基于會(huì)計(jì)信息化視角的企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究

張帆?高雪鵬

摘 要：目前，會(huì)計(jì)信息化已經(jīng)成為會(huì)計(jì)工作的主要潮流，面對(duì)著越來越多的企業(yè)選擇進(jìn)展會(huì)計(jì)信息化，如果將傳統(tǒng)的內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化使其與會(huì)計(jì)信息化相適應(yīng)成為了許多企業(yè)所面臨的問題。本文以三全食品為例，針對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息化和內(nèi)部控制發(fā)展的現(xiàn)狀及出現(xiàn)的問題，嘗試著提出基于會(huì)計(jì)信息化視角的內(nèi)被控制優(yōu)化。希望給其他企業(yè)帶來一定的啟發(fā)和建議。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)信息化;內(nèi)部控制

一、前言

“會(huì)計(jì)信息化”是指將會(huì)計(jì)信息作為管理信息資源，全面運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信為主的信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行獲取、加工、傳輸、應(yīng)用等處理，為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行提供充足、實(shí)時(shí)、全方位的信息。隨著會(huì)計(jì)信息化在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的普及，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部控制來說也有了新的挑戰(zhàn)，如何進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制才能更好地與會(huì)計(jì)信息化轉(zhuǎn)型相適應(yīng)顯得愈發(fā)重要。本篇文章以冷凍食品大亨——三全食品為例，對(duì)其從會(huì)計(jì)信息化的視角進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化，以此希望給其他企業(yè)一定的啟發(fā)和建議。

二、三全食品內(nèi)部控制現(xiàn)狀

1.三全食品簡(jiǎn)介

三全食品股份有限公司簡(jiǎn)稱三全食品，是我國著名的速凍食品品牌之一，主要生產(chǎn)湯圓、水餃、粽子、點(diǎn)心等100多個(gè)品種的速凍產(chǎn)品。在我國的市場(chǎng)份額中超過20%。

2.全食品會(huì)計(jì)信息化發(fā)展現(xiàn)狀

在會(huì)計(jì)信息化的時(shí)代發(fā)展大背景下，三全食品從2001年開始引入會(huì)計(jì)軟件，兩年后以此為基礎(chǔ)開發(fā)了三全版本的ERP，2006年，三全選擇了使用SAP ERP，并完成了核心模塊的建設(shè)及使用，之后十多年里，三全食品逐步開始建設(shè)實(shí)施了自動(dòng)控制系統(tǒng)、物流MIS系統(tǒng)組成的自動(dòng)化倉庫管理系統(tǒng)、SAP CRM（客戶關(guān)系管理系統(tǒng)）、SAP HR（人力資源管理系統(tǒng)）、SAP BW（數(shù)據(jù)智能分析系統(tǒng)）等。企業(yè)整體的會(huì)計(jì)信息化發(fā)展比較迅速和完善。

3.三全食品內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（1）控制環(huán)境的現(xiàn)狀

在組織結(jié)構(gòu)方面，三全食品設(shè)有專門的ERP運(yùn)營部門、內(nèi)部控制部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門等機(jī)構(gòu)來進(jìn)行企業(yè)的內(nèi)部控制。ERP運(yùn)營部門共有四人，包括一個(gè)主管，負(fù)責(zé)軟件的整體運(yùn)行問題和與外部相溝通。三位ERP專員分管ERP系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)、運(yùn)行，其中開發(fā)人員聘請(qǐng)專業(yè)計(jì)算機(jī)人才擔(dān)任，其余是由有過ERP學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)的會(huì)計(jì)專業(yè)人員組成。日常出現(xiàn)的相關(guān)軟件問題先由部門內(nèi)部解決，解決不了的請(qǐng)求外界專業(yè)人才的幫助。此外，公司沒有設(shè)立特定的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，而是由三名內(nèi)部審計(jì)人員分別負(fù)責(zé)內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理部分。

在職責(zé)分工方面，已進(jìn)行了基本的職位分離和適當(dāng)授權(quán)。關(guān)于ERP的操作，由會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)授權(quán)審批，出納、成本會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、會(huì)計(jì)總監(jiān)、財(cái)務(wù)經(jīng)理都有各自的職能和權(quán)限分配，設(shè)置自己獨(dú)立的登錄賬號(hào)和密碼。

