基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究

齊曉問(wèn)

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，以往傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展實(shí)際需求，這就需要對(duì)管理工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新和完善。鑒于此，本文首先分析了文書檔案管理信息化的意義和價(jià)值，然后詳細(xì)闡述了信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：信息化背景;文書;檔案;管理工作;意義;價(jià)值;創(chuàng)新

1實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化的意義與價(jià)值

首先，文書檔案管理信息化可以使得管理工作更加規(guī)范化，使管理流程更加科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化。就信息化背景下的文書檔案管理工作很好地實(shí)現(xiàn)了經(jīng)營(yíng)信息、科技檔案、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以及管理資料等多項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的有效銜接和準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換，而且還實(shí)現(xiàn)了對(duì)各種非結(jié)構(gòu)化文檔的有效識(shí)別、收集、整理與存儲(chǔ)，有效避免了各個(gè)部門管理工作和平臺(tái)數(shù)據(jù)各自為政現(xiàn)象的發(fā)生。這樣就可以使得文書檔案管理工作具有更好的唯一性、伸縮性、穩(wěn)定性、連續(xù)性和統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的全方面有效管理;其次，有效提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，并在一定程度上減小了管理難度，將信息技術(shù)充分融入到文書檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的快速收集、整理會(huì)存儲(chǔ)，而且為后期查詢、移交和銷毀等工作都提供了更大的便利，同時(shí)還大大減輕了檔案管理人員的工作量，提高管理效能，將檔案本身的價(jià)值發(fā)揮至最大;再次，提高文書檔案管理的準(zhǔn)確度和安全性。檔案管理信息化可以合理利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)備份、用戶身份鑒別、用戶訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)有效驗(yàn)證、數(shù)據(jù)傳輸以及資源控制等手段不斷提高檔案管理過(guò)程的安全性;另外，將檔案管理工作的作用發(fā)揮至最大，將信息技術(shù)合理應(yīng)用到文書檔案管理過(guò)程中，可以使得信息檢索方式更加靈活多變，不但提高了信息查詢的準(zhǔn)確度和全面性，而且還有效提高了其安全性。

方式的靈活多樣，提高所查詢信息的全面性和準(zhǔn)確性，使數(shù)據(jù)信息更加安全可靠。

2信息化背景下文書檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策

2.1提升信息化管理意識(shí)

人的行為主要靠思想意識(shí)的引導(dǎo)，文書檔案管理工作信息化的實(shí)現(xiàn)也需要信息化管理理念的科學(xué)引導(dǎo)。在具體管理過(guò)程當(dāng)中，我們應(yīng)該更多融入現(xiàn)代化先進(jìn)的管理理念和管理技術(shù)。為了更好地發(fā)揮信息技術(shù)在實(shí)際管理工作中的作用，相關(guān)管理人員必須要對(duì)文書檔案信息管理工作引起足夠的重視，改變和創(chuàng)新以往傳統(tǒng)落后的管理理念，從思想方面進(jìn)行徹底改變和優(yōu)化，在實(shí)際管理工作中不斷融入信息化管理理念，逐步加大文書檔案管理工作的信息化程度，有效提高管理效率和管理質(zhì)量。除此之外，還應(yīng)該做好文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，不斷提高他們的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，不斷建立健全相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性和熱情，讓他們?cè)谌粘９ぷ髦型ㄟ^(guò)不斷學(xué)習(xí)提升自身的管理知識(shí)和水平。

2.2制定完善的檔案管理制度

任何工作的順利開展都離不開一套強(qiáng)有力的制度作為前提保障，文書檔案管理工作同樣也不例外，需要不斷建立健全檔案管理制度，提高管理水平。在制定管理制度的時(shí)候，一定要結(jié)合實(shí)際情況確保制度的科學(xué)性和實(shí)用性。與此同時(shí)還需要不斷完善管理機(jī)制，做好管理責(zé)任的明確劃分，對(duì)質(zhì)量監(jiān)督體系進(jìn)行不斷完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，更好地保證管理過(guò)程的順利推進(jìn)。

2.3加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)建設(shè)

為了更好地跟隨信息化時(shí)代快速發(fā)展的步伐，我們還應(yīng)該使文書檔案管理工作更加多元化，進(jìn)一步更好地推動(dòng)檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建。在構(gòu)建文書檔案信息化管理平臺(tái)的時(shí)候，一定要不斷強(qiáng)化管理的執(zhí)行力度，盡可能提高文書檔案信息化管理水平。站在信息體系角度對(duì)文書檔案管理方式進(jìn)行不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀對(duì)以往傳統(tǒng)的管理體系進(jìn)行修正和完善，保證新型管理體系可以很好地符合企業(yè)發(fā)展實(shí)際要求。具體應(yīng)該做到以下幾個(gè)方面：首先是構(gòu)建文書檔案加工系統(tǒng);其次是檔案存儲(chǔ)管理系統(tǒng);再次是檔案保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)的構(gòu)建需要充分結(jié)合文書真實(shí)情況，該系統(tǒng)的主要功能就是查閱和處理相關(guān)文檔，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)管理實(shí)踐的合理規(guī)劃，減輕了工作人員的勞動(dòng)壓力。存儲(chǔ)管理系統(tǒng)主要是對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、管理和搜索，提高檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用效率和格式的合理性。保密系統(tǒng)的設(shè)定需要由專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行操作，通過(guò)相關(guān)軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分類管理，并設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，保證了數(shù)據(jù)信息的平穩(wěn)性和安全性。除此之外，相關(guān)部門在文書檔案信息管理平臺(tái)構(gòu)建過(guò)程中應(yīng)該發(fā)揮其應(yīng)用的指導(dǎo)性作用，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的快速整理和查閱，為管理工作提供了更大的便利。

2.4構(gòu)建高素質(zhì)文書檔案管理隊(duì)伍

將信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作中是一種全新的管理方式，這就需要工作人員對(duì)該項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行熟練掌握，并將其應(yīng)用到實(shí)踐管理過(guò)程當(dāng)中。管理人員應(yīng)該通過(guò)日常學(xué)習(xí)不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)水平，企業(yè)也應(yīng)該定期為管理人員組織一定的專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，構(gòu)建一支屬于自己的管理團(tuán)隊(duì)。管理人員還應(yīng)該不斷創(chuàng)新自身的管理理念，保證可以熟練掌握信息化管理設(shè)備操作技術(shù)，為文書檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的前提基礎(chǔ)。在具體培訓(xùn)教育的時(shí)候，可以通過(guò)進(jìn)修或者是專家講座等多種方式不斷提高管理人員的信息化管理技術(shù)水平，并結(jié)合一定的激勵(lì)機(jī)制，讓工作人員在自己的崗位上創(chuàng)造出更大的價(jià)值，秉承著認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化。

總而言之，對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)來(lái)說(shuō)，文書檔案管理工作信息化是促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展的關(guān)鍵所在，只有將信息技術(shù)充分融入到檔案管理工作當(dāng)中才能有效提高其管理效率和管理質(zhì)量，為文書檔案資料的利用和開發(fā)創(chuàng)造更加有利的條件，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)久穩(wěn)健發(fā)展。

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