創建企業檔案管理新模式的思路分析

袁媛

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）5-108-03

摘 要 檔案管理部門是企業的主要組成部門之一，其主要工作內容是對目前企業內部的各種檔案資料以及歷史檔案行進歸檔、整理、保存。有效的檔案管理對一個完整企業的發展來說，有著重要的作用。本文將對企業檔案管理現狀進行分析，探討創建企業檔案管理新模式的思路，有效的提高企業檔案管理水平，促進企業的健康發展。

關鍵詞 檔案管理 新模式 思路

檔案管理工作在企業中看似不顯眼，但是卻發揮著重要的作用。檔案管理部門為企業管理著所有的歷史資料，包括財務原始賬簿、人力資源檔案信息、企業重要的原始文件、企業往來合同等。這些所有的信息和資料，都是構成企業的重要組成部分，是企業發展的參考基礎，讓企業內部工作做到有跡可循，有物可查。檔案管理如今已成為系統化的管理，但隨著時代的發展，科技的進步，傳統檔案管理已不能滿足企業發展的需要，因此，在企業的發展過程中，必須重視檔案管理工作，積極的應用計算機技術以及互聯網技術，應用檔案管理新模式，提高檔案管理水平。

一、企業檔案管理現狀

隨著企業的改革發展，新建項目的陸續建成，企業規模的擴大，企業檔案數量急劇增加，傳統檔案管理模式存在的問題也日益突出。其主要問題包括以下幾個方面：

（一）對檔案管理工作重視不足

在市場經濟體制不斷完善的過程中，企業在市場中面臨的競爭更加激烈，在這種背景下，企業為了提高自身的市場競爭力，將發展重點放在生產活動與經營活動中，大部分企業忽略了檔案管理對于企業發展的作用，對檔案管理工作的重視程度不足，造成檔案管理工作中存在較多的漏洞，甚至出現檔案丟失、信息泄漏、檔案破損等方面的問題。

（二）檔案管理形式不完善

現階段，實體檔案管理依然是檔案管理的主要形式，但由于紙質等實體檔案不利于保存，不利于查閱，且在一定程度上增加了企業成本，所以存在很大的弊端。很多企業為了更好的管理檔案，都開始建立電子數據。但是，建立的電子檔案都屬于片段式的。而且，由于對檔案數據沒有進行統一的歸納整理，使得電子檔案的建立形同虛設，并沒有起到電子數據應有的作用。在進行檔案查詢時，仍然依賴于傳統的紙質資料，或者簡單的電子片段檔案，對于相隔年限較長的檔案，依然使用原始的查詢方式進行查找。這樣一來，不僅增加了檔案管理人員的工作量，而且拖延了工作時間，影響了企業的工作效率，對于現代企業的發展沒有起到任何積極的輔助作用。

（三）檔案管理方法相對落后

在目前大部分企業的檔案管理工作中，采用的管理方法仍然為傳統的手工式管理，這種管理方法存在嚴重的缺陷。雖然一些企業已經開始應用計算機進行檔案管理，但仍然停留在使用目錄編制、統計以及檢索等基本功能的狀態，無法有效的提高綜合處理能力。此外，隨著企業檔案數量的增加，這種檔案管理方法無法滿足企業發展的需求，造成檔案對于企業發展的作用無法充分發揮。

（四）檔案管理信息化水平較低

隨著信息技術的快速發展，企業檔案管理工作也正在向著信息化的方向發展，檔案的載體也由紙質載體發展為紙質與電子多種載體共存的局面。相對于紙質檔案管理模式來說，信息化檔案管理模式具有統籌管理性強、資料查找與傳遞速度快的優勢。但是信息化管理模式在現階段來說，依然存在一定的缺陷。由于信息化檔案數據依賴于計算機硬件、軟件系統。所以，需要經常備份，否則，一旦出現斷電情況或者計算機出現硬件問題，很容易造成數據丟失或者傳輸失敗等情況。而且，由于現在的檔案管理軟件更新速度過快，使得計算機硬件系統與新用軟件不能夠很好的兼容，也容易造成數據丟失或者無法閱讀等情況。另外，信息化檔案管理模式對檔案管理人員有較強的專業要求，工作人員如果缺乏一定的信息維護技術，很容易造成數據的混亂以及缺少等現象，使得電子檔案的優勢得不到更好的體現。所以，檔案信息的歸檔以及文件的管理需要進一步優化，加大電子檔案的利用率，使檔案管理工作的流程更加精簡。