（2）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的現(xiàn)狀

企業(yè)在傳統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模式上做得較為完善，包括市場(chǎng)空間的預(yù)測(cè)，壞賬的評(píng)估，投資風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估、融資風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估等系列風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序等。在ERP方面，三全食品利用財(cái)務(wù)軟件，對(duì)預(yù)算模塊、采購模塊、生產(chǎn)模塊、財(cái)務(wù)模塊、銷售模塊、客戶管理模塊進(jìn)行了相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序，但是缺乏適當(dāng)?shù)膶?duì)于ERP的應(yīng)用所新增的風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估程序，比如軟件的穩(wěn)定性、網(wǎng)絡(luò)防火墻的可靠性以及電子計(jì)算機(jī)軟硬件的安全性等風(fēng)險(xiǎn)。

（3）控制活動(dòng)的現(xiàn)狀

三全食品在生產(chǎn)需求分析，ERP系統(tǒng)運(yùn)行、信息數(shù)據(jù)的錄入、應(yīng)收賬款等資產(chǎn)的減值測(cè)試、生產(chǎn)成本的控制等業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵處都設(shè)置有相應(yīng)的控制活動(dòng)。比如定期的穩(wěn)定性檢測(cè)，抽查原始憑證和庫存現(xiàn)金，或是給合作企業(yè)發(fā)送詢問函等方式來驗(yàn)證信息錄入的可信性。除此之外會(huì)定期組織網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、電子計(jì)算機(jī)等方面的安全性和穩(wěn)定性檢測(cè)，但通常這種控制活動(dòng)周期為一年左右，間隔時(shí)間過長，實(shí)際意義不大。此外對(duì)于盜用他人系統(tǒng)賬號(hào)密碼或者通過信息技術(shù)惡意篡改會(huì)計(jì)信息等方面缺少相應(yīng)的控制活動(dòng)，也缺少相關(guān)的信息操作的痕跡跟蹤系統(tǒng)，來避免信息被惡意盜取、篡改等風(fēng)險(xiǎn)。

（4）信息與溝通的現(xiàn)狀

三全食品通過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)和信息的共享平臺(tái)，使得員工可以在授權(quán)范圍內(nèi)運(yùn)用系統(tǒng)調(diào)取自己需要的信息，也可以通過相應(yīng)的模塊進(jìn)行信息的反饋，使其內(nèi)部信息的傳遞和內(nèi)部的溝通大部分可以通過ERP應(yīng)用平臺(tái)順利地完成，極大地提高了信息與溝通的效率。

（5）控制監(jiān)督的現(xiàn)狀

三全食品在事前控制中設(shè)置有相應(yīng)的控制監(jiān)督機(jī)制，事前預(yù)警機(jī)制等，在事中控制中，設(shè)置有定期評(píng)估制度、定期檢查制度，在事后控制中設(shè)置有信息反饋機(jī)制、績(jī)效評(píng)估機(jī)制、控制優(yōu)化機(jī)制等。但是缺乏相應(yīng)的對(duì)于內(nèi)部審計(jì)的重視，在ERP的操作過程中也不注重內(nèi)部審計(jì)線索的保存，也并未引進(jìn)專業(yè)的審計(jì)軟件或者審計(jì)模塊對(duì)控制活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。

三、三全食品內(nèi)部控制建設(shè)出現(xiàn)的問題

1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置存在不合理之處

一方面，公司ERP運(yùn)行部門不僅缺少兼顧財(cái)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的綜合性人才，也缺少ERP日常維護(hù)人才，使ERP在日常使用過程中面臨著硬件和軟件多方面的威脅，而且多數(shù)軟件運(yùn)行問題過多依賴外界的幫助，浪費(fèi)了大量不必要的時(shí)間和金錢。另一方面，公司缺乏有效的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)。三全食品僅有三名內(nèi)部審計(jì)人員，但是也并沒有重視內(nèi)部審計(jì)，尤其是在會(huì)計(jì)信息化條件下使用相關(guān)的審計(jì)軟件以及對(duì)ERP程序的相關(guān)控制等。

2.ERP核心模塊以外模塊應(yīng)用水平不高

雖然三全食品目前已初步實(shí)現(xiàn)了無紙化操作，關(guān)于采購，倉儲(chǔ)，財(cái)務(wù)，生產(chǎn)等核心模塊的應(yīng)用已經(jīng)較為熟練，但對(duì)于最近幾年新開發(fā)的ERP模塊，比如SAP CRM（客戶關(guān)系管理系統(tǒng)）SAP HR（人力資源管理系統(tǒng)）SAP BW（數(shù)據(jù)智能分析系統(tǒng)），由于缺乏相關(guān)的人才來進(jìn)行發(fā)掘使用以及進(jìn)行員工培訓(xùn)，并且也受到外界條件的限制，三全食品在這幾個(gè)部分的應(yīng)用十分局限，還是比較依賴于傳統(tǒng)模式。

