“跳出”財務看預算管理

吳華琳

摘? 要：預算管理中涉及較多的財務專業知識，因此預算管理員基本都是由財務專業人員擔任，造成在一定程度上預算工作的“過度財務化”。筆者認為在一個以技術為主導的單位，不應把預算工作財務化更應該是業務化、通俗化。因此需要通過“跳出”財務術語建立預算科目;通過“跳出”單一財務維度增加管理維度;通過“跳出”數字表面深入業務實質;通過“跳出”標準核算體系開展憑證“補錄”工作;來實現建立一種業務-財務無障礙溝通的精細化預算管理體系。

關鍵詞：預算管理;預算科目;憑證補錄;“跳出”財務

各單位在年初組織編制上報年度預算、年中對預算執行情況進行分析、預警和調整、年末進行預算考核等關鍵環節，較為明顯的是始終以“數字說話”、始終以財務領域的“一畝三分地”為主。預算管理員的主要精力集中于預算“電子表格”的數據收集、檢查、審核匯總、上報、節點計劃等，并試圖通過越來越多的表格來提高管理水平，這種做法在占用預算人員大量精力的同時，預算水平卻無法真正實質提升，因為這種“簡單”預算關注的是數字本身，而忽略了數字背后的業務實質。

以成本預算的編制為例，第一步是各部門根據具體的工作職責，上報本部門的成本費用預算;第二步是財務匯總、計算、編制預算報表;第三步是討價還價和平衡，財務對數字是否合理的判別尺度一般是上年實際數、上年預算數，通過增加額、增減比率判斷變化的合理性。這樣的做法無可厚非，但有時通過歷史預測未來的風險會很大，尤其是在由平穩發展轉至快速爬坡的劇變時期（反之亦然）。如果用沒有考究過的數字作為依據調配企業資源以應對劇變的環境，資源安排的合理性和預算的執行情況可想而知。

一、“跳出”財務術語建立預算科目

一個單位具體業務內容來自業務經辦部門，而預算的執行結果往往是以財務核算系統為主，因此需要做好業務事項與會計科目之間的轉換工作，把業務語言或自然語言翻譯成財務語言。否則存在于財務與業務之間理解偏差“鴻溝”會擴大，即使是在會議費這么簡單的科目預算也會存在理解上的偏差，更不用說費用分攤、權責發生制。預算管理員將企業的各項具體活動與會計科目的鏈接映射關系梳理清楚，通過這種從工作計劃、作業活動到會計科目的轉換，業務部門就不需要為會計科目的理解費神和不間斷的咨詢預算管理員。從而業務部門能投入更多精力從容、真實的預測自己業務的預算，而不是消極應付式的上報預算，更有利于預算管理員在較短時間匯總預算，形成預算的初稿。這種轉換映射后的預算內容，我們的數字則不在是數字，而是被“注入”了實質業務支撐的數字，預算編制過程的平衡過程也會注入更多的理性。

轉換映射后的作用有，一是因為業務活動是實現企業戰略的微觀載體，同時我們的預算是基于業務的預算，所以能夠更好地直接關聯企業的戰略目標;二是預算考核中核算數據不再是唯一度量，而有可能就是業務經營活動目標，這種目標更便于業務人員理解、跟蹤;三是這種雙方可以理解的自然語言，減少相關職能部門的預算抵觸情緒，避免預算成為財務部門閉門造車的事情。

如何轉換：一是主要考慮匯總向集團、國資委匯報的需求和相關KPI設定，所以預算科目應該或大部分能一一映射對應至會計科目;二是要考慮管理運營的需求，尤其是在成本管理方面需要在活動確認計量為成本之前的預算環節進行管理，否則在活動結束之后再籌劃成本管理則是有心無力或有心違法;三是要考慮財務作為一個數據中心，你要收集什么數據，你又要向所內其他相關部門單位提供什么數據，這個數據可以通過預算進行收集、分析和管理。四是考慮所內的語言環境，比如固定資產投資在所內一般稱為能力建設，大件辦公物品稱為營具等。

二、“跳出”單一財務維度增加管理維度

跳出財務維度不是說財務維度不重要，而是財務本身固有的部分缺陷（過分關注財務金額信息忽略業務數量信息，強調財務效益忽略戰略投入，注重約束控制忽略引導發展）需要通過增加其他維度更好的發揮財務預算對經營管理的貢獻度。增加的管理維度需要緊緊圍繞所的發展戰略目標要求，根據管理需求、考慮可行性編制分預算或增加預算分類，并在此基礎上發揮預算管理的各項職能，形成完整的預算管理循環。

