新時(shí)期檔案管理數(shù)字化研究

張偉鵬

[摘 要]隨著信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用，給人們生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)、工作帶來(lái)了許多便利，對(duì)檔案管理工作而言同樣如此，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案管理模式發(fā)生重大變化，由手工管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式，這種管理模式轉(zhuǎn)變與升級(jí)對(duì)提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率具有重要意義，推進(jìn)了我國(guó)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。本文主要研究了當(dāng)前檔案管理數(shù)字化存在的問(wèn)題，并探討了推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的意義，提出了新時(shí)期實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的措施，希望為以后的研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]新時(shí)期;檔案管理;數(shù)字化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.12.074

[中圖分類號(hào)]G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）12-0-02

0? ? ?引 言

隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)人工檔案管理模式暴露出許多問(wèn)題，難以滿足新時(shí)期的檔案管理工作需要。在信息時(shí)代背景下，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理已經(jīng)逐漸實(shí)行數(shù)字化管理模式，提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。以下主要圍繞現(xiàn)如今檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題展開簡(jiǎn)單分析與探討。

1? ? ?新時(shí)期檔案管理數(shù)字化存在的主要問(wèn)題

1.1? ?檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

我國(guó)檔案管理人員隊(duì)伍主要存在的問(wèn)題是檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)有待提升，且檔案管理人員隊(duì)伍老齡化問(wèn)題嚴(yán)重。由于檔案管理工作對(duì)年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業(yè)中通常會(huì)選擇具有挑戰(zhàn)性與發(fā)展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊(duì)伍的老齡化問(wèn)題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應(yīng)數(shù)字化管理，在開展數(shù)字化檔案管理工作中經(jīng)常不能熟練操作計(jì)算機(jī)。此外，受傳統(tǒng)思想觀念的束縛較深，檔案管理人員在新時(shí)代背景下缺乏創(chuàng)新意識(shí)，忽視對(duì)檔案資源的發(fā)掘工作，制約了檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

1.2? ?缺乏先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備

軟件資源、硬件資源以及網(wǎng)絡(luò)資源等是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，然而，受到資金限制，企業(yè)無(wú)法配齊各種數(shù)字化設(shè)備，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序過(guò)于陳舊，阻礙檔案管理的工作質(zhì)量與效率提升。在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，計(jì)算機(jī)設(shè)備是不可缺少的重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，企業(yè)要積極引進(jìn)各種先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，及時(shí)更新陳舊的設(shè)備程序與系統(tǒng)等，從而滿足新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實(shí)性提供重要保障，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種檔案資料的長(zhǎng)久保存，充分挖掘檔案資料的價(jià)值。

1.3? ?檔案數(shù)字化管理存在風(fēng)險(xiǎn)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中應(yīng)用廣泛，在給人們帶來(lái)許多便利的同時(shí)引發(fā)了信息安全問(wèn)題，特別是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，加大了檔案管理工作的難度。此外，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的過(guò)程中，檔案編輯多采用電子編碼技術(shù)，但該技術(shù)在應(yīng)用中存在一定的不足，具體表現(xiàn)為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡，導(dǎo)致管理人員無(wú)法在第一時(shí)間被發(fā)現(xiàn)。因此，要高度警惕各種違反檔案法律法規(guī)的行為。

2? ? ?實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的重要意義

傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國(guó)事業(yè)單位與機(jī)關(guān)部門中應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng)，該模式存在的主要問(wèn)題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時(shí)期，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時(shí)間長(zhǎng)，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過(guò)應(yīng)用自動(dòng)搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時(shí)間，滿足用戶檔案資料的需要，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢(shì)。

2.1? ?提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息的快速、高效處理。基于傳統(tǒng)檔案管理模式下，要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費(fèi)用與人員，這必然會(huì)增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對(duì)傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀，既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費(fèi)。

2.2? ?提升了檔案利用效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷，用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案查找擺脫了時(shí)空限制，用戶可以隨時(shí)隨地查找檔案，充分利用檔案資料。

2.3? ?提升檔案管理工作效率

數(shù)字化檔案管理的作用是可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的及時(shí)歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對(duì)象，包括職工入廠、調(diào)動(dòng)以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對(duì)檔案歸檔后才可以查詢，而基于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時(shí)，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢(shì)是可以簡(jiǎn)化資料查詢，便于辦公人員進(jìn)行隨時(shí)查詢。

3? ? ?檔案管理數(shù)字化的發(fā)展措施

3.1? ?文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理

檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會(huì)影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時(shí)間。如果不能按時(shí)返回傳閱文件，催辦程序會(huì)向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時(shí)進(jìn)行文件閱讀，在完成對(duì)文件的處理后進(jìn)行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。

3.2? ?加快系統(tǒng)工程建設(shè)

檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項(xiàng)內(nèi)容，這是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。為了實(shí)現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會(huì)利用磁盤陣列存儲(chǔ)、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實(shí)行集中掃描，并通過(guò)光盤與磁帶等對(duì)文字資料等進(jìn)行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問(wèn)題。

3.3? ?構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)

3.3.1? ?系統(tǒng)要具備平滑升級(jí)能力

信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過(guò)擴(kuò)展模塊應(yīng)用，可以大大擴(kuò)充系統(tǒng)存儲(chǔ)容量。存儲(chǔ)系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實(shí)現(xiàn)在線擴(kuò)容的同時(shí)具備保護(hù)功能。

3.3.2? ?系統(tǒng)要具備良好的可靠性

信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計(jì)，避免存在單點(diǎn)故障，從而保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運(yùn)用各類PAID保護(hù)級(jí)別，滿足不同用戶的實(shí)際需要。系統(tǒng)對(duì)硬件要求非常嚴(yán)格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。

3.4? ?提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時(shí)期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作貢獻(xiàn)自身的力量。安全是對(duì)檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識(shí)，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。

3.5? ?加大設(shè)備引進(jìn)與更新投入

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，要加大設(shè)備投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

4? ? ?結(jié) 語(yǔ)

數(shù)字化檔案管理模式是對(duì)傳統(tǒng)人工檔案管理模式的重大突破，將其應(yīng)用于檔案管理中，不僅可以提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還可以提升檔案管理工作的信息化水平，從而滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要，推進(jìn)檔案管理事業(yè)更上一層樓。

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