新形勢下檔案業務指導及管理模式的探討

紀秋

摘 要：當前按照國務院機構改革的實施步驟，我省將檔案局（館）的行政職能劃入省委辦公廳，對外掛省檔案局牌子。將省檔案局（館）調整為省委直屬事業單位。相應市（縣）也相應將檔案局（館）的行政職能劃入市（縣）委辦公室。檔案行政職能歸國務院辦公廳、省委辦公廳、市（縣）委辦公室。機構改革將檔案業務指導和管理所屬機構改變了，由檔案局轉為辦公廳，看出國家對檔案事業更加重視，因此檔案工作要統籌規劃、上下協調、切實履行檔案行政管理職能。做好檔案業務指導和管理工作，使檔案業務指導和管理工作，因檔案行政管理所屬機構改變，不受影響，而且要把檔案業務指導和管理做的更好。

關鍵詞：檔案流失；培訓宣傳：傳播

隨著機構改革全面展開，檔案工作要面臨新形勢、新任務、新要求，檔案培訓工作也要堅持穩中求進工作總基調，不斷增強檔案管理和服務能力，在檔案業務指導和管理模式上進行研究探討，扎實做好檔案業務指導工作，確保檔案絕對安全，服務于經濟發展的需要。當前撤并單位的檔案整理、移交成為各級檔案部門的一項重要工作，各級行政管理部門要更加重視機構改革期間的檔案管理，要實行領導負責制，嚴防發生檔案流失和泄密等問題。對丟失和銷毀檔案的，嚴格按照檔案法和《檔案管理違法違紀行為處分規定》追究相關單位領導和個人責任。使相關機構、有關人員明確職責。檔案行政管理部門應提前介入，給予檔案業務指導，在檔案指導內容重點要有所側重，側重機構改革中可能出現的問題，比如原機構、現機構檔案由誰負責，應該怎么做，及時開展組織協調和業務指導工作，讓檔案指導內容要以維護單位歷史真實性和完整性為原則，針對機構變動制定具體檔案歸屬與流向方案，向主管部門和檔案行政管理部門報告，并按規定向主管部門和檔案館移交檔案。新組建單位要立即啟動檔案管理工作，在“三定”（定機構，定編制，定職能）方案中要明確檔案管理機構和人員，落實辦公場地、設施設備、工作經費，并建立相應規章制度，形成從文件擬制、辦理、管理到整理、移交、歸檔等一系列規范的工作機制，使檔案管理從單位組建之初就走上正軌。

檔案指導和管理模式多種多樣，主要是以更好地滿足檔案規范化管理要求以及適應自身實際情況為出發點，實現管理現代化、隊伍專業化、效益最大化，以適應新時期檔案工作發展要求，做實、做深、做精。檔案業務指導和管理有很多傳統的指導方式，但面對當今信息化時代，還應把檔案指導管理模式及方式多樣化，探索更快捷高效的管理模式，推動檔案工作再上新臺階。現將檔案指導及管理模式歸納如下幾種方式，供廣大檔案業務指導人員共同研究探討。

1 現場直接指導

檔案行政管理門領導要重視檔案指導工作，年初要定計劃，每年對所屬機構及部門進行檢查。要求從事檔案工作的專職（兼）檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。由于檔案崗位人員流動轉快，部分檔案人員未經過業務培訓，缺乏檔案管理基本知識、技能的實際情況，重點指導文書檔案材料收集、整理、及立卷歸檔工作。通過理論講解和現場操作相結合的方式，詳細講解檔案立卷歸檔流程。有效提高檔案工作人員的理論水平和業務技能。打造忠誠可靠的新時代檔案干部隊伍。根據需求有計劃、分步驟有針對性地進行，發現問題及時解決。

2 舉辦檔案業務培訓班

通過舉辦檔案業務培訓班，使全體檔案管理人員，普遍提升業務能力。信息時代出現許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，對檔案管理人員提出了更高的要求。為此，檔案管理人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。在務實基礎上促進創新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法，成為一專多能的檔案管理人員

