如何做好行政事業(yè)單位檔案管理工作

吾木提·阿恒別克

【摘 要】檔案管理工作作為行政事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，對(duì)促進(jìn)行政事業(yè)單位健康、長(zhǎng)久發(fā)展具有重要意義。本文主要從行政事業(yè)單位檔案管理的重要性、當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題、行政事業(yè)單位檔案制度建設(shè)原則以及做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的策略四個(gè)方面進(jìn)行了具體介紹，以供參考。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位；檔案管理；策略

【中圖分類(lèi)號(hào)】D630 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

一、引言

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的日益繁榮，行政事業(yè)單位也取得了快速發(fā)展，與此同時(shí)，行政事業(yè)單位需要管理的檔案數(shù)量也不斷增多，檔案管理人員的工作內(nèi)容更加復(fù)雜，這就要求行政事業(yè)單位檔案管理人員要具備更好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與能力，優(yōu)化檔案管理制度，全面提高管理水平，以確保行政事業(yè)單位能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，滿足社會(huì)發(fā)展要求。

二、行政事業(yè)單位檔案管理的重要性

2.1能夠準(zhǔn)確反映行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程

檔案不僅會(huì)記錄員工的基本資料，還會(huì)記錄單位各個(gè)部門(mén)的發(fā)展情況，加強(qiáng)行政事業(yè)檔案管理，保證檔案管理的質(zhì)量，可以通過(guò)查看檔案來(lái)了解行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程，能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效依據(jù)，有利于促進(jìn)行政事業(yè)單位朝著更好的方向發(fā)展。

2.2有利于保障單位的各項(xiàng)秘密工作

行政事業(yè)單位的很多工作機(jī)密都需要存入檔案中，只有做好檔案管理工作，才能確保單位內(nèi)部機(jī)密不被泄露[1]，另外，做好檔案管理相當(dāng)于為單位的重要工作進(jìn)行了備份，有利于工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)查找檔案進(jìn)行補(bǔ)救，在一定程度上減少了事故發(fā)生的概率。

三、當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

3.1對(duì)檔案工作的重視程度不夠

就現(xiàn)階段來(lái)看，一些行政事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在日常工作中對(duì)檔案管理工作投入的資金和技術(shù)較少，并且沒(méi)有制定完善的檔案管理制度和責(zé)任制度，對(duì)檔案管理工作缺乏嚴(yán)格的考核，從而導(dǎo)致檔案管理工作水平不高。

3.2檔案室保管條件有待完善

檔案室保管條件有待進(jìn)一步完善是大部分行政事業(yè)單位存在的問(wèn)題，這些單位內(nèi)部檔案室的檔案存放缺乏有序性和合理性，檔案擺放較為混亂，甚至有些單位的檔案室內(nèi)還存放了很多其他雜物，這很容易造成檔案的丟失和破損。另外，還有部分單位的檔案管理設(shè)備老化，檔案管理工作與單位發(fā)展步伐不匹配。

3.3檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

因?yàn)闄n案管理在行政事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要作用，因此，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是行政事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。然而部分行政事業(yè)單位的檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)還較低，在處理檔案事務(wù)時(shí)缺乏科學(xué)的理論指導(dǎo)，對(duì)檔案管理的具體要求與規(guī)范了解不充分，責(zé)任意識(shí)缺乏，工作不夠認(rèn)真、細(xì)致，嚴(yán)重影響著檔案管理質(zhì)量的提升。

四、行政事業(yè)單位檔案制度建設(shè)原則

4.1規(guī)范與靈活相統(tǒng)一

行政事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行，目的是為了保證檔案管理工作更加規(guī)范化。但是由于不同的行政事業(yè)單位性質(zhì)和規(guī)模不同，因此在實(shí)際工作中應(yīng)結(jié)合單位內(nèi)部發(fā)展情況進(jìn)行靈活變通，找出自身單位發(fā)展的特點(diǎn)，從而制定適合自己的工作制度。對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，其只有在工作中不斷進(jìn)行探索、創(chuàng)新、思考與分析，才能進(jìn)一步完善自身管理制度，保證制度能夠真正為檔案管理工作服務(wù)。

