多媒體環境下檔案管理工作的創新發展

陳婧

摘要：隨著科學技術的快速發展，多媒體技術在檔案管理工作中越來越發揮重要作用，將多媒體技術引入到檔案日常管理工作中，不僅能夠提高檔案管理效率，同時還開拓了檔案管理工作的新方式。在本次論文中，將對多媒體背景下檔案管理工作現狀進行分析，分析多媒體應用于檔案管理工作中的方式，并且對當前多媒體檔案管理工作的缺陷進行分析，相應的提出改進對策，為提高多媒體技術在檔案管理工作中的應用效果起到參考。

關鍵詞：多媒體技術;檔案管理;創新發展

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）018-0055-02

一、前言

從我國當前的辦公室檔案管理工作來看，依然延續著傳統的檔案管理工作方式，使用人工記錄方式，以紙質檔案袋方式進行保存。傳統的檔案管理模式容易導致信息失真問題，后期的保管與查詢難度都相應較大，無法發揮檔案管理工作的作用。科學技術的快速發展，對檔案管理工作提出了更高的要求，為此檔案管理方式進行革新也將成為必然的發展趨勢。

二、多媒體技術概述

多媒體技術是通過計算機對多種媒體信息，例如圖形、文本、圖像、音頻、視頻等信息進行綜合處理，使得多種信息之間建立邏輯關系，形成交互系統網絡。媒體是多媒體技術的核心，而計算機技術是多媒體技術的實現基礎。多媒體技術的特點主要包括以下幾點：（1）多多功能性，上文所述，多媒體技術能夠處理各種類型的信息，包括文字、圖片、音頻及視頻等;（2）信息集成性。多媒體技術將各種媒體信息進行合成與處理，從而形成一個完整的信息體系，同時與這些媒體相關的設備進行集成處理;（3）媒體交互性。所謂媒體交互性是指用戶通過對各種媒體的處理加工，實現對多種媒體信息的有效控制;（4）實時性。多媒體信息將各種信息進行集合的過程中，音頻信息與時間是保持一致的，實現了實時記錄。為此在處理、保存及播放的過程中，要充分考慮時間性，順利的實現數據讀取與播放;（5）高品質。多媒體技術對各種信息的處理實現了數字化，提高了信息精確度，同時也提高了信息質量。

三、多媒體技術在檔案管理工作中的應用

在檔案管理工作中應用多媒體技術主要包括以下幾個方面：

1.通過多媒體技術對原始檔案進行數字化轉換

對于規模較大的企業，檔案資料類型繁多，如何實現多種類檔案資料的數字化管理成為檔案管理部門最為重要的內容。為了順利實現已存檔及未存檔資料的數字化，要求檔案管理部門掌握數字化技術，各個地區的企業按照地區的數字化技術規范來對檔案資料的數字化轉化提供指導，通常是通過多媒體技術方式來實現原始檔案及資料的數字化轉變。

2.通過多媒體技術解決檔案大容量存儲問題

檔案管理的數字化最為主要的目的包括兩個方面，首先在于解決檔案存儲問題，第二就是擴大檔案的利用范圍，提高檔案利用效率。一般，紙質的檔案儲存所占據的空間較大，一般企業都會有專門的庫房來儲存檔案，這不僅占據了更多的資源，還加大了資料查找的難度，降低了檔案管理效果，檔案管理的數字化方式以其高效、高質的工作效果引起了人們的高度重視。通過硬盤、光盤等數字化存儲方式作為載體，將檔案信息存儲在這些數字化設備上，并且相應的建立檔案信息數據庫，從而有效的克服了傳統檔案管理空間需求過大的問題，有效的提高了檔案管理工作的效率。與傳統的紙質檔案進行對比發現，硬盤、光盤等數字化存儲設備的存儲量大，搜索查找方便等優勢，有效的提高了數字化檔案管理的重要意義。

3.通過多媒體技術為數字化檔案管理提供信息服務

傳統的檔案管理的信息服務通常都是使用圖表或者文字來展示的，但是通過多媒體技術為檔案管理工作提供的信息服務卻能夠實現文字、圖表、音頻、動畫與視頻等多種類型的結合，從而實現了檔案信息的一體化服務，充分滿足不同用戶的需求，給與用戶身臨其境的感受，提高了檔案信息效果。

4.多媒體技術用于復原損壞檔案文件

多媒體技術不僅在檔案管理與存儲方面發揮優勢，同時還能夠對已破損的檔案文件進行復原。有些保存時間過長的檔案文件，由于保存不當，而出現了破損問題，但是卻能夠通過計算機通過圖形編輯來模擬原件的方式實現檔案資料的修復。

