淺議加強大學系部資料室的管理和使用

劉秀芬

【摘 要】為了加強大學系部資料室的有效使用和規范管理，本文從設置全職資料員、集中力量整理圖書加快資料室建設、完善各項制度三方面結合自己工作實際進行了闡述。

【關鍵詞】大學系部資料室建設；完善制度

在大學里，圖書資料的主要來源是圖書館，但是為了更好的方便本系或本部專業的老師進行科研和教學的查閱資料和學生進行課程設計和畢業設計，每個系部根據本系部的大小和專業的特點，都有自己的資料室，那么，如何才能使本系部的資料室規范性管理并得到有效的利用呢？下面就這個問題談幾點自己的意見和建議。

一、設置全職資料員

因為大學里各系部大小不同，圖書期刊數量不一樣，好多系部資料員是兼職的，一般由教務員或辦公室老師兼任，好多資料員老師缺乏專業知識，或者說根本不懂，資料員歸系部所屬，但是他們的工作還有不少直接對應圖書館，所以，應該設置全職資料員，圖書館對資料員要進行定期專業方面的培訓，以便能更好的勝任和服務系部教師的資料使用。

二、集中力量整理圖書 加快資料室建設

第一、為使資料室更加便利教師和學生查閱資料和借閱使用，實現圖書資料的規范借閱，同時進行規范化和信息化管理。

在系里領導高度重視、大力支持和在人財物方面提供了有力保障的情況下，再有就是作為圖書資料員的自己在單位走訪咨詢、網上查詢資料后，首先購買了適合系部資料室特點的鼎豐圖書管理軟件，還有規范的書標和保護膜，定制了帶有本系字樣的條形碼等相關用品。

硬件設備到位的同時，積極聯系勤工儉學的學生，組織同學們對圖書進行清理除灰除塵，撕掉原來的書簽，貼上統一的條形碼，然后錄入圖書軟件，錄入內容包括書籍編號、標準ISBN、書籍名稱、出版社名、作者信息、書記價格、實際頁碼、書籍開本、所屬語種、書籍版次、印刷版面、 分類號、 分類名稱、 種次號 、索書號、 存放位置、 內容簡介 、備注信息、 在館狀態、 入庫時間、出版地點、出版日期等。錄完以后開始打印書標，再貼新的書標和保護膜，最后按照圖書的大類分出區域，再按具體書標的不同類別進行詳細分類擺放。現在我們系資料室9808冊書已經按照圖書管理規范建檔整理，將其分類歸檔，有序擺放，基本實現了正常借閱和規范化管理，只要把書名輸入軟件，找到自己需要的作者、出版社和出版日期的書，看一下索書號，找到大類區域，根據具體索書號就可以很快找到所需要的書。經過集中力量的統一整理，資料室面貌煥然一新，整齊干凈。

第二、系里統一定制借閱卡，每個教師人手一卡。每個教師按照編號錄入圖書管理系統，借閱圖書進行了信息化管理。

三、完善各項制度

第一、本系圖書資料室管理制度

1、本系圖書資料只對本系教師開放、借閱，還有就是本系課程設計學生班統一借閱，統一歸還，借閱時每班交付押金，如有丟失或損壞學生自己購買圖書歸還，再退回押金；畢業班學生搞畢業設計，學生需要拿指導教師的卡借閱圖書，因為畢業設計情況的特殊性，不再收取押金，借閱數量也不做限制，但是只能借指導教師指定的圖書，借閱時間為畢業設計的計劃學時，借閱登記需要留下電話號碼。必須用完隨時歸還，有損壞和丟失者，買書歸還，領取畢業證前需資料室老師簽字蓋章，拿此憑證領取畢業證，否則全班畢業證不得按時領取。

2、因本系圖書資料有限，只能為教師教學、科研使用，因此教師借閱圖書總數不得超過十本，借期最長為一學期，然后續借。

3、期刊一律不外借，只限在資料室內閱讀.如需復印，須經工作人員同意后方可帶出室外，復印后即行歸還。

4、過刊一次限借五冊（包括合訂本），借期不超過一學期。

5、借閱報刊者，應辦理借閱手續，不得擅自帶出資料室。

6、愛護圖書資料人人有責。凡是損壞、涂抹、丟失圖書、期刊的，要按找原來圖書的版本價錢等買回一模一樣的書，叢書多卷如果丟失一冊的也是按照原書購買交給資料室。

7、讀者到資料室，請保持室內的衛生，不得大聲喧嘩，嚴禁吸煙。

8、學生自己借書翻閱查找完后把圖書按原位擺放整齊。

第二、把本系部資料室概況和文獻材料總量統計張貼資料室內

1、機電工程系資料室概況

我系圖書資料室位于唐山學院河北路校區，占地面積60平米.目前共有資料員1人。

我系資料室藏書豐富，內容合理.截止2019年2月28日，機電工程系圖書總冊數9808冊，價值266167.40元，圖書涵蓋了機械、控制、材料成型、模具、基礎軟件等機電工程類的各個專業，基本滿足了教學和科研的需要。

近幾年來，我系訂閱期刊30余種，覆蓋了我系材料成型、測控、實驗室、機械電子、機械制造、機械工學、數控技術、工程圖學八個教研室的5個專業所涉及的所有學科，滿足了我系教師的日常教學使用、科研和學生的課程設計與畢業設計。

我系圖書資料逐步實現了專業化、自動化管理。2018年10月開始，學院又對我系資料室圖書進行了規范化管理，把書錄入了學校統一的圖書管理軟件，貼好標簽，分類歸檔，更方便了老師查閱，各教研室的圖書也統一錄入圖書系統，這樣更方便了統一管理。

在選書方面，全系教師均可提出購書建議，經審核后指定專人購買。

以計算機的應用為中心，以通訊技術對計算機處理的信息進行傳輸手段，利用自動或半自動數據處理設備來完成諸如圖書采集、編目、檢索和借閱流通等傳統工作，提高了借閱效率。

2、機電工程系文獻材料總量統計

<1>截止到2019年2月28日，機電工程系圖書總冊數：9808冊；

2007年12月31日，機電工程系圖書總冊數：3804冊；

2008年8月31日，機電工程系圖書總冊數：4201冊；

2009年6月，29日，機電工程系圖書總冊數4402冊；

2016年12月31日，機電工程系圖書總冊數：9678冊.

<2>期刊2006年3種，2007年6種，2008年19種，2009年20種，2017年15種。

四、小結

以上是唐山學院機電工程系資料室的基本情況，是本人就自己任職以來關于系部資料室的建設和使用過程中的幾點體會建議，還有好多方面需要進一步完善，比如為了增加圖書資料的使用率，增設學生閱讀開放日等，系部資料室的管理還有待進一步加強。