新形勢下高校干部人事檔案管理和發(fā)展探討

唐詩佳

【摘要】新時期高校干部人事檔案管理日益規(guī)范化，但在其管理過程中，也暴露出一定的問題，必須要采取有效的方式加以解決，促進高校干部人事檔案管理的進一步發(fā)展。本文以高校干部人事檔案管理為出發(fā)點，對其中存在的問題以及發(fā)展途徑進行了詳細的研究和分析。

【關鍵詞】新時代; 高校;干部;人事檔案;管理

高校是我國人才培養(yǎng)的搖籃，同時也是我國現(xiàn)代化人才的聚集地，承擔著科研、技術發(fā)明等重任。伴隨著高校的進一步擴大和發(fā)展，對干部人事檔案的利用率不斷提升，同時對干部人事檔案準確性、時效性的要求越來越高。在這種新的形式下，高校傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式已經無法滿足高校對人事檔案的新需求，必須要采取有效的措施，推動其朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

一、高校干部人事檔案管理的重要性

（一）是高校實施人才戰(zhàn)略的一個重要支撐。高校干部人事檔案就是一個人才信息的資源庫。在引進人才的時候，通過干部人事檔案，就可以獲得其全部信息;同時，還可以通過干部人事檔案，了解其專業(yè)、強項，從而使得學校在引進人才的過程中，做到知人善任。可以說，高校干部人事檔案管理為高校的師資培訓、人才選拔、預測、人才引進等提供了極為重要的服務，對高校人才戰(zhàn)略的發(fā)展具有重要的作用。

（二）是促進高校干部人事改革的重要參考。高校干部人事檔案管理工作就是不斷收集有價值的材料、信息，并完善檔案的內容，確保檔案中的信息能夠全面、客觀地反映出高校干部的情況。因此，高校在干部人事制度改革中，通過干部人事檔案就可以全面了解干部的德才表現(xiàn)，成為高校進行干部人事改革、選拔干部的重要依據(jù)。

二、高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠，缺乏檔案意識。目前，多數(shù)高校還沒有充分認識到干部人事檔案管理的重要性，并未將其列入高校管理活動中。具體表現(xiàn)為：首先，教職工對人事檔案缺乏基本了解，對于哪些材料需要歸檔，哪些材料不需要歸檔并不十分了解。從而使得多數(shù)干部的獎勵材料、訪學材料、培訓和出國材料等，都未納入干部人事檔案中。其次，在檔案的填寫過程中具有較大的隨意性，有的人在填寫檔案的時候，態(tài)度不認真，隨意涂改，甚至前后不一致。再次，個別干部在填寫檔案的時候，為了自身的利益，常出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象，嚴重影響了干部人事檔案的真實性。最后，高校檔案的管理部門，由于未充分認識到干部人事檔案管理的重要性，在工作中常出現(xiàn)形成材料不嚴謹，對形成材料沒有及時移交，對收到的材料未進行嚴格的審查和鑒別等現(xiàn)象。

（二）干部人事檔案管理水平較低。首先，干部人事檔案管理制度不完善。盡管高校已經建立了相應的管理制度，但在執(zhí)行和落實的過程中，仍存在一定的不足之處，常導致干部人事檔案材料歸檔的過程中出現(xiàn)拖欠、擠壓和缺失等現(xiàn)象。尤其是將干部人事檔案委托于檔案館管理的高校來說，常常是在學校的人事調動、任免結束之后，檔案的管理部門才能接觸到與其相應的人事檔案，從而使得許多工作都是在事后補充完成的。其次，干部人事檔案管理水平較低。目前，高校檔案管理人員大多未經過專業(yè)的知識培訓，對檔案管理的新知識、新技術了解不深。并且在具體管理的過程中，對政策法規(guī)把握不準確，從而使得其在檔案管理過程中，常出現(xiàn)檔案資料收集不全、管理不規(guī)范等現(xiàn)象。最后，檔案管理信息化滯后。伴隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，高校干部人事檔案管理工作已經進入信息化管理階段。但就目前而言，多數(shù)高校在進行干部人事檔案信息化管理的過程中，僅僅局限于將檔案的目錄、個人信息、檔案的索引目錄等輸入到計算機中，并未進一步對其開發(fā)和利用。可以說，現(xiàn)代高校檔案信息化管理水平較為低下，檔案數(shù)字化程度較低。