5.通過多媒體技術建設檔案應用系統

在數字化檔案管理背景下，計算機多媒體技術的發展能夠幫助建設檔案應用系統，具體包括以下幾種應用系統：

（1）檔案瀏覽系統：通過多媒體手段建立的檔案瀏覽系統，不僅能夠幫助用戶實現異地瀏覽檔案，同時用戶還可以自主選擇瀏覽檔案的方式，包括文字、視頻或者語音等多種形式，提高了檔案管理系統的交互性。

（2）聲像編輯制作系統：通過多媒體技術所建立的聲像編輯系統，實現了對需要歸檔的資料的處理，相應的形成文字、聲音及圖像等多種類型的檔案形式，并且還能夠實現后期的修改與刪減。

（3）信息查詢系統：信息查詢系統提高了檔案查詢的便利性，實現了與用戶之間的直接交流，較強的人機交互功能。系統所演示的檔案資料可以是文字等靜態的，同時也可以視頻等動態的。

（4）信息服務系統：通過多媒體信息所建立的交互式遠程信息服務系統是以電視作為載體，在電視上安裝數字控制設備。將電視連接人互聯網之后，用戶能夠根據自身的需求來選擇不同類型的檔案信息。檔案的數字化管理能夠向用戶介紹檔案，并且為用戶提供檔案信息引導。

（5）教育與培訓系統：該系統不僅能夠對檔案信息的利用效果實現改善與優化，同時還能夠對員工開展教育培訓，實現了檔案教學的公共化，為教學提供更為廣闊的平臺。

四、多媒體背景下的檔案管理工作存在的問題

1.應用設備不完善

很多企業雖然認識到數字化檔案管理的重要性，但是由于經費不足，導致數字化檔案管理工作仍然無法有序開展。在數字化檔案管理工作中投入資金不足，導致設備不完善，公司領導者僅看重眼前利益，而忽視了企業的持續發展，導致辦公室檔案管理工作始終停滯不前，無法滿足企業發展的需求。

2.數字化檔案管理安全性受到威脅

多媒體技術應用于檔案管理工作中，雖然提高了檔案管理效率，但是在應用過程中安全性卻受到了較大的威脅。在收集、整理與存儲檔案信息時，通過互聯網形式進行傳輸與保存，最終形成電子檔案，在該過程中，若是遭遇病毒或者黑客的侵襲，就會導致檔案信息泄露或者被修改，從而威脅到企業的發展。

3.缺乏數字化檔案管理的專業人才

若想要將多媒體技術高效應用于檔案管理工作中，專業的工作人員是非常必要的，但是當前我國數字化檔案管理的技術人員極為匱乏，雖然工作人員的現代化管理理念得到了提高，理論知識水平也得到了提升，但是專業知識卻并不穩固，缺乏計算機應用知識，尤其是檔案管理工作人員一般為兼職，專業水平極低，進而無法在檔案管理工作中實現數字化管理。

五、實現多媒體技術應用于檔案管理工作中的措施

1.樹立數字化檔案管理理論 信息時代的發展，互聯網與計算機技術得到了廣泛應用，為此，檔案管理工作也要順應時代的發展，解放思想，樹立全新的檔案管理理念，加強對多媒體技術的關注。企業管理人員要通過數字化管理理念的提升，認識到數字化檔案管理的重要性，并且相應的投入更多資金與設備，借助先進的計算機管理方式，不斷提高檔案管理工作的效率，為用戶提供更為全面與優質的服務。

2.加強軟硬件的投入

檔案管理工作對于所有企業而言都是非常關鍵的，想要建立數字化檔案系統，資金支持是非常必要的，為此各個企業需要結合自身的實際情況，在軟件設備及硬件設備上投入更多的人力、財力，加快數字化檔案信息系統的建立與完善，加強檔案數字化管理的安全性，從而充分發揮多媒體技術在檔案管理中的作用。

3.提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作的高效開展手是基于高素質的檔案管理人員實現的，為此，要順應時代的發展，提高檔案管理工作人員的綜合素質。對檔案人員提供定期的培訓，聘請相關專家為檔案管理人員開展學習講座，并且選擇優秀員工外出學習與深造，從而有效的提高工作人員理論知識水平與計算機技術應用能力。另外企業要引進高水平金技術人才，為推進檔案管理工作的順利開展起到積極作用。

4.確立利用多媒體技術進行檔案管理的制度

通過多媒體軟件，按照區分全宗、分類、排列案卷等方法，系統將不同來源、不同內容的檔案統一成為有序的有機整體，建立靈活的著錄信息系統，優化館藏結構，對檔案信息進行調用，實現無距離零障礙的檔案資源共享。

六、結語

信息資源作為企業發展的戰略資源之一，在企業發展全過程都去起到了至關重要的作用，為此加強檔案管理工作效率及質量是非常重要的。多媒體背景下，數字化檔案管理作為檔案管理工作的發展趨勢，應該被企業所重視。通過本次論文，對多媒體技術背景下的檔案管理工作內容進行分析，并且對存在的問題及相應的改進對策進行總結，為推動數字化檔案管理發展起到積極作用。