“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作方式

應(yīng)朝霞

【摘要】“互聯(lián)網(wǎng)+”是時(shí)代發(fā)展同信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，作為高等院校的檔案管理工作，也應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，根據(jù)自身的情況更新觀念，提高業(yè)務(wù)水平。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，并不是單純地將檔案等信息電子化，而是將二者有機(jī)結(jié)合在一起。本文通過(guò)闡述“互聯(lián)網(wǎng)+”同高校檔案管理的深度融合，并提出相應(yīng)的解決策略，以期為同行提供些許經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)+;高校檔案管理;策略;創(chuàng)新

國(guó)務(wù)院于2015年7月印發(fā)了《國(guó)務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，意味著“互聯(lián)網(wǎng)+”正式上升為國(guó)家戰(zhàn)略計(jì)劃。“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展，代表了新型的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，以互聯(lián)網(wǎng)作為技術(shù)支持，同傳統(tǒng)各行各業(yè)相結(jié)合，優(yōu)化了工作流程、重建了業(yè)務(wù)體系，將傳統(tǒng)行業(yè)的生產(chǎn)力大大提高。作為高校檔案管理，也應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，主動(dòng)將互聯(lián)網(wǎng)同檔案管理結(jié)合起來(lái)，從而滿足新時(shí)代的檔案管理需求。

一、高校檔案管理面臨的困境

（一）檔案管理工作存在滯后性。因檔案的工作性質(zhì)存在滯后性，同時(shí)是一門(mén)游離的邊緣學(xué)科，高校的領(lǐng)導(dǎo)層在推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)的時(shí)候，往往忽略了檔案管理數(shù)字化的工作。同時(shí)由于滯后的工作，財(cái)務(wù)、人事、教務(wù)等多個(gè)部門(mén)與檔案管理部門(mén)對(duì)接時(shí)，會(huì)存在抵觸情緒，拒絕配合工作的推進(jìn)。如此不僅使得檔案管理工作更加滯后，也使得檔案管理工作愈發(fā)被邊緣化，失去了本應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和作用。

（二）缺乏必要的硬件、軟件支撐。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)硬件和軟件的支撐，但硬件和軟件的資金投入較大，使得數(shù)字化檔案的建設(shè)缺少必要的支撐。即便進(jìn)行了數(shù)字化建設(shè)工作，許多高校也只是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成圖片存在服務(wù)器上，缺乏相應(yīng)的軟件支撐，對(duì)于檔案中所包含的豐富信息依舊不能夠加以利用。硬件和軟件的缺位，使得檔案數(shù)字化建設(shè)以及在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的發(fā)展初衷是相違背的。

（三）檔案管理人員自身技能不足。在高校檔案管理部門(mén)，專(zhuān)業(yè)的檔案管理、信息情報(bào)學(xué)及計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的人員較少，專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和技能都存在很大的不足，不能夠從容應(yīng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理工作的需要，使得內(nèi)部改革的動(dòng)力嚴(yán)重不足。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理的應(yīng)用前景

在“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展趨勢(shì)下，檔案的管理工作從單純的紙質(zhì)檔案管理、信息的傳遞，逐步轉(zhuǎn)變角色參與到管理活動(dòng)中來(lái)，同時(shí)將檔案信息做到實(shí)時(shí)更新和使用。當(dāng)信息建設(shè)完備的時(shí)候，可以通過(guò)局域網(wǎng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)B/S端的節(jié)約瀏覽，不僅節(jié)省了人力成本，紙質(zhì)檔案在電子信息化以后可以集中碼放，節(jié)省大量存儲(chǔ)空間，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的保管、利用以及權(quán)限的全面管理，拓寬檔案服務(wù)的廣度，更有利于信息利用和信息隱私安全之間的平衡。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案管理工作方式的突破策略

（一）建立檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系。根據(jù)本校長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃，在檔案管理信息化建設(shè)的前期階段，就參照國(guó)家《電子文檔歸檔與管理規(guī)范》及相關(guān)規(guī)范性文件，將檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的編號(hào)，并制定一系列的工作流程，以便為后續(xù)的檔案管理發(fā)展做出預(yù)留空間，滿足日后發(fā)展的需要。

（二）建立利于信息利用的結(jié)構(gòu)化信息程序。電子信息化的檔案內(nèi)容，能夠編輯成結(jié)構(gòu)化語(yǔ)言程序的盡量做到結(jié)構(gòu)化，以便后續(xù)的信息檢索和數(shù)據(jù)提取使用。因?yàn)?，結(jié)構(gòu)化的計(jì)算機(jī)語(yǔ)言程序，才是計(jì)算機(jī)能夠充分識(shí)別和利用的信息，具有實(shí)用價(jià)值;不能夠編輯成結(jié)構(gòu)化語(yǔ)言程序的檔案信息內(nèi)容，應(yīng)能夠做到全文歷遍檢索，或是關(guān)鍵字作為提示主體內(nèi)容的建設(shè)模式。

（三）提要業(yè)務(wù)人員水平。檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，直接關(guān)系到整個(gè)高校檔案管理工作的開(kāi)展深度和廣度，只有不斷提高業(yè)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)水平，吸收專(zhuān)業(yè)對(duì)口的人員，特別是圖書(shū)館學(xué)專(zhuān)業(yè)、信息情報(bào)學(xué)專(zhuān)業(yè)和信息管理等專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，優(yōu)化科室人員的組成結(jié)構(gòu)，才能夠切實(shí)有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量，突破傳統(tǒng)的工作局限，緊跟互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的步伐。

（四）做好信息安全的防護(hù)。信息安全的防護(hù)工作主要有兩個(gè)方面：首先，在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的時(shí)候，要選擇安全可靠的存儲(chǔ)服務(wù)器，能夠高效保證7天×24小時(shí)不間斷工作，同時(shí)在數(shù)據(jù)備份方面應(yīng)力求做到準(zhǔn)確，甚至能夠?qū)崟r(shí)備份，防止數(shù)據(jù)的丟失。其次，數(shù)據(jù)的安全還包括了使用方面的安全，管理人員應(yīng)根據(jù)不同人群，做好數(shù)據(jù)分層分級(jí)的權(quán)限分配，電子化借閱的檔案應(yīng)在圖片上標(biāo)明時(shí)間和用途水印，方便查宗溯源，防止信息的泄露。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代潮流下，高校的檔案管理工作是巨大的挑戰(zhàn)，也是前所未有的機(jī)遇。充分認(rèn)識(shí)時(shí)代發(fā)展的潮流，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)整合現(xiàn)有工作，做出新的探索，應(yīng)從軟件及硬件以及人員的綜合技術(shù)提升等方面入手，方能切實(shí)有效地將“死”的檔案信息利用起來(lái)，為高校師生和高校管理建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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