根據單位發展現狀和未來業務拓展不同，預算管理的維度一般包括部門維度、產品維度、客戶維度、技術形態維度、管理需求維度和地區維度等，管理需求維度是指剛性、彈性;日常費用、常規費用和專項費用等。以上建議維度，在維度之間是存在勾稽關系的，預算維度在取數規則和計算方法等方面與財務科目是存在本質區別的。

理論上講，預算管理的維度越多，經營管理的精細化水平也就越高。但預算管理的維度選擇也不是越多越好，需要堅持以下原則：一是成本效益原則，隨著預算維度的擴展，預算編制的成本會大幅度上升，尤其是預算管理員在掌控預算編制所要考慮的內容成倍增加（增加維度如何跟蹤、不同維度之間的稽核關系、不同維度如何在數字上與內容上做區別等），因此預算維度的選擇需要在成本與效益之間做出權衡。二是關聯不相容原則，不同預算維度能從不同的角度觀察、反映企業的經營狀況，各維度之間彼此勾稽、關聯但又不存在重疊和包容關系。三是可行性原則，多維度預算管理是預算管理的延伸和創新，要結合所內信息系統實際和自己對相關工具的掌握程度適當擴展。四是實效性原則，在預算維度的選擇上應以服務應用為根本前提，避免產生大量的無效數據，導致信息過載。五是漸進性原則，多維預算管理數據的準確性、管理思路的合理性、配套機制的健全性均很難一蹴而就，需要在實踐中不斷完善，初期選擇最急需解決的問題為突破口逐步推進。

三、“跳出”數字表面深入業務實質

不簡單粗暴的看待任何一個數字，即使它已成為一段“歷史”，因為我們需要以歷史數據為基礎判斷未來。所以在我們對歷史數字運用之前，要對數字的歷史、前身與現在數字的環境進行清晰的分析，只有了解歷史、清楚現狀才能合理運用。預算工作本身對預算管理員的綜合素質要求比較高，需在精通財務專業知識基礎上，加強對企業的經營、生產、市場、技術發展等方面的學習，才能綜合運用各種信息（主要指非財務信息）為預算服務。預算管理員掌握生產經營信息的最佳、最快速方法是閱讀所內各種公文，公文除了正常流轉至財務部的公文外，還應包括生產科研類、戰略管理類、黨建形勢類、綜合職能類等等公文都需要流程至財務部和預算管理員，這對編制預算有作用更對某些預算執行異常情況的解釋有幫助。

四、“跳出”標準核算體系開展憑證“補錄”工作

年度預算完成后，主要的問題就是預算控制、預算監控的問題。目前預算監控體系更多依賴于財務體系“拉警報”，對預算執行異常的數據向預算責任主體和領導匯報、警示。這種警示警報是必須的，但這種以依賴財務體系為主的警報容易形成狼來了的故事，因為財務體系生成的數據是業務在價值方面的集中體現，不包括業務實質內容。尤其是我們新增的預算科目、新增的非財務維度執行數都不會直接在財務賬簿顯示，不能簡單快速計算出來。這些既要提前策劃預算執行數如何跟蹤的問題，也需要我們根據需要開展憑證“補錄”工作。

“憑證補錄”工作是精細化預算管理發展到一定程度后，財務核算體系不滿足預算管理需要而必須開展的一項工作。其工作的內容、方法沒有一個固定的模式和可供參考的樣本，而是需要預算管理員根據當時的核算模式、信息流的傳遞、預算管理需求和信息化系統等多方面的考慮，構建一條類似一般核算憑證模式的分錄補充填寫計入正常核算財務系統中。憑證“補錄”工作雖沒有可供參考的樣本，但必須做到“補錄”的憑證和正常的憑證必須可區分，不能因為管理憑證導致外部審計出現不必要的“誤會”。

五、小結

全面預算管理作為一個綜合有效的管理工具，建立以財務為核心的預算管理體系有其必然性，就財務人員自身而言，絕不能局限在財務思維中，必須“跳出”財務，用經營的眼光看待預算編制和差異分析，用通俗易懂的語言來表達財務數據，同時堅守職業道德，才能發揮自身的特有價值，為預算管理的有效實施發揮作用。

參考文獻

[1]曹雪峰.全面預算管理在民營企業財務內控中的應用[J].時代經貿，2018（36）：31-32

作者簡介：吳華琳（1982），男，漢族，湖南郴州，中級會計職稱，碩士研究生，中國電子科技集團公司第二十九研究所，內部審計。