淺談企業經營管理中合同檔案工作的現存問題與改進措施

任麗

摘 要：合同檔案是一種以文字記載方式來記錄合同文本、合同履行全過程情況的具有法律效力的文件，其在企業的經營管理中發揮著至關重要的作用，也是企業內各種經濟項目活動從開始到結束的有力保障。然而現今有一些企業沒有意識到合同檔案管理的重要性，在合同檔案管理中依然存在各種弊端，這些弊端導致企業正在面臨著巨大的經濟風險，因此，科學合理的建立合同檔案體制，能夠有效保障企業的合法權益。本文結合企業經營管理中合同檔案管理工作的重要性，針對企業在合同檔案管理中存在的問題進行研究和分析，并提出了相應的改進措施。

關鍵詞：企業經營管理；合同檔案；現存問題；改進措施

隨著我國經濟的飛速發展，各行各業的企業規模也在不斷擴大，從而形成了以企業為主體的市場經營化格局[1]，隨之形成的大量合同文本和過程文件需要妥善管理，合同檔案在企業經營發展中也處于越來越重要的地位，因此企業對合同檔案進行科學的、規范的管理能夠有效保障企業在經營活動中的合法權益，在一定意義上能夠推動企業的長遠發展。

1 企業中合同檔案的概念、特性以及重要性

合同檔案，是指合同從簽訂至終止的整個過程中形成的體現簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關的具有保存價值的其他文件材料。

企業的合同檔案是記錄企業經濟活動的重要證據，也是確保企業在合理、合法的范圍內履行自身權利和義務的有效文件。在企業預算、企業審計等方面發揮著至關重要的作用。企業的合同檔案具備一定的特性，包括具有法律效力：企業合同是企業保障自身合法權益時的必要手段，在企業發生糾紛時[2]，能夠及時依據合同內容，運用法律手段維護企業的合法權益；具有規范特性：企業的經濟活動是企業合同檔案的源頭，在一定程度上能夠反映企業的管理意識和經濟實力，企業內建立完整的、科學的合同管理體制，將企業內各種款項條例列入合同中，不但能夠確保企業的全方面經濟利益，而且能夠促進企業和企業合作方的友好合作關系，規避企業中的各項經營風險。

2 部分企業在合同檔案管理中存在的問題

2.1 對合同檔案管理法律意識淡薄及重視程度欠缺

企業帶動我國經濟飛速發展，伴隨著合同檔案大量形成，但是目前部分企業的管理者對合同檔案不了解，認為合同檔案工作就是簡單地把合同收集在一起后放好。因為法律意識淡薄不重視，導致了企業缺乏相對完備的合同檔案管理體系， 比如配備的合同管理人員少為專職人員，多為兼職人員，人員的能力與責任心參差不齊，專業性不足和本身對于合同檔案管理工作的認知存在偏差，以上都造成了歸檔的文件接收不及時，歸檔不全面，分類不明確，導致了有價值的合同檔案丟失，存在著給企業帶來了難以挽回的經濟損失的潛在風險。無價值的被歸檔，也占用浪費了有限的檔案設備資源。因為不重視，放置檔案的房間位置、配備的設備設施達不到檔案管理工作的相關要求，可能導致檔案發生霉變、受潮、鼠害等問題，間接的造成企業的經濟損失。

2.2 合同檔案管理方式欠缺

合同檔案是記錄一個企業經營活動的具體內容的文件，在合同擬定的規定時間內一直具有法律效力和約束力，但是企業經營過程中仍然會有一些無法預料的意外變化。現今部分企業都是電子化辦公模式，導致企業內只保留了復印件或其他類型的合同，忽略了對合同原件的重要程度[3]，這種錯誤的管理方式，也給企業發展帶來極大的隱患。當前部分企業認為雙方擬定合同，只要簽字蓋章就能產生法律效力，不用對合同進行妥善的保存管理，這種行為很容易導致日后雙方產生糾紛時，不能利用合同維護企業的合法利益，為企業帶來巨大的風險。

