大數據背景下“雙一流”高校辦公室督查督辦工作建設研究

王莉

摘 要：督查督辦工作作為高校辦公室的主要職能之一，是保證上級部署、學校決策順利實施的重要手段，是強化工作執行和推動工作落實的有效途徑。當前，高校督查督辦工作還存在重視程度不夠、工作機制不健全、督辦方式相對單一、信息化水平落后、督辦結果的評估考核不完善等問題。在大數據環境下，需建立一套完善統一的督辦工作系統，將整個督辦過程從督辦事項產生的會議紀要到督辦結果辦理的反饋，全流程納入到網上流程，進行全生命周期流轉和監控; 明確工作時間節點和責任歸屬，提高督辦效率; 完善獎懲制度和問責機制，強化對督辦結果的考核和評價，“督”在節點上，“查”到關鍵處，“辦”出實效果。

關鍵詞：大數據;雙一流高校;督查督辦系統

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2019）06 — 0153 — 03

督查督辦是指對上級要求和本單位重要決策部署的貫徹落實情況進行督促檢查、研究分析，保證工作的順利開展和各項決策的有效實施，是推動領導決策落實，提高工作效率的有效手段。高校辦公室作為學校的綜合職能部門，承擔著理順各條線工作機制、確保政令暢通、促進政策落實的任務。作為高校管理行為的延伸，督查督辦不僅是落實重大部署、重要決定和提高行政效能的重要手段，也是加強領導干部執行力、改進機關工作作風、提升行政工作效率的突破點，在推動重大決策部署和工作安排落實中有著重要的作用。新時期，本文在肯定高效督查督辦對高校發展積極意義的基礎上，充分調查研究目前督查督辦工作運行中存在的問題，提出了相應的解決對策，以分析南京師范大學督查督辦系統建設的目的、功能、意義和建設方向，以期為各高校督查督辦工作的開展提供實踐參考。

一、系統建設的必要性

2014 年8 月，國務院辦公廳以國辦發﹝2014﹞42號文件的形式下發了《關于進一步加強政府督促檢查工作的意見》，對加強督促檢查工作提出了一系列新的要求。文件要求，“把督促檢查工作貫穿于政府工作的全過程，研究決策時提出督促檢查要求，部署工作時明確督促檢查事項，決策實施后檢查落實情況。”2018年，習近平在中央全面深化改革委員會第四次會議和十九大報告中明確指出：“要投入更多精力、下更大氣力抓落實”，“提高工作落實的本領，堅持說實話、謀實事、出實招、求實效”。黨的十八大以來，隨著黨委巡視工作不斷深入，巡視整改意見的反饋落實工作已成為學校重要工作之一，很多學校都將整改工作列入年度工作計劃。新時期，作為“雙一流”建設高校，學校事業發展目標和規劃的實現也必須落腳在對工作任務和文件精神“高質量”的執行和強有力的推動上，這對督辦的力度和效度提出新的要求。

沒有教育的信息化就沒有教育的現代化。劉延東同志曾講要“以教育信息化全面推動教育現代化”。高校督查督辦工作的信息化是教育信息化的應有之義，是提高督查督辦工作效能的有效途徑。將督辦的各項要素進行系統分析，將督辦事項通過網絡實現全流程跟蹤管理，將督辦的績效評估應用到學校對部門和個人的考核評價中，是大勢所趨。隨著智慧校園、數字校園的建設，通過對全生命周期的系統實現督查督辦工作的信息化、實時化、動態化和科學化，對學校重要工作進行目標管理、過程管理和反饋評價管理至關重要。

二、督查督辦工作普遍存在的問題

根據對部分高校的調研情況，大部分高校辦公室都有督查督辦的職能，但長期運行以來，主要存在如下問題：

1.對督查督辦重視程度不夠。隨著高校職能的拓展和內部治理結構的完善，高校辦公室事務常常是各項工作交織進行，從部署到落實，從決策到執行，對具體的工作人員提出了較高的要求。而對于各項工作的具體落實及決策的貫徹實施，以及進展和成效如何，是否存在問題等，很多高校沒有專門的督辦機構和人員。同時，在基層部門和學院，并沒有專門負責處理督辦事項的人員，督辦工作在對接和反饋上存在一定困難。

2.督查督辦工作機制不健全。目前，高校的督查督辦職能大多由學校辦公室承擔，一些辦公室還設立了專門的督辦室，并制定了有關規章制度。從實際運行情況看，督查督辦沒有成為常態化工作，工作缺乏連貫性和權威性。缺乏完善的實施辦法和責任機制，導致督辦工作受個人業務水平、分工合作情況和整體工作安排影響較大。同時，督查督辦事項存在邊界不清的現象，對于時間跨度長、涉及部門多、解決難度大的問題，容易停滯不前，甚至出現推諉、扯皮的現象，缺乏合理的考核制度、公開制度和獎懲制度。