三、高校干部人事檔案管理的發(fā)展途徑

（一）增強干部人事檔案管理意識。干部人事檔案是單位進行人事管理的基礎，主要反映了干部個人的學習與工作的經歷、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、專業(yè)技術水平、以及基本信息，是組織與人事部門進行人才培養(yǎng)、選拔和任用的重要依據(jù)。高校必須要充分認識到干部人事檔案管理的重要性，并以此為契機，增加干部人事檔案管理意識。一方面，通過宣傳等形式，使得教職工充分認識到人事檔案管理的重要性，使其在填寫檔案的過程中，能夠正確、規(guī)范化、如實填寫，并對所有材料信息，及時進行歸檔;另一方面，檔案管理的相關部門必須要充分認識到人事檔案管理的重要性，在具體的工作中能夠端正態(tài)度、嚴格要求、認真負責，嚴格按照相應的規(guī)章制度進行材料的收集、歸檔、保管。同時，還必須要對提交的材料進行嚴格的審核，確保人事檔案材料的真實性。

（二）完善干部人事檔案管理制度。高校應充分結合檔案管理工作的需求，對現(xiàn)行的檔案管理制度進行完善和補充，加強干部人事檔案的監(jiān)管，不斷提升人事檔案管理水平。首先，完善檔案歸檔制度。根據(jù)社會發(fā)展和需求，將教師的科研成果、學術水平等新內容，增加到人事檔案中，以提升人事檔案的利用價值;在歸檔的過程中，還必須要把握材料的入口關，應對材料的書寫內容、書寫格式進行統(tǒng)一的規(guī)范化要求，并對不符合的材料及時進行處理，務必將其補充完善。其次，優(yōu)化干部人事檔案的審核制度，使得人事檔案的審核工作常態(tài)化。如：將人事檔案中個人基本信息的認定固定化，建立動態(tài)的信息審核認定制度，既要對新進、調入人員相關材料進行審核，也要對校內調動的材料進行規(guī)范填寫。

（三）優(yōu)化干部人事檔案管理隊伍。人事檔案管理是一項政策性、專業(yè)性較強的工作，其管理人員的專業(yè)技能、自身素質直接決定了干部人事檔案管理的水平。因此，必須要采取有效的措施，優(yōu)化干部人事檔案管理隊伍。首先，對相關工作人員進行專業(yè)知識培訓，并定期進行檢查，不斷提高其檔案管理的專業(yè)技能。其次，加強相關工作人員現(xiàn)代信息技術的培訓，使其能夠充分運用計算機、現(xiàn)代通信設備進行檔案管理。再次，提高相關工作人員的思想道德素質、職業(yè)道德水平，使其能夠積極主動地進行檔案管理，并對工作高度負責。最后，招聘選拔有能力、有活力、積極性高、綜合素質高的人員，不斷優(yōu)化干部人事檔案管理隊伍。

（四）推進干部人事檔案信息化管理。在大數(shù)據(jù)時代，干部人事檔案管理必須要邁進數(shù)字化時代。首先，建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，完善相應的檔案信息化管理制度，并由專人負責系統(tǒng)的維護和管理，確保高校人事檔案數(shù)據(jù)庫的完整、準確。同時，還要對整個檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行更新，并通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等方式，確保干部人事檔案信息管理的安全性。其次，建立人事檔案信息網絡查詢和共享系統(tǒng)。根據(jù)干部人事檔案的保密程度、相關的制度，開展在線業(yè)務查詢功能，以滿足高校教職工對檔案信息的知情權，確保檔案能夠快捷、準確地為人事提供服務;同時，高校還可以與其他高校、科研單位、社會各界之間建立干部人事檔案共享系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案資源的共享。

（五）堅持以人為本理念，提高檔案的利用率。高校干部人事檔案管理的最終目的是為高校人事管理提供服務。因此，在具體的人事檔案管理中，必須要不斷強化其服務功能，并堅持“以人為本”的理念，從而為高校干部提供出更多的人事檔案文化產品和個性化服務方式。例如：通過人事檔案匯編，使其了解到個人權益、福利的維護，以及待遇的落實等。從而進一步提高檔案的利用率，將高校干部人事檔案從檔案庫房中“解放”出來，真正發(fā)揮其作用。

四、結束語

綜上所述，高校干部人事檔案管理是高校實施管理，組織人事工作中的一個重要組成部分，同時，高校干部人事檔案管理也是高校引進人才、任免干部的重要依據(jù)和憑證。但在新的形勢下，我國高校干部人事檔案管理中，還存在明顯的不足之處，必須要全面提高干部人事檔案管理意識、完善干部人事檔案管理制度、優(yōu)化干部人事檔案管理隊伍、推進其信息化管理的方式，不斷推動高校干部人事檔案管理的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]趙思.淺談高校干部人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].楊凌職業(yè)技術學院學報，2015，14（01）：87-88+91.

[2]邢玉莉.新常態(tài)下加強高校干部人事檔案工作的幾點思考[J].中國管理信息化，2015，18（24）：200-201.

[3]梁文博.高校干部人事檔案管理中的常見問題分析[J].產業(yè)與科技論壇，2018，17（03）：254-255.

[4]朱瑜.現(xiàn)階段高校人事檔案管理中存在的問題及對策研究[J].中國管理信息化，2018，21（10）：190-191.