文書檔案管理現(xiàn)狀與管理創(chuàng)新分析

雷艷

摘 要：近幾年，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的十分迅速，檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到重要作用，對社會發(fā)展水平提升有積極影響。尤其是在當(dāng)今社會之下，為了與時代的潮流相適應(yīng)，謀求更好的發(fā)展，就必須對文書檔案管理工作予以重視，在傳統(tǒng)文書檔案管理工作的基礎(chǔ)之上進(jìn)行改革創(chuàng)新，以此提升文書檔案管理工作的效率，推動文書檔案管理工作質(zhì)量的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理現(xiàn)狀；管理創(chuàng)新

在企業(yè)或單位檔案體系中，文書檔案占據(jù)著重要地位。文書檔案對企業(yè)或單位各方面具體工作進(jìn)行了記載，并實現(xiàn)了對企業(yè)或單位決策、建設(shè)以及處理組織問題等各項內(nèi)容的客觀反映。文書檔案能為單位工作的良好開展提供有價值的參考依據(jù)。在新時期，必須日益重視加強文書檔案管理。

1 文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

文書檔案管理工作在一個企業(yè)或單位的發(fā)展之中所承擔(dān)的責(zé)任乃是對于政治工作的重要記錄，同時也是日常行政管理工作的有效資料。對于企業(yè)或單位以及企業(yè)來說，無論是在企業(yè)發(fā)展策略的抉擇之上還是在日常的生產(chǎn)活動方面，均對文書檔案管理工作具有一定的依賴性，這也是企業(yè)或單位以及企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)與前提。尤其是在現(xiàn)代社會，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)形態(tài)的健康發(fā)展，文書檔案管理工作也就在企業(yè)或單位與企業(yè)之中占據(jù)著更為重要的作用。文書檔案管理工作具有較為鮮明的服務(wù)性以及政治性，在企業(yè)以及企業(yè)或單位的發(fā)展之中起到一個輔助指導(dǎo)的作用。因此，就有必要在傳統(tǒng)文書檔案管理工作的基礎(chǔ)之上進(jìn)行改革創(chuàng)新，以此提高文書檔案管理工作的有效性。總而言之，文書檔案管理工作的改革創(chuàng)新對于企業(yè)以及企業(yè)或單位的穩(wěn)定發(fā)展具有十分重要的意義，因此必須加以重視。

2 文書檔案管理工作尚存在的問題

1）缺乏對文書檔案的規(guī)范管理。當(dāng)前，企業(yè)或單位普遍缺乏對文書檔案的規(guī)范管理，文書檔案管理呈現(xiàn)出較強的隨意性和無序性。多數(shù)企業(yè)或單位未能針對文書檔案構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，且未能對文書檔案設(shè)定規(guī)范有序的編號。諸多文書檔案存在案卷缺失以及目錄缺失的現(xiàn)象。還有少數(shù)企業(yè)或單位對文書檔案隨意添加案卷以及目錄，造成案卷標(biāo)題與內(nèi)容不符等現(xiàn)象。究其原因，企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對文書檔案管理的高度重視，未能針對文書檔案構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，未能針對文書檔案配備專業(yè)的管理人員。另外，多數(shù)企業(yè)或單位缺乏對文書檔案管理的有效監(jiān)督。

2）管理人員工作專業(yè)技術(shù)能力偏低。文書檔案管理工作具有較強的技術(shù)性，這也決定了文書檔案管理工作的員工必須具備較高的專業(yè)技術(shù)能力。然而在實際工作之中，許多企業(yè)以及企業(yè)或單位并未切實意識到文書檔案管理工作的重要性，對于文書檔案管理工作選用也流于敷衍，直接導(dǎo)致管理人員的專業(yè)技術(shù)能力較為低下。而且，這部分管理人員也未養(yǎng)成提升自身專業(yè)技術(shù)能力的想法，在管理理念以及管理方法上均較為傳統(tǒng)，不利于文書檔案管理工作的健康發(fā)展。在當(dāng)今社會，管理人員的專業(yè)技術(shù)能力直接決定了文書檔案管理工作的有效性，如不能組建一支富有專業(yè)技術(shù)能力的管理隊伍，那么文書檔案管理工作的改革創(chuàng)新更是無從談起。

3）文書檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)有待提高。處于知識經(jīng)濟(jì)時代背景下，科技迅猛發(fā)展，各企業(yè)或單位對于文書檔案管理工作的要求也在不斷提高，文書檔案管理工作人員只有具備較高的素養(yǎng)才能勝任此項工作。但是當(dāng)前，多數(shù)企業(yè)或單位的文書檔案管理工作人員的文化程度和專業(yè)素養(yǎng)不符合時代發(fā)展的需求，部分檔案管理人員不能熟練使用電腦，缺少基本的電腦知識和操作技能。同時企業(yè)或單位對于文書檔案管理方面進(jìn)行研發(fā)的人才較少，致使企業(yè)或單位的文書檔案管理工作質(zhì)量處于落后現(xiàn)象。