3.ERP系統(tǒng)安全保障不足

關(guān)于ERP系統(tǒng)安全保障方面，三全食品僅是購買了專業(yè)的殺毒軟件進(jìn)行定期查殺，以及定期將儲(chǔ)存的相關(guān)信息進(jìn)行備份等基本措施，這些并不能保障ERP系統(tǒng)安全運(yùn)行。一方面僅依靠殺毒軟件的保護(hù)，缺乏專業(yè)人員在合理頻率內(nèi)對(duì)系統(tǒng)漏洞，網(wǎng)絡(luò)漏洞等的檢測(cè)和修補(bǔ)，很難保護(hù)系統(tǒng)的安全。除此之外，一旦殺毒軟件出現(xiàn)問題或者防火墻被攻破，沒有相應(yīng)的優(yōu)秀人才及時(shí)地做出保護(hù)措施將有可能為企業(yè)帶來巨大的損失。

4.信息數(shù)據(jù)的安全管理不夠完善

在實(shí)際操作中，三全食品對(duì)電子數(shù)據(jù)的特性認(rèn)識(shí)不足且不夠重視信息數(shù)據(jù)的安全管理，比如缺乏具體有效的措施來防止信息的虛報(bào)、篡改、泄露等，沒有合理有效的解決方案來應(yīng)對(duì)可能面臨的突發(fā)情況，比如斷電，軟件升級(jí)出現(xiàn)差錯(cuò)，電子文檔受外界影響而發(fā)生損壞等。而且檔案管理也比較混亂，提高了信息失真和項(xiàng)目審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)加大的概率。

四、三全食品內(nèi)部控制的優(yōu)化

1.加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的安全保障

在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，首先要加強(qiáng)對(duì)原始數(shù)據(jù)錄入過程的監(jiān)控，建立嚴(yán)格的原始憑證審核及錄入程序并對(duì)原始憑證進(jìn)行合理的分類保存，以應(yīng)對(duì)相應(yīng)地檢查，保證原始信息的真實(shí)性和可靠性。其次，通過職責(zé)分工，明確授權(quán)，劃定責(zé)任范圍等來加強(qiáng)個(gè)人口令密碼的安全性，避免信息的作假行為。此外，還要注重信息共享的范圍，將信息的分享程度根據(jù)權(quán)限不同做出具體的劃分，避免信息的竊取。最后，要注重信息的備份措施，以免由于斷電、設(shè)備故障等意外行為造成重要信息的丟失。

2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的維護(hù)

一方面，企業(yè)需要定期更新系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的升級(jí)和有效運(yùn)轉(zhuǎn)。另一方面，創(chuàng)建良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，采用有效的查毒程序，抵御黑客的惡意入侵，造成會(huì)計(jì)信息的丟失、癱瘓或篡改。與此同時(shí)，定期備份信息數(shù)據(jù)，對(duì)于重要信息要隨存隨備份，以免發(fā)生意外。還要廣納算計(jì)專業(yè)人才用來面對(duì)和抵御突發(fā)情況，盡可能的減少企業(yè)損失。

3.優(yōu)化組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)

首先要提高對(duì)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的重視，建立有效的內(nèi)部審計(jì)部門。同時(shí)企業(yè)也要吸收和培訓(xùn)相關(guān)的人才多進(jìn)行職工培訓(xùn)，尤其對(duì)于財(cái)務(wù)人員，除了專業(yè)知識(shí)和基本的軟件操作外，也應(yīng)該掌握基本的問題處理方法，提高工作效率。此外，大力吸收ERP系統(tǒng)日常維護(hù)的相關(guān)人才，爭(zhēng)取在日常運(yùn)行中減少對(duì)外部機(jī)構(gòu)的依賴，不僅提高了辦事效率，也避免了許多不必要的資源浪費(fèi)。

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作者簡(jiǎn)介：張帆（1994.12- ），女，漢族，河南焦作人，河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院，2018級(jí)研究生，會(huì)計(jì)專碩