新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新研究

卓澤霖

摘要：辦公室檔案管理工作在事業單位中是一項基礎的工作內容，對事業單位領導掌握基層人員的工作信息是非常重要的。在信息技術高速發展的新形勢下，檔案管理的模式要跟隨時代的發展進行有關的改進和創新，使檔案管理促進事業單位日常工作開展更加高效。本文對新形勢下事業單位檔案管理的創新提出幾點建議，希望有參考意義。

關鍵詞：新形勢;事業單位;辦公室檔案管理;創新

辦公室檔案管理的有效性直接影響到事業單位日常工作開展的順利程度，所以，加強辦公室檔案管理對事業單位非常關鍵，在新形勢下，通過對檔案管理的方式進行創新提高管理的效率，能夠促進事業單位良好的發展。

一、事業單位辦公室檔案管理的作用

事業單位辦公室檔案所包含的有事業單位工作人員的信息、日常工作開展中的各種工作資料文件以及會議記錄等。有效的辦公室檔案管理能夠為事業單位的領導者提供重要信息，方便對單位中的基層人員以及工作情況進行掌握。有效的辦公室檔案管理還可以使各部門之間的協調配合更加的快速，使工作效率得到提高，日常工作的開展更加高效。再者，有效的辦公室檔案管理工作還能夠為事業單位以后的工作規劃作出參考，有助于事業單位調配資源以及調整管理制度。

二、影響事業單位辦公室檔案管理創新的因素

（一）信息化的檔案管理有效性差

信息技術在事業單位辦公室檔案管理中的應用，使得傳統的檔案管理工作發生了較大的改變，以往紙質的資料文件檔案在信息技術應用之后，大多數都變為了電子檔案，極大的方便了檔案的收集、整理以及管理。然而在信息化檔案管理的過程中，還存在一些問題影響信息化的檔案管理，檔案管理信息化的應用不足，一些電子化的文檔管理工作形式化較嚴重，沒有真正發揮信息化檔案管理的有效作用。

（二）檔案管理的重要性認識不足

部分事業單位對辦公室檔案管理的重要性認識不足，從而對檔案管理缺乏重視，因此檔案管理部門的人員就在不斷的進行精簡，進而也對檔案部門的管理較為忽視，檔案管理人員對工作也就缺乏責任心，工作積極性也隨之降低，使檔案管理工作進度遲緩，檔案資料收集整理比較混亂，影響檔案管理工作的有效性。

（三）檔案管理人員的工作不足

由于事業單位對辦公室檔案管理工作的忽視，也就在一定程度上影響檔案管理工作人員的工作積極性，缺乏對工作的認真負責，而且還有部分事業單位的檔案管理工作人員是兼職在干，對工作的開展缺乏系統條理性，并且對信息化的檔案管理工作不熟悉，影響檔案的收集、整理以及歸檔等工作的效率。

三、新形勢下事業單位辦公室檔案管理創新的對策

（一）檔案的信息化管理方式創新

在信息技術高速發展的新形勢下，事業單位的辦公室檔案管理工作要想有效的開展，就要對信息化檔案管理工作進行創新。跟隨信息技術的發展，采用科學合理的信息化檔案管理模式，使信息化檔案管理充分展現其技術應用的優勢，讓檔案管理工作更加高效。完善創新檔案信息化管理方式，能夠在一定程度上減少檔案管理工作的成本支出，而且也能夠使事業單位中的各個部門之間的信息共享和交流更加方便，也能夠使事業單位的領導更加便捷的掌握單位日常工作的開展情況。完善創新檔案信息化管理工作，可以設置專門的檔案管理服務窗口作為信息收集和處理，綜合整理工作文件資料以及人員檔案信息。通過使用電子技術軟件來統計和整理電子檔案信息，將不同方面的信息作出合理的安排統計，并匯總到電子表格中進行儲存管理，使檔案管理工作的效率可以得到提高，同時也實現了事業單位各部門之間的信息的共享交流。

（二）重視檔案管理并對管理制度進行創新

新形勢下要對事業單位辦公室檔案管理工作的重要性充分認知，重視檔案管理工作，并對檔案管理的制度進行完善創新。在進行管理工作制度的建立時要注重科學合理性，充分結合事業單位辦公室檔案管理工作的實際情況，使管理制度的實行更加便捷而且實用，使檔案管理制度可以最大程度的發揮作用，指導和規范辦公室檔案管理。另外，制度的制定還要體現檔案管理工作的獎罰分明，制度執行時要嚴格的遵照要求，公平公正，對于檔案管理工作表現好的人員就要給與一定的獎勵，而工作出現失誤時要依據情節的嚴重性進行適當的處罰，提高檔案管理工作人員的責任心。

（三）檔案管理人才的創新培養

事業單位對辦公室檔案管理工作人員要加強培養，使檔案管理人員的工作水平可以得到有效的提升。一方面對工作人員的檔案管理的技能水平進行加強，另一方面也要提高檔案管理工作人員的綜合素養，使辦公室檔案管理工作可以高效保質的開展。針對于檔案管理工作的具體工作內容尤其是對信息化檔案管理工作的人員進行培訓，提高檔案管理工作人員的知識技能水平，另外，針對信息技術檔案管理技術進行線上培訓和線下培訓相結合的方式，線下的培訓可以讓檔案管理方面的專業人才進行管理技術的講解，線上培訓的方式就是通過網絡信息技術來豐富檔案管理工作人員的工作方式，使工作人員的崗位水平得到提高，促進事業單位辦公室檔案管理的有效開展。

結束語：

在新形勢下，事業單位要適應時代的發展，對辦公室檔案管理工作進行不斷的創新，提高檔案管理的效率和質量，保證事業單位日常工作開展的順利進行。

參考文獻：

[1]王建春.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].人力資源管理，2017（09）：316-317.

[2]駱南南，王立山.新形勢下事業單位檔案管理與創新研究[J].辦公室業務，2018（04）：12-13.