建立文書檔案數字化管理模式的必要性

張文佳

摘要：隨著社會經濟的飛速進展，在社會發展過程中文書檔案的作用日益清晰，為了更好地滿足文書檔案管理的社會發展的需求，有必要持續改進文書檔案的管理方法，并不時向文書檔案的數字化管理開展，創建更加有價值的檔案數據。數字化檔案管理具有許多好處，可以使文書檔案材料在搜索期間愈加便利快速，并最大范圍地提升了文書檔案的使用效果。文章重點討論了文書檔案數字化管理重要性，同時分析了提高文書檔案數字化管理水平的方法

關鍵詞：管理模式 文書檔案 數字化

在文書檔案管理職員的日常工作中，有必要整理與搜集各類文書檔案的電子文件資源，持續健全數字化管理方式，這是當前亟待解決的問題。在當前信息技術不停完善的背景下，文書檔案的數字化管理行式重點采用優越的數字化技術，包括：數字壓縮，文件掃描，音頻和視頻文件。其中一項優越的數字技術就是使用ocR識別技術獲取圖像文件，而后用高級存儲管理技術，能夠有效地把所有文件存儲在數據庫里，它提供文書檔案數字化管理和搜索的便利，并且依靠優越的網絡技術在文書檔案的數字化管理中起著關鍵效用，在數字化文書檔案管理行式下，方便了網絡資源分享與文書檔案的遠程傳輸，以及迅速和精確地創建詳細且完整的數字化檔案管理系統，其可以最大化地提升文書檔案管理資源的有效性。

一、創建文書檔案數字化管理模式的必要性

隨著當代信息技術的飛速進展，中國每個領域的數字化檔案管理產生了重大轉變。隨著現代的計算機技術，存儲技術和掃描技術在當代社會的飛速發展逐步變成了文書檔案的數字化管理模式，換言之，使用數字化信息作為載體存儲檔案信息被稱作文書檔案的數字化管理，在數字化管理文書檔案，其包含以下步驟：掃描信息，存儲信息，存檔數據庫。文書檔案的數字化管理有助于提升對紙質檔案保護，防止檔案信息丟失，還可以貫串紙質檔案和數字化檔案，最大范圍地利用資源，當代檔案數字化管理的需求重點體現下面這些方面：

（一）是當代信息交流的基礎要求，提升檔案信息的有效性

在當代經濟飛速進展的背景下，文書檔案的關鍵性也隨之出現。不同領域之間正在進行越來越多的交流，急切需求便利快速地獲得各類文書檔案信息的辦法。因此，要解決這一問題，就必須建立科學合理有效的文書檔案數字化管理模式，在平常工作和生活中，使用此管理模式可以在不同部門之間有效地共享文書檔案信息，當前信息數字化技術水準持續增長，并在許多領域得到應用。因此，不停增強文書檔案的數字化管理已是目前文書檔案信息資源管理的主要要素。

（二）是當代檔案管理的重要形式，能滿足目前社會經濟發展需求

隨著當代社會經濟的飛速進展，如果要充分發揮文書檔案的作用，最大范圍地提升文書檔案管理的使用效能，就必須采用數字化管理模式，數字化管理模式是當代檔案管理中十分關鍵的一個方法。數字化管理模式重點使用當代數字技術，如現代計算機技術和互聯網，增強文書檔案的數字化管理，這有助于最大范圍地提升文書檔案管理的效能，以滿足當前檔案材料和社會經濟發展的需求。

（三）是完善檔案管理的有效方法，以實現當代檔案管理科學化

在當代社會的每個領域，檔案管理模式的持續創新和當代數字化管理方法的運用是目前文書檔案進展的重要目標。文書檔案的數字化管理是繼續改進當代檔案管理的主要舉措，如果要在應用中取得良好的效果，最先就是打破傳統文書檔案管理模式的要求，而后采用一種比較靈通和優越的數字化管理模式，實行文書檔案管理的科學合理化，文書檔案管理模式的持續完善可以為社會建造更有用的價值，更好的促進社會繁榮。

（四）強化檔案信息安全選取，保證文書檔案信息安全性

在現代信息技術不斷完善的背景下，網絡信息技術陸續滲入到社會工作的每個領域，這種形式致使檔案信息的安全性成了目前管理進程中特別緊要的內容，每個領域的工作職員都把檔案信息安全管理置于首要位置，目前的社會和經濟局勢相當低劣，強化文書檔案的數字化管理，保護文書檔案信息的安全性已是當代信息管理的重大遴選。

二、提升文書檔案數字化管理模式水平的對策

（一）創建科學合理的檔案信息管理機制

在當代信息技術飛速成長的背景下，信息技術的運用領域連續擴展，各行業的管理水平也在迅速提高。要有效提高文書檔案的數字化管理水平，有必要創建科學合理的檔案信息管理機制，改善檔案信息管理戰略。

（二）建立文書檔案管理數字化平臺網絡化建設

在不斷開發文書檔案數字化管理的進程中，為文書檔案管理工作中的每個步驟創建一個處理文書檔案數字化工作模式，然而，在當代文書檔案數字化管理流程中，不同部門之間不斷加強信息的溝通與交流是文檔文件數字化管理實施中的一個重要問題。所以，有必要持續改進文書檔案數字化內部管理方式，并建立文書檔案數字化平臺的網絡設計，還要在條件許可下，應當建立完整的網絡信息化分享系統，從而可以有效實地遠程控制與宣傳文書檔案數字化網絡管理。

（三）改變傳統的文書檔案管理思想

在各單位的發展過程中，有關領導人應提升文書檔案數字化管理的關鍵性，為文書檔案的信息化管理創建優良的發展環境，在許可的狀況下，文書檔案的數字化管理也應包括在公司的整個規劃中，具體體現如下：財務預算中每個單位都應當計算文書檔案數字化建設的成本，為了更好地應對越來越多的檔案和不斷變化的技術手段，并把這些資金用于購置當代信息裝備，電腦和數碼相機等，進而為文書檔案的數字化管理創建了有利條件。

結論：文書檔案數字化構建是一項長久，全面，具體，艱巨的任務，必須要文書檔案管理職員與其它部門職員相輔相成，新穎的管理方法和優越的計算機技術逐步成為科學化的中心，大大提升了文書檔案管理的效能與準確性，為檔案管理的全面開展奠定了基礎。