3.督查督辦方式相對單一。從督查督辦的具體事項來看，因其內容不同、性質不同，方法也應不同，需要針對具體事項確定合理的督查方式。目前督辦的方式主要是事后督辦、年中年底督辦，依靠打電話要，發短信催等傳統方式進行，重“結果”輕“過程”，缺少有效的動態監控和過程管理。

4.督查督辦工作信息化建設滯后。另外，隨著高等學校辦學規模的日益擴大，一校三區相對較為分散，使得“管理鏈條”增長，管理難度增大，各類決策及信息的傳達和執行力度減緩、延遲，這無疑會增加督查督辦工作的難度。有些重要程度高、落實難度大、完成周期長的事項不能僅僅依靠口頭交辦、電話通知或者書面傳達等傳統方式進行，將督查事項的提出、立項、交辦、催辦、辦結、反饋、歸檔等環節納入信息系統，方便全流程跟蹤和管理。

三、我校督查督辦系統建設情況

針對以上情況，2018年校辦專門成立了督辦科，與原有的公文職能相聯動，在智慧化校園建設過程中，在OA系統專門建立了督查督辦系統。將校務會議、黨委常委會等主要會議形成的決策意見，校長辦公會、重要協調會等工作會議形成的工作方案，進行全要素、全生命周期、全流程管理。

1.實現全過程管理，納入智慧校園建設

在督辦系統里，一項工作從開始制定方案到最后督辦歷經了“制定方案”-“提交議題”-“會議討論”-“形成紀要”-“下發抄告”-“督查督辦”-“落實執行”-“意見反饋”8個階段。隨著新版OA系統的上線，督辦流程從相關職能部門提交黨委常委會和校務會議、校長辦公會議的議題階段開始，到工作落實反饋，督辦任務完成，這一過程全部實現網上操作。

2.階段性成果分步呈現，便于工作記錄和總結

所有工作的完成不可能一蹴而就，需要分步驟、分項目、分部門實施。為了方便執行部門及時反饋各自完成情況，系統專門設立了“里程碑”，用以記錄階段性的標志性成果。“里程碑”的設立一方面是督辦事項完成的需要，同時也是工作的留痕和總結，方便相關單位和責任人今后工作中提取和查閱。

3.多視野、多角度全面督辦，充分保障督辦效果

為了使部門領導、辦公室工作人員、校領導都能了解所有工作完成情況，系統做了專門設計，部門領導可見本部門主辦的各項督辦工作;辦公室督辦工作人員可見各自相關的所有工作完成情況;校領導可見所有工作完成情況，也可根據自己的分工職責，查看分管部門和聯系學院的工作完成情況。根據工作進展，能夠變被動接收督辦進展為主動了解，發現問題;適時干預，有效糾偏;加快進度，增強效應，從而方便頂層設計和有效推動。建立三級督辦體系，根據各自的工作要求，對相關工作進行督查督辦，使所有工作都能按照時間要求有序開展，準時完成。

4.加強預警和提醒設置，有效提高工作規劃性

隨著學校事業發展，各單位工作日趨繁重，有時只關注了當前突發工作、重點工作，忽視了前面布置的工作;有時會及時完成工作，卻忽略在系統中填報。為了避免此類情況，系統專門設置了預警提醒功能。一方面在系統中通過不同顏色區分按時完成、逾期完成、未完成，另一方面，在截止時間之前，系統通過手機短信定時提醒，今后還將實現微信提醒。通過預警提醒功能，以期提高工作完成效率。

四、督查督辦系統建設的意義

1.全員督查的工作格局，變督查督辦工作“被動”為“主動”。數字化督查督辦系統建設，目前在我國高校中是一個較前沿的課題，具有相應操作資質、運作成熟的集成商并不多，目前進行此類探索的高校也屈指可數，此項研究尚在前列。傳統的督查督辦，整個過程只有督查者及被督查者參與。在督查督辦工作的整個過程中，其他人員無法了解到相關信息。而通過督辦系統和智慧校園建設，可以將督辦工作的整個環節如擬辦、立項、交辦、催辦、辦結、反饋、直至歸檔等記錄在案，公布于眾，變督查督辦工作從“部門督辦”轉為“全員督辦”，有利于形成全員督查的工作格局，有利于高校領導者對整個督查督辦事項及其進展、結果的了解，實現督查督辦工作從“被動”轉為“主動”，從“要我干”轉為“我要干”。