3 文書檔案管理創(chuàng)新的措施

1）強化文書檔案管理制度創(chuàng)新建設(shè)。企業(yè)或單位要強化對文書檔案管理的相關(guān)制度建設(shè)，針對文書檔案構(gòu)建統(tǒng)一規(guī)范的管理制度，有效保障文書檔案各項管理工作的落實執(zhí)行。企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視對文書檔案進(jìn)行規(guī)范管理，對文書檔案現(xiàn)行的管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。要深入考察新時期的時代發(fā)展特征和社會需求，結(jié)合企業(yè)或單位自身實際情況，對文書檔案相應(yīng)的各項現(xiàn)行管理制度進(jìn)行合理創(chuàng)新。企業(yè)或單位要遵循檔案管理的各項基本規(guī)定，結(jié)合企業(yè)或單位日常管理的各項相關(guān)制度，實現(xiàn)對文書檔案各項管理制度的有效創(chuàng)新。企業(yè)或單位要針對文書檔案的主要管理內(nèi)容、具體管理形式以及管理結(jié)構(gòu)和各項要求進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，并構(gòu)建系統(tǒng)完善的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，對文書檔案管理涉及的各崗位工作人員的具體職責(zé)進(jìn)行明確規(guī)定，有效增強文書檔案管理的高效性和有序性。另外，要針對文書檔案管理構(gòu)建監(jiān)督體系，對文書檔案管理各項工作的實際執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，有效保障文書檔案各項管理工作的落實執(zhí)行。

2）強化創(chuàng)新意識和細(xì)節(jié)管理。企業(yè)或單位內(nèi)部對文書檔案進(jìn)行管理的各崗位工作人員要強化創(chuàng)新意識，并注重強化各項細(xì)節(jié)工作。文書檔案管理涉及的各崗位工作人員要基于信息化背景，逐步摒棄文書檔案管理現(xiàn)行的封閉系統(tǒng)，將之轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式的管理系統(tǒng)，大幅度提高文書檔案管理的實際效率。另外，企業(yè)或單位要強化文書檔案管理涉及的各項細(xì)節(jié)工作，有效保障管理工作質(zhì)量。要督促各崗位工作人員嚴(yán)格遵守文書檔案管理各項制度。同時，要重點對機(jī)密性較強的文書檔案進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)處理，有效保障文書檔案處理質(zhì)量。另外，要嚴(yán)格遵循規(guī)范程序?qū)ξ臅鴻n案進(jìn)行管理，避免文書檔案出現(xiàn)遺漏丟失等現(xiàn)象，有效保障文書檔案具備完整的內(nèi)容。

3）對文書檔案管理技術(shù)和工作機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新。企業(yè)或單位要對文書檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，充分借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)對文書檔案的智能化管理。企業(yè)或單位要對文書檔案管理實施信息化建設(shè)，實現(xiàn)對文書檔案信息的充分利用、高效檢索、廣泛收集和系統(tǒng)整理，促進(jìn)各部門檔案信息實現(xiàn)高度共享，大幅度提高文書檔案管理質(zhì)量。另外，企業(yè)或單位要對文書檔案管理相應(yīng)的工作機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)文書檔案管理提高開放化程度。具體可從以下方面著手：一是構(gòu)建互動協(xié)調(diào)的工作機(jī)制。企業(yè)或單位要增強各部門對文書檔案的互動管理，強化對文書檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)。二是構(gòu)建自我營銷的工作機(jī)制。相關(guān)工作人員要遵守企業(yè)或單位規(guī)定，結(jié)合文書檔案管理的具體要求，強化對文書檔案管理的宣傳，促進(jìn)企業(yè)或單位加強對文書檔案管理的重視。三是構(gòu)建主動參與的工作機(jī)制。相關(guān)工作人員要推動文書檔案管理各項工作對企業(yè)或單位日常管理工作的主動參與，充分彰顯文書檔案管理對于企業(yè)或單位日常管理和未來發(fā)展的重要性，促進(jìn)檔案管理實際工作質(zhì)量實現(xiàn)大幅度提高。

4）注重員工培訓(xùn)。加強對文書檔案管理工作的崗位培訓(xùn)可以從根本上改變現(xiàn)階段的文書檔案管理模式，為企業(yè)或單位的未來成長和發(fā)展添加助力，因此工作人員應(yīng)當(dāng)對此培訓(xùn)項目高度重視，具體措施如下：第一，工作人員應(yīng)當(dāng)定期組織企業(yè)或單位的文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)管理課程內(nèi)容的培訓(xùn)，通過理論課程加實踐操作的方式力求在較短的時間內(nèi)能夠大幅度提升管理人員的專業(yè)水平；第二，為了使得從事文書檔案管理工作的員工能夠時刻保持著積極向上的心態(tài)，工作人員還可以定期對這些管理人員進(jìn)行專業(yè)水平的考核，并且將最終所得到的考核結(jié)果進(jìn)行排序，同時實施相應(yīng)的獎懲措施，幫助管理人員樹立正確的心態(tài)。

4 結(jié)語

綜上所述，為實現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，首先須審視文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，將其置之時代潮流之中，關(guān)注其存在的問題與不足之處，同時結(jié)合實際情況，思考實現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新的具體策略，推動文書檔案管理工作有效性的提升，為企業(yè)或單位與企業(yè)的發(fā)展提供保障。

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