淺談企業辦公室文秘工作質量和水平優化策略

賈玉梅

摘要：本文重點圍繞企業文秘人員如何圍繞企業重點工作做好辦公室工作，分析了文秘人員必須具有的專業素質和工作要求，為提高辦公室工作質量和辦公室文秘人員素質提供了一定的思路和策略方向。

關鍵詞：辦公室;文秘人員;質量;優化策略

中圖分類號：F272.9 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）018-0075-01

引言

國有企業辦公室是企業重要的管理部門，辦公室文秘人員負責各種文件的收發登記、傳閱、催辦、分發工作以及文書檔案的打印整理、分類、歸檔工作，協調不同部門的整體工作流程。文秘人員的辦事效率會直接影響辦公室的工作進度，在經濟和社會發展的新時代，辦公室文秘人員的工作范圍和工作強度都要有所提高。新時代文秘人員工作的質量和水平是助推辦公室工作開展的關鍵因素，本文簡要介紹了該問題，為后期促進辦公室更好的拓展業務奠定了基礎。

一、文秘工作的原則和重點

在文職工作里，需要加強文秘工作的工作質量，確保各項工作任務的順利進行，應該符合以下工作原則：第一，辦公室文秘人員要發揮參謀助手、服務保障、統籌協調、承上啟下的職能作用。高標準、嚴要求，積極參與政務、管好事務、搞好服務，及時與高層管理者進行工作匯報和工作細節溝通，使工作中的重要信息能夠及時傳遞給上級。注意上情下達，積極協調上級與各部門之間的關系，以便及時發現問題，及時更改方案。二是提高辦文能力。本著“嚴格審核、急件急辦”的原則，努力加快文件的運轉和處理，保證公文的權威性和嚴肅性，使文件能夠及時傳達貫徹，指導企業安全生產經營等工作。第三，要提高工作的預見性。對待工作要未雨綢繆，突出“全、密、實、早”，以工作的超前性、預見性來增加工作的主動性，力求做到工作無失誤。第四，強化督查督辦職能，狠抓工作落實。抓好重要工作、領導批示的工作督辦力度，抓好過程監督，發揚“釘釘子”精神，對重點、復雜事項進行預想預判，通過電話、協同等方式及時提醒，確保各項工作按照時間節點順利推進。

二、文秘人員需要具備的專業精神

合格的辦公室文秘人員，必須具備強大的專業精神，一方面，必須嚴格遵守公司的各項規章制度，控制和把握各種流程中容易出現的問題，及時做好風險性問題的規避，并利用空閑時間提高辦公效率和工作質量。另一方面，文秘人員需要控制好時間，特別是在突發情況出現時，應及時拿出解決方案，以避免對企業造成損失和負面影響。此外，文秘人員必須對自己的工作量、工作范疇做出合理的分工，以確保辦公室的工作效率得到有效提高。在工作中，文秘人員還必須做到顧全大局，不能做出有損公司利益和名譽的事情，要統籌組織、合理協調，確保各項工作的順暢進行，為企業業務發展創造更多的價值。

三、如何提升文秘人員的素質和能力

（一）增強文秘人員的責任心

文秘人員要樹立積極向上的工作態度和為他人服務的思想，必須具有幫助公司高層管理者的職業本能，堅決不能結黨營私，對工作積極向上，必須時刻牢記自己的工作使命。文秘人員是企業管理者工作的得力助手，是單位各科室信息的傳達者，在企業單位的成長過程中就像左膀離不開右臂一樣，發揮著不可缺少的作用，工作中要協助高層管理者做好工作方案，要和所有同事協調好工作關系。樹立服務意識，認真對待領導所交辦的工作，利用空閑時間鞏固自己的專業知識，提高自己的工作技能，配合領導和同事創造良好的工作局面和和諧的工作環境，在這種和諧的氛圍中不斷開闊自己的眼界。通過多元化知識的累積，不斷提升自己的心理素質和涵養，從而保證各項工作的高效運轉。

（二）制定完整的獎罰制度

制定完整的文秘人員獎罰機制，可以有效地提高文秘人員的工作效率，一套完整科學的獎罰機制在現代企業管理中尤為重要。對工作中表現突出的文秘人員要進行適當的物質獎勵，這既可以充分發揮文秘人員的工作熱情，同時也滿足了公司規范化管理的需求，從而為企業創造更高的價值。而傳統的公司對文秘工作沒有明確的要求，讓文秘人員在工作中找不到自己工作核心價值體現，同時也缺少了工作的積極性。

（三）照顧文秘人員的情緒

企業的運作模式應該人性化，一方面要讓文秘人員積極用心工作，一方面要及時洞察文秘人員的心情，及時發現文秘人員因為一些事情而產生的不良情緒，及時進行心理疏導和安慰。企業應該進行人性化管理，但同時又要有嚴格合理的規章制度來約束文秘人員，這樣既可以讓文秘人員有家的感覺，又可以提高文秘人員工作的積極性，保證工作效率。同時還可以幫助企業避免文秘人員的流失。

（四）提升文秘人員的綜合素質

加強辦公室文秘人員素質建設，通過書本、實踐、網絡學習等及時掌握和吃透上級精神，及時了解企業生產經營狀況;引導辦公室文秘人員在業務素質上下工夫，認真學習寫作及公文相關知識，提高辦公室文秘人員綜合素質;通過學習，不斷提高勤于想事、善于謀事、樂于干事、誠于共事的能力，努力建設有闖勁、有干勁、有韌勁和張口能說、提筆能寫、遇事能辦的綜合素質過硬的辦公室隊伍。要加強辦公室文秘人員的擔當精神，培養無怨無悔的奉獻精神，做勤奮敬業、樂于奉獻的表率。辦公室工作任務重、節奏快、要求高，經常需要加班加點，這要求辦公室文秘人員要有老老實實、勤勤懇懇、扎扎實實的奉獻精神，始終做到“不抱怨不埋怨、撲下身子埋頭干”。要強化主動服務意識，持續提升辦公室文秘人員對公司高管和其他部門的支持能力和服務水平。

四、結語

總之，在文秘工作中，為了改善辦公室文秘人員的工作質量和水平，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎罰制度和人性化管理，增強文秘人員的責任心，不斷增強文秘人員的創新意識，提高文秘人員的工作能力和專業水平，提升文秘人員的工作質量和公司的綜合管理水平。