簡析信息網絡化時代醫院工資檔案管理

于露

【摘要】在檔案管理工作中，工資檔案管理是重要工作之一，隨著我國檔案管理信息化改革的不斷深入，醫院工資檔案的信息化管理也成為檔案信息管理的重要內容，通過進行信息化檔案管理，可以有效解決目前出現的各種檔案管理問題，這種新型的管理模式，主要是通過利用先進的軟件和硬件對工資檔案進行管理，可以在檔案管理者的自助服務模式下，進行工資信息庫的處理，使醫院工資檔案管理工作信息化。

【關鍵詞】信息化;網絡;醫院工資;檔案管理

目前醫院的工資檔案信息化管理，可以在當今社會發展當中加強醫院工資檔案管理的信息化程度，提高信息化管理的工作效率和準確程度，更好地為人們提供優質的服務，優化醫院的人力資源管理效率。對醫院工資檔案管理信息化主要體現在以下幾個方面。

一、工資檔案信息化管理和工資核算的聯系

想要保證醫院每個職工工資發放的準確性，就應該有全面的工資檔案信息管理系統，為工資核算做技術支撐。可以毫不夸張地說，工資檔案的信息管理是醫院工資核算工作的基礎，如果沒有完善的工資檔案信息系統，那么醫院每個職工的工資發放便沒有可靠的依據。除此之外，醫院每個員工的工資核算工作幾乎涉及了整個醫院人事檔案信息管理的方方面面。而且醫院工資核算工作對各個數據的準確性和實時性有著較高的要求，不允許各種數據有任何的差池，更不允許在數據錄入過程當中出現任何的差錯。工資核算工作涉及面很廣，往往會有很大的工作量，如果還采用傳統的人工處理的方式，那么很可能增加該工作的出錯率，工資核算工作是一門重復性較強的工作，往往需要通過多次的重復核對才能夠得到最終的工資單。工資核算數據采集有著較高的要求，并且職工的工資安全都是由數據進行反映的，如果想要獲取正確的工資記錄，那么就應該保證所采集到的信息不出現任何的問題。

醫院工資核算的特點有以下幾點：首先，醫院的工資核算是醫院財務部門和人事部門最日常的工作，該工作涉及的方面較廣，涉及人員數量較多，對數據的及時性和準確性有著很高的要求，并且大量的重復工作導致這一工作經常出現各種問題。醫院工資的信息化管理，一般是將具有抽象性質的工資屬性進行輸出，如果薪酬專員想讓自己手中的數據準確無誤，就應該確保系統可以記錄每一位員工的信息。比如說，我國2006年的事業單位工資改革是工資制度改革的重大進步，在這一變革中，我國的社會工資結構發生了重要的變化，其中，員工的工資套改年限中的計算方法和職工參加工作的時間、不計入工齡的大專、本科學歷以上的學習年限、中斷的考核年限、中斷的工齡年限等相關信息密切相關。因為有了這些限制條件，使得我國的工資檔案涉及到了醫院人事檔案的方方面面。而且，為了保證醫院員工的基本權益，有關部門應該保證每一位職工工資每月或按期準確、及時、無誤發放，這一項要求不僅僅是對薪酬專員的基本要求，同時也是醫院職工理應享有的權益。但是，要達到這個要求就必須有準確無誤的工資檔案信息做強有力的支撐，傳統的信息檔案管理一般靠人工進行工資的記錄、整合、計算、發放，這種信息管理模式無法滿足當代社會的發展需求，還會浪費大量的人力、物力、財力，而信息化時代的到來為醫院工資信息管理提供了有利的條件，通過利用信息化的手段，可以有效提高醫院工資管理的效率。其次，工資檔案的信息化成為人力資源管理信息化的重要組成部分，真正意義上實現了職工工資的自動化管理。最后，工資核算的相關特點也決定了信息化的工資管理應該對檔案信息的準確性和實時性有著更高的要求。然而，醫院工資檔案的準確性和實效性一定離不開工資檔案管理的信息化，在信息化時代的今天，信息化可以為醫院工資檔案管理工作提供十分有利的條件，由于信息化的手段可以更加高效、及時、準確地獲取每個職工的檔案信息，這就保證了醫院有關部門可以及時將獲取的信息進行處理，從而為工資核算工作的進行提供信息保障。因此，相關部門不僅僅應該重視工資檔案管理信息化的重要意義，還應該在信息化管理時，分析各個信息化技術的利弊，選擇出適合自己今后發展的方法，保證醫院的信息化管理可以真正達到預期的目標。

二、信息化提高醫院工資檔案管理效率

首先，信息化手段的準確性和及時性，使醫院的工資檔案信息不斷更新和完善，薪酬專員可以通過醫院的薪酬標準體系，靈活調整員工的薪酬，這種等級薪資制度可以有效調動職工工作的積極性。其次，信息化工資管理系統還可以收集各醫院工作人員的工資檔案數據，并按照人力資源處的有關要求完成政府和機構干部年報和工資統計工作。最后，工資檔案信息數據庫還可以生成各種相關表格，如醫院工作人員名冊、職工工資變更審批表、工資發放表格等，還可以使相關的文件材料更加美觀、整齊，提高了表格的可視性，使員工可以更加直觀地看到自己的工資變化。