二、創建企業檔案管理新模式的策略

（一）創新檔案管理服務意識，提高檔案管理效率

在傳統的檔案管理工作中，由于受到檔案室條件的限制，工作人員在對檔案進行查閱的過程中，由于程序過于繁瑣，會造成查閱速度慢的現象，無法滿足快速查閱的要求，不但會影響工作效率，而且會增加相關工作的難度。因此，在具體的工作中，要加強檔案管理工作人員的服務意識，緊密的結合現代化信息技術的應用，采用先進的工作方法，促進檔案管理工作效率的提升，還要端正工作人員的服務態度，提高檔案服務質量，通過良好的服務意識為企業提供更好的服務。要讓員工深刻的意識到，其工作職責就是為企業提供更加便捷的服務，而利用現代科技可以為檔案管理工作開辟出一條全新的通道。所以檔案管理人員要全面加強學習信息化檔案管理的知識，利用專業技能更新工作內容、優化檔案管理結構、提高檔案查找效率，進一步改善檔案管理的整體服務質量，為企業提供更好的后勤保障。

在傳統的檔案管理工作中，通常將工作重點放在管理方面，工作人員的注意力都在檔案管理上，沒有為查詢者提供良好的服務。而隨著企業的發展，工作理念也不斷更新，檔案工作既是技術性工作，又是服務型工作。在這種情況下，對檔案管理工作人員提出了更高的要求，其工作性質由被動工作變為主動工作，將更多的注意力放在服務方面，努力增強服務意識，以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿，改變過去你借我拿的被動服務模式。檔案的信息特征決定檔案必須服務于社會，服務于企業，提供檔案信息服務是檔案工作的宗旨。檔案人員可以使用現代化的通訊設備完成資料的傳輸，并與查詢者積極溝通，及時實現資料的共享，可以有效的節省查詢時間，提升查詢效率，通過專業的服務為企業的發展提供足夠的動力，促進企業的發展。

（二）提高檔案管理法律意識，保證檔案信息安全性

在企業的運行過程中，檔案是十分重要的數據資源，在企業的發展中發揮著關鍵作用。在檔案管理工作中，一旦出現檔案資料失真的情況，就會對查詢者造成誤導，導致其出現工作失誤，對企業的利益造成一定的影響。與此同時，在對數據資料進行信息化采集時，如果存在工作不嚴謹或操作失誤的問題，就可能會對檔案中數據資料的真實性造成不利影響。因此，為了提高檔案管理水平，促進企業的健康發展，必須提高檔案資料的真實性。想要實現這一目標，需要提升檔案管理人員的法律意識，對檔案資料進行準確的采集，提高檔案數據的真實性以及完整性。

由于檔案管理室存放著企業的重要資料，所以，要全面加強檔案室的安全管理工作，降低檔案室的各類隱患。在信息化檔案管理工作中，安全管理要求與傳統的檔案管理模式不同，為了實現與管理模式同步，需要采用新型的安全管理方式，根據目前檔案管理工作的實際情況來制定合適的安全管理措施，不但要保證檔案的完整性，而且要保證檔案的保密性。

隨著現代網絡技術的發展，信息資源可以實現網絡共享，不但提升了檔案管理的服務標準，而且對檔案管理的安全性提出了更高的要求。為了保證檔案信息的安全性，不但要提升檔案管理工作人員的責任感，而且要采取更多的技術措施來保證檔案的安全。例如，及時更新多媒體電子監控設備，定期更換檔案文件密碼，建立企業局域網，提升網絡安全管理力度等。只有這樣，才能在實現檔案信息網絡共享的同時，保證檔案信息的安全性。

此外，不斷提升檔案管理人員的安全管理意識。在企業的檔案中，一些檔案具有保密性要求，因此，為了保證這些檔案的安全性，需要提升檔案管理工作人員的安全管理意識，使他們在工作中具有較高的警惕性，采取必要的保密措施，保證這些檔案信息不會被泄露。

（三）完善企業檔案數字化信息，豐富檢索資源

在檔案管理工作中，只有擁有豐富的資源，才能提高工作質量。因此，我們需要對檔案管理的數字化信息進行不斷的完善，形成豐富的資源，避免因資源不足而造成檢索難度增大或檢索失敗的現象，將檔案信息以完整的信息化形式體現出來，從根本上實現信息化管理。