3 宣傳先進表彰先進

榜樣的作用一直被高度重視，其中蘊含的向上、向善、指引前行的精神力，支撐著一個人為靠近榜樣而勤勤懇懇、不懈努力和砥礪前行，也讓標榜者不敢懈怠、兢兢業業、頂著后來者追上壓力，全力以赴，發揮更好的狀態迎接未來。通過表彰過程能進行工作動員和部署。通過檔案宣傳工作將具有凝聚正能量、鼓舞士氣、好的做法進行表彰，促進檔案事業發展的重要作用。通過先進單位和個人事跡宣傳，更加深刻地認識檔案工作的黨的屬性、國家屬性和政治屬性，堅定檔案政治自信、工作自信。我們要以機構改革為契機，進一步發揚傳統、奮發有為，奮力開創新時代檔案館工作的新局面。我們不忘初心、牢記使命，不畏艱難、不懼壓力，砥礪前行、奮發有為，過得很充實，走得很堅定，創造了新業績，取得了新進步。表彰在工作中表現突出的優秀部門和先進個人，總結他們在工作中好的做法和經驗，傳播正能量，同時也是對檔案工作引領性指導。

4 網絡培訓

數字化檔案館的不斷發展與完善，新的服務模式也日漸增多，信息化在各行各業都得到一定程度的發展，檔案培訓也不例外，在檔案培訓管理上也要進行新的探索，更新傳統的培訓指導理念，在網絡培訓上下功夫，根據新形勢發展的需求，設置更新培訓內容，新形勢下檔案信息管理要求高，很多地方檔案信息化建設由于發展時間短，基礎設施方面還不夠完善，一些地區檔案信息化水平較低。檔案行政管理部門要高度重視，在人才、資金方面，要給予傾斜投入，適應當今數字化時代的發展需求，管理部門在網絡上組織培訓，可以減少檔案管理人員車馬勞頓，減少培訓成本，在本單位就能聽到有經驗，知名人士的講座，提升檔案工作信息化的新水平，提升創新能力，為檔案工作的改革和創新提供堅實基礎。

5 利用微信平臺傳播檔案知識

微信是騰訊創立的應用程序，微信使用越來越廣泛，微信服務也滲透社會生活的各個方面，檔案業務指導也可這個平臺傳播，用語音短信、朋友圈、公眾號等功能，建立自身的官方微信公眾號，探索推出具有指導意義理論文章、檔案實操方法、政策法規等業務知識，通過微息平臺發布檔案資訊的部門，要了解微信平臺的概況，數據如何獲取，平臺功能如何建設，掌握知識傳播效果，微信平臺推送的檔案業務知識具有傳播速度快，覆蓋面廣泛，交互性強等優勢，可以讓用戶隨時隨地地自主獲取閱讀，可以把相關的業務人員聚到一起，互相交流工作經驗，發表看法，互相借鑒，為好的工作方法和經驗，點贊。檔案部門利用微信平臺開展服務，是一種大趨勢，雖然在資金，人才和設備方面還存在著一定的困難，檔案工作者一定要克服困難，嘗試這種具有現代意義的檔案管理模式，目前，檔案微信信息平臺建設還存在著很大的發展空間。設立平臺高級功能，增加人工互動，增加導航和自動回復的高級功能，設置人工服務，提升用戶體驗。微信平臺欄目建設上細化文章類型，打造特色欄目，方便查找利用，突出特點為檔案管理者提供服務。推廣檔案管理的長期發展工作有規可循，可以建立長效管理機制，同時也能保證內容的標準，把檔案微信平臺管理和納入規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍，都有待研究和實踐。做好這項工作必須有強力的技術支撐，所以必須加強檔案管理信息化的人才隊伍建設，管理部門應加大外部優秀人才的引進，借助一些人才招聘渠道，引進一批能力水平較高的檔案管理人員，檔案管理部門應加大對內部檔案管理人員的素質提升與培訓，通過開設相應的培訓課程，幫助現有管理人員提升管理技能，增強管理能力，這樣才能保障檔案管理信息化工作效果顯著。

通過探討檔案業務培訓和管理模式，可以更加有效地開展好檔案工作，拓寬思路，改變思想僵化，固步自封，缺乏創新求穩怕亂，不思進取的想法，增加工作創業的銳氣，化解矛盾的底氣，攻堅克難的志氣，做好新時代檔案業務指導工作，堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，貫徹落實好十九大精神全面提升新時代檔案工作質量和水平，更好地服務黨的建設，服務中國特色社會主義偉大

事業。