2.督查督辦工作的閉路系統，打造有力抓手，理清督查督辦工作重點。由傳統高校辦公室在督查督辦工作中的“結果導向”向“過程導向”轉變。使用新信息技術和科學測量的工具來策劃、控制和改進過程的效果、效率和適應性，可以使得督查督辦工作的各個環節如交辦、跟蹤、督查、反饋、整改等都在系統中有詳細的記錄。校領導對各項督查督辦工作的完成情況，完成的進度，責任人，標志性事件將一目了然，這將促使督查督辦工作各個環節環環相扣，形成閉路。同時，也破解了督查督辦工作流于形式，重點不突出的問題，便于及時發現問題、糾正偏差。

3.“線上+線下”的督查督辦系統打破環節時空限制，提高工作績效。“線上”將此項工作納入到學校智慧校園建設中，通過信息化的手段監督檢查學校各項工作的具體開展和實際落實情況。“線下”引入督辦問責機制、強化對督辦結果的績效管理和獎懲應用，建立“職責、流程、制度、標準、考核”五位一體的協同機制，有效保證督查督辦效果。特別是線上的信息系統，關系到被督辦工作落實的重視程度和執行力度，關系到辦公室管理的效率和效果。利用信息化手段，可以減少傳統的督查督辦工作會議等，在時間及空間上減少相關部門因業務性工作繁忙見一面不容易的窘境，解放了相關參與部門在某一時間、空間上難對接的困難，實現督查督辦工作的全方位、跨時空、多渠道跟蹤，提高工作績效。

五、對系統未來發展方向和運行的難點思考

1.對數據共享的完善的未來計劃。現在的社會是一個資源共享的社會，信息時代下，充分利用信息資源是發展的持續動力。信息化標準的統一和有效性是前提，對于現有使用的系統，不同系統具有不同開發商，內數據流通彼此不連接共享，一定程度存在“信息孤島”現象。同時，線下會議的紀要、抄告很多時候以紙質的形式發放和留存，不利于任務的歸口和信息的有效溝通。督辦系統把工作做在平時，年中、年末的校務會議、常委會執行情況總結由系統自動完成，將信息的被動收集變為主動讀取和分析，強化執行過程，確保落實到位。各部門、各學院只需對以往的完成情況進行審查和補充，可大大減少各單位年底各項總結的工作量，提高工作效率。系統將在整合數據，打破不同平臺和用戶之間的壁壘，盡可能簡化流程，實現一鍵讀取，信息共享。

2.對督辦工作的監督模式思考。對督辦過程的監督機制，關系到督辦執行的有效程度和效益，也關系到執行部門和相關單位的工作積極性。績效評估理論主張公眾參與績效評估，包括參與鑒別要評估的項目，陳述目的并界定所期望的結果，選擇衡量標準或指標，設置業績和結果的標準和、監督結果等。所以除了政策制定的主體、主管部門、相關責任人，監督也需要其他群體的參與。如專家群體、獨立評估單位掛靠在相關部門、教師、學生代表等，監督主體應該從系統自評向多元化的主體發展。在傳統組織結構模式中忽略非相關責任單位的普通非利益相關人員，不利于改進服務質量，提升督辦執行效力。目前系統的監督主體一種是探索通過全員督辦的方式，對全校教師公開;一種是探索通過一定的機制，選擇一批代表，如執委會代表、兼職監察員、特邀監察員、學生會、研究生會代表等，對督辦過程和結果進行把關和監督。

3.對考核結果的評估、應用的模型設計。

評估是對客體滿足主體需要的程度的判斷活動，其目的在于控制客體的過程和行為，以及為主體服務。學校相關部門正是通過督辦系統建設評價體系來收集信息、處理進度、分析數據等信息，控制并不斷完善其行為，以提高督辦效率，從而為學校決策和執行服務。

對于督辦系統所反饋的工作落實情況，可以采取定性和定量相結合的分析方式進行評估。定量分析可以通過督辦系統所反饋的工作執行的力度和效度。執行的力度主要針對執行主體、執行資源、執行制度狀態的評價。執行的效度就看是否達到預期效果，是否實際解決問題的程度，即政策的落實程度，反應在執行績效就是執行效果、效益和效率的統一。在實際督辦事項中，如何花費時間較少、解決問題程度和質量較高、消耗資源狀況較少地完成既定預期目標，是進行評估和考核的一個標準。

另一方面，進一步加強對督辦結果進行考核評估的科學化、制度化和法制化。在督辦工作的績效評估中，既要關注目標和過程，同時也要對上級組織和學校政策和各項工作的預期目標的實現程度和效果來進行評價。不僅看重決策過程和執行過程，同時注重執行效果，在績效評價中，充分肯定“公平、公正、廉潔、責任”等價值，鼓勵師生員工參與評價。同時確立正確的評估目的，實施科學權威、公平合理的評價工作，對評價結果持續追蹤，引入督辦問責機制、強化對應的獎懲制度和激勵措施，將督查督辦的結果有效應用到部門績效評估和個人考核評價體系中，是系統建設的探索方向。

〔參 考 文 獻〕

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〔責任編輯：侯慶海〕