在企業不斷發展的過程中，檔案管理工作模式也隨之發生了巨大的變化，檔案形式從原有的紙質檔案改變為目前的紙質，電子檔案并存的模式。為了提高檔案管理工作質量，必須提升檔案管理信息化的實用性，通過先進設備的應用獲得更多的檔案信息采集手段，采集更加豐富的信息資源，提高檔案信息采集的有效性與完整性。只有這樣，采用數據信息化處理技術對檔案結構進行優化，對檔案資源進行完善，為檔案檢索提供豐富的資源，保證檢索的有效性，充分發揮信息化管理在檔案管理工作中的重要作用，提高檔案管理工作人員的專業能力以及檔案管理服務質量，為企業的發展做出巨大的貢獻。

此外，對于一些保存時間較長的檔案，需要對其重新進行分類整理，并將其與常規的檔案做好區分，這樣能夠在檢索時提高檢索效率。

（四）加強檔案信息化管理，深化電子文件歸檔

隨著信息技術的快速發展，數字技術應用越來越廣，促使企業辦公自動化水平大大提高，應用各種高效掃描設備及各種多媒體技術使原本的紙質化檔案變為數字化進行存儲，不僅大大節約了檔案管理的規模和空間，也更為直觀高效得顯示企業檔案信息的內容特征，而且可以更加方便、快捷地為企業提供搜索服務，檔案信息化已經成為檔案管理迫切追求的目標。

要想使企業檔案得到清晰、有效的管理，就要實行新模式的檔案管理措施，利用新鮮血液的注入和檔案管理的經驗來建立完整的檔案結構。隨著企業規模的不斷擴大，企業中的檔案種類與數量也正在不斷增加，對檔案管理工作提出了更高的要求。為了提高檔案管理工作的有效性，需要積極的應用現代化技術對檔案結構進行優化，促進檔案管理服務效能的提升，使檔案結構變得更加清晰合理。與此同時，還要對檔案信息化管理系統進行進一步完善，通過先進技術與設備的應用保證檔案管理的科學性，在檔案管理工作中重視檔案的有效利用，為企業提供更加便利的檔案管理服務。

要把現代電子數據管理體系充分運用到檔案管理工作中，利用辦公軟件的數據庫管理系統進行高效管理。

數據化管理系統是企業加強管理、實現現代化發展不可或缺的工作手段。對于大型企業來說，建立完整的電子檔案系統意義重大，不僅可以使檔案管理工作更加系統化，實現提高工作效率的目的，也可以使檔案資料延長保存期限，有效的提升檔案信息資源量。規范電子文件歸檔后的整理、保管、備份和利用流程，保證電子檔案的安全和有效利用。

（五）建立網絡化電子檔案管理系統，實現檔案共享

檔案資料管理的新模式要充分利用現代科技來實現，不僅要在實體檔案管理的基礎上建立電子檔案，而且要充分利用現代網絡技術，更好的實現企業的資源共享。

首先，網絡技術對企業內部資源共享起到了很大的促進作用，也包括檔案資源的共享。對于較大規模的企業來說，很多分、子公司處于不同的地區，在這種情況下，其想要實現檔案的統一管理難度較大，而且成本很高，不利于企業資源的節約。利用現代網絡技術手段不僅可以實現企業內部的檔案共享，也可以使企業檔案管理部門實現遠程管理，對分公司的檔案資料完成實時共享，有利于企業進行統一管理和規劃。

其次，雖然企業部分檔案屬于企業機密，但是對于部分可共享資料來說，想要更好的完成資源傳遞，只有通過網絡技術手段來實現?；ヂ摼W技術的發展為信息資源的共享提供了一個良好的平臺，可以進一步提升檔案管理、檢索以及傳遞的有效性，改變原有的管理模式，提升檔案管理服務質量，為企業的發展提供專業、高效的信息保障。

三、結語

在企業的發展過程中，檔案管理內容不僅多，而且類型復雜，想要有效的進行檔案管理工作，就要積極的應用先進的技術與設備，采集企業內部所有的檔案信息，利用數據庫龐大的存儲系統，以及數據處理來實現企業檔案的綜合管理，充分利用絡平臺，實現檔案資料的共享。這對大型企業來說，能夠改變落后的檔案管理模式，提升企業檔案管理效率，節省了大量的資金，也縮減了人力，有效的提高了企業管理機制，使企業朝著良好的方向發展。

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