4.2職責(zé)與權(quán)益兼顧

在實(shí)際工作中，檔案管理人員只有明確自身職責(zé)，才能有針對(duì)性地開(kāi)展管理工作，因此，單位在制定檔案管理制度時(shí)應(yīng)當(dāng)將職責(zé)劃分到崗位標(biāo)準(zhǔn)中[2]。舉例來(lái)看，對(duì)于部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，其主要的工作職責(zé)就是制定本部門(mén)的月工作計(jì)劃、季度工作計(jì)劃和年工作計(jì)劃，并監(jiān)督下級(jí)員工工作；對(duì)于基層員工來(lái)說(shuō)，其工作職責(zé)則是認(rèn)真做好檔案的分類(lèi)、保管以及更新等工作。需要注意的是，在分配職責(zé)的過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)員工的合法權(quán)益，只有保證了員工的合法愿意，員工才樂(lè)意為單位效勞，才能提高員工工作積極性。

4.3制定與執(zhí)行并重

要制定管理制度，首先應(yīng)當(dāng)明確檔案管理部門(mén)的工作流程和工作需要，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)制定。而制度建設(shè)的目的是為了更好地開(kāi)展工作，因此，行政事業(yè)單位檔案管理部門(mén)在制定制度的同時(shí)需要加強(qiáng)對(duì)制度落實(shí)情況的監(jiān)督，通過(guò)在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題來(lái)不斷完善制度，從而使制度更加貼近工作需要，為檔案管理工作提供保障。

4.4動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合

通常情況下，制度一經(jīng)制定，在短時(shí)期內(nèi)不會(huì)再次進(jìn)行變更，單位內(nèi)部會(huì)按照形成的制度開(kāi)展各項(xiàng)工作，但這并不意味著制度永遠(yuǎn)不可變，當(dāng)今社會(huì)變化速度非常快，行政事業(yè)單位要想適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，就必須及時(shí)根據(jù)社會(huì)變化進(jìn)行相應(yīng)的政策調(diào)整，隨時(shí)關(guān)注社會(huì)動(dòng)態(tài)，做到動(dòng)態(tài)與靜態(tài)的有效結(jié)合。

五、做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的策略

5.1加強(qiáng)行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視

一個(gè)單位的發(fā)展與領(lǐng)導(dǎo)的決策有著重要聯(lián)系，因此，行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作的重視，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并在檔案管理方面投入相應(yīng)的資金、設(shè)備和人才。只有單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作引起了重視，下級(jí)員工才會(huì)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，約束自身行為，加大管理力度，才能進(jìn)一步完善單位檔案管理工作。

5.2建立完善的行政事業(yè)單位檔案管理制度

要建立完善的管理制度，就需要做好以下五點(diǎn)：第一，檔案管理部門(mén)的決策者應(yīng)當(dāng)綜合考察本單位檔案管理的特點(diǎn)，然后根據(jù)實(shí)際情況制定合適的管理制度；第二，檔案管理制度是為實(shí)際管理工作服務(wù)的，因此檔案管理制度的建立應(yīng)當(dāng)具有可實(shí)施性，以便更好地約束員工行為；第三，檔案管理制度應(yīng)當(dāng)是針對(duì)檔案管理部門(mén)所有人員的，既包括基層員工，又包括領(lǐng)導(dǎo)，以防止單位領(lǐng)導(dǎo)私自形式特權(quán)而做出不利于單位利益的行為，有利于實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的規(guī)劃化和合法化；第四，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今各個(gè)單位工作的重要途徑，對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，應(yīng)建立和完善檔案信息管理制度，增強(qiáng)檔案管理的信息化、集成化；第五，應(yīng)建立健全激勵(lì)機(jī)制，對(duì)工作表現(xiàn)突出的員工給予一定的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作效率差、工作態(tài)度不認(rèn)真的員工實(shí)行一定的懲罰，切實(shí)保證檔案管理工作的質(zhì)量。

5.3提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

在檔案管理日常工作中，最主要的工作力量就是檔案管理人員，因此，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)非常有必要，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)努力打造一支優(yōu)秀的、高水平的檔案管理人員隊(duì)伍[3]。從單位的角度出發(fā)，應(yīng)當(dāng)積極引優(yōu)秀的人才，并做好考核管理，及時(shí)淘汰工作能力較差的員工，同時(shí)加強(qiáng)員工專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，提高員工的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)；從員工的角度出發(fā)，員工應(yīng)自覺(jué)樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，確保工作方向與單位發(fā)展方向相一致，并積極和其他部門(mén)進(jìn)行有效溝通，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和實(shí)效性，在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作非常重要，在新時(shí)期，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，行政事業(yè)單位要想提升自身競(jìng)爭(zhēng)力，就必須加大對(duì)檔案管理工作的重視，不斷完善管理制度，提高員工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而全面提高檔案管理水平，推動(dòng)行政事業(yè)單位健康發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]靳生平.如何做好行政單位檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：6.