案調(diào)取之后沒有及時(shí)將檔案歸位，甚至有很多患者的檔案在調(diào)取之后并沒有歸還，同時(shí)檔案管理部門也沒有進(jìn)行查詢與整理，造成大量檔案遺失現(xiàn)象。

二、精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用

（一）檔案管理流程精細(xì)化應(yīng)用。在醫(yī)院的檔案管理當(dāng)中，管理人員工作中必須嚴(yán)格按照規(guī)范的流程進(jìn)行管理，將原本復(fù)雜的管理流程精細(xì)化，既可以讓檔案管理工作變得簡單，同時(shí)還可以使得管理質(zhì)量得到改善。對于傳統(tǒng)檔案的管理流程而言，首先需要將檔案進(jìn)行管理分類，其次需要將檔案錄入目錄，然后再進(jìn)行檢索本的制作，最后將制作完成的檔案入庫保存，按照檔案的分類上架。雖然這種管理流程比較完整，但是在長期的運(yùn)用下，由于各種因素的影響，容易造成檔案的流失。因此需要采用精細(xì)化的檔案管理，首先，對所有的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編碼，如果有新增的檔案則需要統(tǒng)計(jì)整理，最后匯總到編碼當(dāng)中。其次，需要制作出檔案整理的規(guī)范流程，讓檔案管理人員按照流程對檔案進(jìn)行管理，另外在檔案的調(diào)取時(shí)，必須要求調(diào)取者在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行檔案的歸檔，在歸檔的過程中也需要按照編碼與分類進(jìn)行整理，另外每次調(diào)取檔案都需要調(diào)取人以及受理檔案管理人員登記簽名。并且參考《檔案保管制度》等相關(guān)規(guī)章制度開展管理工作。

（二）檔案管理電子化的應(yīng)用。電子化的檔案管理模式是現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢，主要指的是發(fā)展現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)檔案管理模式，采用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，將完整的電子檔案輸入后，還具有備份與查詢功能，在管理系統(tǒng)當(dāng)中對檔案進(jìn)行預(yù)先分類，依靠醫(yī)院的數(shù)據(jù)資料庫作為載體，將完整的檔案資料進(jìn)行保存，與醫(yī)院的信息化系統(tǒng)相連接，在醫(yī)療人員調(diào)取檔案的過程中，直接采用電子檔案的模式，這樣可以減少歸檔與調(diào)取檔案的時(shí)間，將紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式相結(jié)合，提高檔案管理的效率，解決檔案流失、歸檔錯(cuò)誤的問題。首先將醫(yī)院的檔案資料全部輸入到電子檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行儲存并備份，然后在系統(tǒng)當(dāng)中直接按照不同類型的檔案進(jìn)行分類。

（三）檔案歸檔的精細(xì)化管理應(yīng)用。在醫(yī)院檔案管理中，歸檔時(shí)需要進(jìn)行精細(xì)化管理，比如管理人員需要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況對檔案進(jìn)行收集，并且在歸檔過程中需要保證檔案的完整性，對于不同類型的檔案需要采用不同的方式進(jìn)行管理，保證檔案歸檔后類別清晰，另外可以采用分類歸檔、分級歸檔的方式，保證檔案在今后使用過程中的準(zhǔn)確性與便捷性，采用精細(xì)化的歸檔理念，提高歸檔過程中的條理性與細(xì)致性。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理指的是對醫(yī)療人員的工作記錄進(jìn)行分析，對于大多數(shù)醫(yī)院而言，對于檔案管理工作沒有足夠的重視，沒有形成一套系統(tǒng)、科學(xué)、合理的檔案管理模式。因此在醫(yī)院的檔案管理中，管理人員必須嚴(yán)格按照規(guī)范的流程進(jìn)行管理，參考《檔案保管制度》等相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理，另外還需要大力發(fā)展電子化檔案管理模式，將現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中。

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