關于加強機關事業單位檔案管理工作的思考

譚鳳眉

摘 要：隨著社會經濟不斷發展，各單位、企業都需要適應社會的發展。機關事業單位的管理是建立在良好的檔案管理之上的，完善檔案管理標準是機關事業單位的基本職能之一，優良的檔案管理模式能節約社會資源，能保證檔案信息準確地傳遞、收集和整理，能夠提高檔案管理的效率，減輕機關工作人員的工作壓力，能多方面地提升機關事業單位的綜合行政能力。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；思考

檔案管理工作就是對單位的各項工作資料進行收集、整理和保存，并通過檔案記錄來反映事物發展的具體過程。檔案管理工作是辦公室工作的一項重要內容，檔案管理工作開展的如何，關系到辦公室工作水平，也關系到單位整體工作水平。本文從事業單位辦公室工作實踐出發，就如何加強單位檔案管理工作進行思考。

1 機關事業單位檔案優化管理的重要性

機關事業單位是處理國家基本事務、直接與老百姓打交道的職能部門，是國家形象的窗口。同時檔案管理部門是政府挖掘優秀人才的部門，大量的政府信息儲存在這個部門。在機關檔案管理部門，檔案管理的質量直接反映了員工的工作態度和素質，這些信息對將來員工的晉升是一項重要的指標。社會的快速發展，國家的基本職能單位也越來越多，檔案管理的工作也越來越繁雜。每年報考公務員的人越來越多，新時代對于檔案管理的要求越來越高，機關事業單位檔案管理工作也越來越多地應用到了科學技術，所以需要在保留傳統方法的基礎上對管理技術進行完善，檔案管理工作才能更加規范。

2 現階段機關檔案規范化管理中存在的問題

2.1 工作人員的綜合管理能力有待提高

當前，隨著信息技術的不斷發展和進步，在檔案管理工作開展時，雖然信息技術的使用頻率越來越高了，許多工作都可以借助信息技術完成，但是在進行檔案管理時，其對于工作人員的綜合素質依然要求比較高。首先從思想上來說，負責檔案管理的工作人員必須要積極的與時俱進，認識到技術和工作方法上的變化對于自身所提出的新要求，要積極的轉變自己傳統落后的思想。其次，從工作方法上來說，技術在不斷的發展進步，機關事業單位檔案管理已經實現了人工管理到計算機技術管理的轉變，那么工作人員的管理技術和方法也需要與時俱進，這樣才能更好的適應時代發展的需要，發揮信息技術在檔案管理中的優勢。

2.2 現有管理制度落后

目前，許多落后地方的檔案管理系統仍然延續著傳統的管理體制，檔案管理趨于紙質管理，檔案管理人員受時間、地點等的影響比較大，無法有效開展服務。當有人要查看某個或固定文件時，文件管理員需要逐個排除，從請求到提交文件的過程需要短則幾個小時多則幾天，對工作效率造成嚴重影響，違背了當前事業單位的工作要求。與此同時，傳統的檔案管理措施需要大面積地開放空間來保留檔案，而有些檔案因為一些需要永久保存，造成社會資源的嚴重浪費，違背了當前社會經濟發展的原則。

2.3 單位重視程度低，軟硬件配置落后

《檔案管理辦法》和《檔案法》的出臺為事業單位的檔案管理工作提供了規范及運作標準。但是在實踐中，部分事業單位在經濟效益最大化的認知下，并沒有真正認識到檔案管理的重要性，導致檔案管理工作并沒有被真正列入到事業單位的重要議事日程中。年中和年底考核期間檔案管理工作質量與考核也缺乏關聯性，進而使檔案管理工作人員工作積極性不高，管理措施執行效果不明顯。由于資金投入不足及重視力度低，部分事業單位的檔案管理辦公條件差。比如集接待室、檔案室和辦公室與一體，缺乏檔案現代化保護措施，檔案柜及檔案管理并不整齊統一，日常檔案的擺放與管理的規范性和標準性缺乏。

3 推進機關事業單位檔案管理工作的策略

3.1 加強檔案管理的能力建設

為確保專業檔案的完整性，建議專門出臺規范檔案管理工作的文件，要求每個業務部門指定專人兼任檔案管理員，負責本部門文件材料的收集整理，辦公室進行業務指導。同時通過定期開展檔案知識培訓、指派上述人員參加檔案專業人員崗位培訓等，提高他們檔案管理專業化水平。在檔案收集過程中實行動態管理，強調材料的完整性、工作的延續性，保證檔案管理工作貫穿始終。比如：修繕工程檔案，從項目申請立項開始，即開展材料收集、整理工作，工程設計、預算編制、工程招標、現場施工、驗收竣工、結算審核等各個環節的材料都記錄收集起來，形成一條完整的信息鏈，以一項工程一檔的形式，定期移交辦公室保管。這樣，當修繕工程項目在未來使用過程中出現問題或需要維護時，都可以依據原始檔案進行快速和有效的解決，取得提高工程質量的效果。

3.2 推行精細化管理、建立長效機制

傳統檔案管理工作之所以存在種種問題，一個根本性問題在于粗放式管理思想和形式長期存在，不僅缺乏規范化標準化，而且造成管理工作低質低效。因此，推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化就需要堅決轉變粗放式管理的弊端，推行精細化管理、建立長效機制。即，要從機關事業單位檔案管理工作實際出發，從檔案規格、形式、內容、使用材質、交接形式、時限、保管方法等各環節著手，最大限度實現管理制度的細化，使檔案管理不僅滿足流程清晰、步驟詳盡的要求，也能實現考察、評價、審核的可量化操作。而為了確保檔案管理工作規范化標準化的有序推進，機關事業單位還要建立健全具有足夠針對性的定期審查、考核、評價制度。比如，在每年年終業績評價時，審核各辦公室、機構等檔案交接登記表，檢查交接時間、人員簽章、填寫內容等的完整性、準確性。再結合登記表抽查或全面審查與之對應的檔案資料實物。一旦發現存在錯誤或疏漏，則不僅涉事者本人需要承擔相應責任，其所在辦公室、機構等也要負連帶責任。

3.3 豐富檔案管理模式，強化信息技術應用成效

新時期的檔案管理可按照全面管理的操作要求，豐富數十種登記方式，登記方式的選擇以操作便捷性、可實時更新信息、能全面及時掌控工作進程并快速準確找出工作中的問題為目標，在管理模式的選擇中，征求相關部門的建議和意見，可嘗試在信息技術的輔助下選擇不同途徑進行信息的分類處理和歸檔、保存。強化信息技術融入力度實際是為了確保所有檔案的整理和匯總均能明了清晰，且與各部門的具體工作均一一對應。因此，在引入信息技術時，可結合事業單位的檔案管理要求構建現代化高效的網絡鏈，并運用計算機準確無誤的掌控和編排檔案，使用計算機語言為檔案分類編號、入庫。特殊類別的答案可按照年代、從事專業、單位機構名稱或者領域差異等編號。

4 結語

新時期機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的推進需要從過去粗放式管理轉向精細化、信息化、量化管理的新模式，要從基層設計到具體實踐各環節落實管理責任制。同時，也不能放松對于專業人才隊伍的建設，特別要剔除不適應時代客觀要求的從業者。只有從客觀的機制建設到主觀的隊伍打造全方位著力，才能推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化，同時實現社會事務管理工作全局與時俱進、轉型升級。

參考文獻

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