做好檔案收集與整理工作的探討

梁欣

【摘 要】檔案的收集與整理是企業檔案工作中的重要內容，對企業檔案管理水平提高有著重要的價值作用。近年來，隨著企業檔案管理工作的不斷發展與進步，其對檔案收集與整理的要求在不斷提高，隨著信息化、數據化在企業檔案工作中的不斷應用，為企業檔案收集與整理工作帶來了新的發展機遇與挑戰。當前，很多企業在檔案收集與整理工作中仍然存在諸如收集效率低、質量低。檔案歸納整理不及時等許多客觀問題。鑒于此：為了進一步提高企業檔案收集與管理工作質量，文章將重點探討檔案收集與整理工作中存在的問題及對策。

【關鍵詞】檔案收集整理；問題；對策

檔案的收集與整理是企業檔案管理的基礎性工作，是保障企業檔案資料信息完整、真實的客觀需要。同時，做好檔案收集與整理工作對企業制定經營決策、戰略計劃制定等都有著現實的作用價值。在檔案收集與整理過程中，需要發揮出檔案管理人員的作用價值來，更需要相關技術的支持，只有這樣才能夠確保企業檔案收集與管理工作水平。但是，當前很多企業在檔案收集與整理過程中仍然存在很多問題，從而影響并制約了企業檔案管理的科學化發展。

1、探討檔案收集與整理工作的特點

1.1檔案分類較多

企業的檔案收集與整理工作特點之一就是檔案的分類較多。在一個企業中，在檔案收集與整理過程中必須要做好對相關檔案的分類整理，這其中包括了企業的文書檔案、會計檔案、業務檔案、基建檔案、人事檔案、設備檔案等等。而如果從記錄方式上來對檔案進行劃分又可氛圍錄像檔案、文字檔案等等。所以檔案收集與整理工作一定要做好對檔案的分類歸檔工作，鑒于企業檔案種類繁多的特點，也為企業開展檔案收集與整理工作帶來了一定的挑戰。

1.2范圍廣

企業檔案收集與整理工作的另一個特點就是其涉及范圍比較廣，之所以這么說是因為，企業開展檔案的收集與整理是對企業各項工作、各個環節產生的有價值的資料信息進行收集與整理，因此，在這個過程中需要企業中各個部門的積極配合與參與。切不可出現只做好對一方面檔案資料的收集與整理，而忽視另一方面的情況，要做到檔案資料收集與整理的全覆蓋。而且隨著企業檔案工作在信息化、數字化方面的應用不斷深入，企業的檔案收集與整理工作范圍將會進一步的拓展與延伸。

2、分析檔案收集與整理工作中存在的常態問題

2.1檔案收集與整理不及時

當前造成企業檔案收集與整理不及時的原因有很多，首先：在一些企業中，其他部門往往認為檔案收集與整理是檔案管理部門的事情，與自己沒有任何的關系，因此，缺少主動配合及參與熱情，往往就容易出現檔案資料移交給檔案管理部門不及時的情況。其次：檔案管理部門沒有指定出檔案收集與整理工作規章機制，從而導致檔案收集與整理工作雜亂無序，由于缺少對相關人員的管理與監督，導致其在進行檔案收集與整理過程中三天打魚，兩天曬網，對工作沒有緊迫感，造成檔案收集與整理不及時的情況發生。

2.2檔案室建設方面的問題

雖然隨著數字化檔案的不斷發展，很多企業已經通過將檔案資料以數字化的形式儲存到計算機當中了，但是在一些情況下，紙質的檔案是無法代替的，所以像這些紙質檔案的保存有一定的條件要求。其需要檔案庫房長期保持恒溫恒濕等，避免檔案資料紙質變質，造成檔案信息損壞的問題。但是當前很多企業往往忽視了對檔案庫房的建設及管理，這對開展檔案收集與整理工作是極為不利的。

2.3檔案收集與整理真實性與完整性無法保證

造成企業檔案資料收集與整理中檔案資料不真實、不完整的原因有很多。首先：作為檔案資料收集與整理的執行者，檔案管理人員自身的失誤造成檔案資料不真實、不完整。一些檔案管理人員在進行檔案收集與整理時，工作極不認真，缺少對自身的嚴格要求。還有的是因為檔案管理人員工作能力導致檔案收集與整理過程中檔案資料不真實，隨著數字化檔案管理的發展，要求檔案管理人員在進行檔案資料收集與整理時要具備一定的信息化水平、數據處理能力等，而很多檔案管理人員由于不具備這方面能力，從而在實際的工作中無法保質保量的對檔案資料進行有效的收集與整理，從而出現檔案資料不真實完整的情況。其次：企業其他部門不積極配合檔案部門來完成檔案資料的收集與整理工作，從而造成檔案資料不真實的情況發生。如：在一些企業中，一些部門為了部門利益，自我利益等，往往會對檔案資料進行作假。

3、探討如何做好檔案收集與整理工作

3.1加強宣傳、提高認識

檔案收集與整理工作是企業檔案管理工作的重要內容，也是企業管理規范化發展的有效保障。之所以會出現檔案收集與整理過程中檔案資料不真實完整等情況，往往是因為缺少對檔案收集與整理工作認識及重視導致的。所以，企業要做好對檔案收集與管理工作的宣傳，尤其要提高除了檔案管理部門以外企業其他部門對檔案收集與整理的認識，從而在檔案收集與整理過程中這些部門才能夠積極主動配合檔案管理部門開展收集與管理工作。從而在企業內部逐步建立起良好的檔案收集與整理認識氛圍，推動其發展完善。

3.2加強對檔案收集與整理工作隊伍的建設

想要做好檔案收集與管理工作必然是離不開檔案人員的參與及支持的，因為他們是這項工作的參與者與執行者。首先：企業要做好對檔案人員的思想教育工作，定期的組織內部檔案人員進行學習與交流，提高檔案人員對檔案收集與管理工作的認識，使其真正明白此項工作的重要性及內涵。其次：做好對企業檔案從業人員的工作技能培訓提升，針對當前數字化檔案管理的不斷發展，要切實夯實檔案人員在信息化、數據化等方面的能力水平，從而為其開展檔案收集與管理工作打下基礎保障。

3.3建立健全檔案收集與整理工作管理機制

想要做好檔案收集與整理工作必須要完善機制才行。首先：企業在進行檔案收集與管理工作時，要建立起統一的規章機制，建立檔案收集與整理的標準化流程，并督促檔案人員嚴格按照規章流程來開展檔案收集與整理工作。其次：加強對檔案收集與管理工作的技術投入，企業要拿出一定的資金來保障檔案收集與整理工作的信息化建設、數據化建設等，通過利用計算機網絡相關技術來全面提高企業檔案收集與整理的效率與質量。需要注意的是要對應的建立起安全防護機制，保障企業檔案收集與整理的成果。最后：建立起相關保障機制，保障檔案收集與管理工作的順利實施，如：企業要不斷完善對檔案人員的監督與管理機制，通過有效的監督管理來保障其檔案收集與整理工作的科學性及規范性。

4、結語

鑒于檔案收集與管理對企業發展的重要價值，所以文章對其的探討分析是具有非常大的現實意義的。希望通過文章對檔案收集與管理工作中存在的常見問題以及優化建議分析，可以對企業開展檔案收集與管理工作提供到幫助作用。

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