新形勢下高校檔案管理模式優化研究

張歡歡

【摘要】隨著經濟全球化的不斷發展，信息化逐漸深入到人們生活的方方面面，高校檔案管理工作也要緊隨時代步伐，創新檔案管理模式，提高檔案管理水平，更好地促進社會發展。本文分析了當前高校檔案管理模式的現狀，提出了新形勢下高校檔案管理模式優化策略。

【關鍵詞】高校;檔案管理模式;優化

隨著科學技術網絡技術的不斷進步，人類進入了大數據時代，高校檔案管理部門作為高校歷史、教學、科研和人事等資料的管理者，是高校是否能正常運轉的重要組成部分。大數據時代的來臨給高校檔案管理工作帶來了機遇和挑戰，高校檔案管理模式急需改革以適應時代的發展。

一、高校檔案管理模式的現狀

（一）對檔案管理重視不夠，管理觀念陳舊。高校作為培養人才的基地，大都將教學作為主要任務，對檔案管理不夠重視，沒有足夠的管理和改革意識。很多高校的檔案管理仍然采用傳統的管理模式，僅限于對檔案資料的收集、整理和保存，不能真正體現檔案資料的功能性。傳統的檔案管理側重于紙質檔案的保存，而在信息大爆炸的時代，更強調電子檔案的利用和服務功能。

（二）檔案管理技術急需改革。當前的檔案管理一般是以人工為主的方式進行的，在管理上比較粗放，而電子化檔案資料的保存對于技術的要求較高，當前的管理模式不能很好地完成既定的管理工作。

（三）檔案管理安全意識不夠。當前檔案管理工作的安全保護主要是人防、物防、技防，只要做到這三項，檔案的安全性就可以得到基本的保障，但是在科學技術不斷進步的今天，各種病毒、黑客的不斷涌現，使得電子檔案資料的安全受到了嚴重的威脅，保存電子檔案的設備有一定的年限，客戶端容易遭受網絡攻擊，安全因素需要檔案管理者考慮。

（四）檔案管理人員的素質亟待提高。很多高校的檔案管理人員是從其他部門抽調過來的，一般不具備專業的檔案管理知識，認為只要做好檔案資料的收集和整理就行，沒有技術層面的要求，在大數據時代，這些沒有專業技術的檔案管理人員就會面臨淘汰，檔案管理工作不能安全穩定順利地進行，從而阻礙高校的各方面發展。

二、新形勢下的高校檔案管理模式優化研究

在新形勢下，我們應該順應時代的發展，對高校檔案管理模式進行改革，更好地為高校服務。

（一）轉變觀念。在高校的檔案管理系統中要樹立重視檔案管理的意識，要從傳統的檔案資料保存轉變為檔案服務的觀念，大力宣傳現代化的檔案管理模式，樹立大數據理念。在檔案管理工作中注重發揮信息技術的作用，增強為高校服務的意識，將檔案管理工作從傳統的紙質檔案資料保存向電子化、數字化檔案資料方向轉變，構建檔案資料數據庫，更好地為高校服務。

（二）提高檔案管理技術，推進檔案管理信息化建設。科學技術不斷發展的今天，信息化已經成為各行各業改革的目標，高校檔案管理也應該順應時事，積極推進檔案管理信息化建設。首先，要完善基礎設施建設，高校要加大投入資金，購入先進的軟硬件設備以配合檔案管理信息化建設的實施，同時要及時對設備進行更新和升級。將高校檔案管理資料電子化、數字化，在計算機技術的支持下，將所有檔案信息存入檔案管理系統中，構建檔案信息數據庫，方便管理人員及時找到所需的信息。

（三）提高檔案管理安全意識。隨著高校檔案管理信息化建設的不斷推進，檔案管理的安全問題提上日程，由于所有的檔案信息都儲存在網絡終端，會遭受到各種網絡攻擊，如何保護檔案資料能夠不被竊取、篡改和刪除，是高校檔案管理部門繼續解決的問題。要建立完善的檔案管理系統，及時安裝防火墻和殺毒軟件，防止各種病毒的入侵。在檔案訪問權限上設置不同的級別，對保密文件進行加密，只允許特定的人員訪問。

（四）提高檔案管理人員素質。“工欲善其事，必先利其器”，要想使高校檔案管理工作順利進行，就要聘請專業的檔案管理人才，才能從根本上改變傳統的管理模式，積極推進檔案管理信息化建設。在引進專業的檔案管理人才的同時，要對現有人員進行再教育，從專業知識和操作技能上提高檔案管理人員的素質和水平，使檔案管理人員既有專業的檔案管理知識，也掌握信息技術操作技能和安全防護技能，成為專業的復合型檔案管理人才。

三、結語

在新形勢下，高校檔案管理模式的優化，科學而合理的利用信息技術，改變了傳統的紙質檔案管理模式，節約了大量紙質檔案的存放空間，減少了檔案管理人員的數量，提高了檔案資料的功能性，實現了信息資源的共享性，提高了高校檔案管理水平，為高校提供了優質的服務。高校的各項工作離不開檔案管理工作，只有檔案管理模式不斷優化和創新，才能為高校的發展提供科學的參考依據。

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