醫院工資檔案信息化可以使傳統工資檔案信息資料完整、方便存儲。事實上，工資管理信息化僅僅是人事管理信息化的一部分。該系統應該和醫院的檔案管理、職稱管理、績效考核管理甚至財務管理等方面的利用信息化管理手段結合起來。因為醫院的工資管理和其他方面密切相關，沒有其他方面的信息支持，工資檔案信息就會變成一種被動的管理模式，就好比一個空水杯，沒有水的支持，則起不到它應有的作用。同時，它也不能充分反映信息化帶來的便利性、準確性和速度。此外，與傳統的人力資源管理相比，信息化背景下的人力資源管理對薪酬專員的專業素質和信息技術應用能力提出了更高的要求。只有掌握辦公軟件的運行能力和在互聯網上獲取信息的能力，才能完全滿足信息化人力資源管理的要求。因此，應加強對薪酬專員的再教育和培訓。許多單位在進行人力資源管理信息化的過程中急于求成，認為從現在開始可以一勞永逸。在設計和采購人力資源管理信息系統軟件時，盲目追求功能齊全、技術先進，與單位的實際情況不符，必然會造成系統功能與實際情況不一致。同時，很多單位在后期不注意系統的維護和升級。事實上，人力資源管理的信息化是不斷變化的，新技術和管理方法也是層出不窮的。因此，信息化進程也是一個發展的進程，永遠不可能是一勞永逸的。

目前，我國可利用的人力資源軟件種類繁多。財務主管部門和人事部門推薦不同的軟件系統。不同軟件系統的可靠性、實用性和輸入條件是不同的。同時，不同的軟件系統并不是通用的。因此，選擇合適的軟件系統來充分發揮信息技術的特點顯得尤為重要。信息化管理無疑是準確快速的，但計算機、網絡的不穩定所造成的信息損失會給檔案管理帶來巨大的危害。因此，做好傳統工資檔案的整理和保存工作，在享受信息便利的同時，具有十分重要的意義。在知識經濟迅猛發展的信息時代，人力資源管理面臨著前所未有的機遇和挑戰。同時，工資檔案工作中蘊含的知識也在日益深入和廣泛地發展和豐富。只有學習和掌握現代管理知識，以信息化代替傳統的檔案管理方法，才能在檔案信息資源建設和網絡管理的基礎上，真正實現工資檔案資源的信息化，使工資檔案更好地發揮人力資源管理的作用。

三、信息化過程是信息存儲媒介的替代過程

我們的數據正從紙質媒體轉移到計算機和網絡，一旦文件信息進入數據庫，我們就很少返回原來的文件，這會降低文件的實際壽命。此外，因有網絡的支持，員工可以隨時隨地通過電腦訪問工資檔案的基本信息，為我們的工資檔案管理提供了極大的方便，同時也大大節約了成本。我們不僅要注重推進醫院工資檔案管理的信息化進程，還要考慮如何保證工資檔案管理信息化的健康發展。我們必須承認信息化的重要性，重視信息時代檔案管理的方式方法。筆者認為最重要的是注意以下幾點：第一，醫院薪酬檔案管理的信息化應與檔案信息化、職稱信息化、財務管理信息化等相結合。與之兼容的是，沒有其他管理部門的信息支持，推進工資檔案的信息化就像空中樓閣，沒有現實基礎。第二，醫院工資檔案管理信息化應提高薪酬專員的素質。在信息時代的大背景下，每一位薪酬專員都需要具備基本的業務素質和相當的信息技術應用能力。如果只在網上操作，通用辦公軟件或瀏覽信息僅僅滿足檔案信息管理的新要求是不夠的。第三，在薪酬檔案管理信息化的過程中，醫院不可能取得快速的成效和即時的效益。在薪酬管理信息化的過程中，許多醫院力圖取得持久的成功。例如，軟件的采購、設計技術和功能都過于先進，忽視了單元本身的實際情況，甚至忽視了文件數據系統的后期維護和升級。第四，工資檔案的信息管理雖然非常準確和方便，但不能忽視硬件設備的不穩定性，這可能導致工資檔案信息的丟失，甚至給檔案管理帶來諸多后遺癥。因此，在享受信息時代檔案管理的便利的同時，也要注意傳統人事檔案整理的重要性，在此基礎上融入信息化技術。隨著信息技術的飛速發展，信息化已經融入了醫院工資檔案工作的各個層面，醫院工資檔案管理也面臨著前所未有的機遇和挑戰。與此同時，工資檔案管理工作所蘊含的各種知識將得到迅速發展和不斷豐富。只有掌握現代檔案管理的知識和先進的信息手段，才能使薪酬專員以網絡管理為基礎，以工資檔案信息資源建設為核心，從而推動工資檔案管理走向真正的信息化，使醫院的工資檔案資源更好地發揮應有的作用。

四、總結

總而言之，隨著我國社會經濟發展速度的不斷加快，信息化水平也不斷成熟，為了保證醫院的工資管理可以緊跟時代的發展需求，有關部門應該將先進的信息技術水平融入醫院工資管理系統中去，保證醫院員工的工資信息可以更加準確，更改員工工資時可以減少人力、財力的浪費。通過本篇文章的論述，可以看出，通過對醫院員工的工資信息進行信息化檔案管理，可以有效解決目前出現的各種工資檔案管理問題，有效提高了醫院工資管理的效率。

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