2.3 合同內容表述不規范

部分企業在合同管理工作中，由于合同文本的內容及格式要求規定不明確，合同承辦人對《合同法》的相關法律法規不熟悉，缺乏責任心、重視程度等，在擬定合同時，內容不嚴謹，格式較隨意，特別是合同內容中涉及付款及違約條款的相關內容規定不明晰，不僅影響到了合同檔案的質量，更嚴重的是可能因此給企業帶來巨大的無法挽回的經濟損失。

3 企業經營管理中合同檔案工作的改進措施

根據上文指出的當前企業合同檔案管理工作中存在的問題可以發現，企業中管理者如果認識到合同檔案管理的重要性，就能發現合同檔案管理和企業發展有著密不可分的關系，因此企業管理者要提高管理意識，及時發現當前企業在合同檔案管理中存在的問題，結合問題對企業中的合同檔案管理制度加以完善，加強對管理人員法律意識的培訓，建立相關的合同檔案管理部門，確保合同檔案能夠在內容上完整、準確，規避企業潛在的經營風險，為企業良性發展保駕護航。針對合同檔案管理工作中存在的問題，提出以下改進措施：

3.1 合同檔案管理體系完善化

企業內的合同檔案管理要交予相關部門負責。合同檔案管理部門要切合企業的實際經營情況和企業的發展規劃，建立科學合理的檔案管理體系。一是依據檔案管理要求結合企業性質，建立健全的檔案管理工作制度，加強日常的監督與管理，并且保持管理制度不斷更新和完善。二是培養和選擇一批有責任心、有熱情、不怕辛苦、有創新意識，同時具有一定檔案管理業務知識的管理人才；三是豐富和創新培訓內容和宣傳方式，提高企業管理者和每一位員工的合同管理意識。通過內外部培訓、案例分析及新媒介等宣傳工具和手段讓所有管理者和員工了解合同檔案管理的內容和重要性[4]。

3.2 合同檔案管理思路法制化

企業要保持檔案健康的發展，離不開完備的合同檔案記錄，有了它，就有了法律武器的堅強保護。因此企業內合同檔案管理工作人員要具備充分的法律意識和較高的法律水平，并結合企業經營實際，在處理企業合同檔案相關工作中，運用法制化的思路規范合同檔案管理制度，規范企業員工工作方式方法，讓企業的活動公開、透明，杜絕貪污、腐敗的現象，促進企業健康發展。

3.3 企業合同檔案管理專業化

當今社會，我國部分企業沒有意識到合同檔案管理的重要性，這也是企業內出現合同糾紛等情況，為企業帶來負面影響的重要原因[5]。因此，企業要對合同檔案管理部門加大重視力度，建立有效的合同檔案管理工作體系，提高專業化管理水平，明確管理部門的工作界面，非合同管理部門清晰自己的責任和義務，如有必要根據檔案業務總量設置一名或以上的檔案管理人員，實行一崗雙責，保證合同歸檔及時，內容完整，分類清晰，實現合同檔案管理的科學化、規范化、標準化。

4 總結

根據上文闡述的觀點，合同檔案管理是關系企業發展至關重要的組成部分，無論是對企業的當期效益還是長遠發展都能夠提供有力的法律保障。因此只有提高對合同檔案管理的重要性的認識，發現企業當前管理存在的不足，規范合同檔案管理的規章制度，提高相關部門管理人員的法律意識，加大對合同檔案管理的力度，才能順應我國當前經濟發展趨勢，降低和清除潛在的經營風險，促進和實現企業的可持續健康發展。

參考文獻

[1]錢麗銘.淺談企業經營管理中合同檔案工作的重要性[J].卷宗，2017（6）.

[2]張艷紅.淺談企業檔案基礎工作在現代化管理中的重要性[J].蘭臺世界（S2）：102-103.

[3]黃波.企業如何“經營”好檔案[J].中外企業家，2017（5）.

[4]王靜.淺談企業檔案管理中的保密工作[J].辦公室業務，2013（3）：69-69.

[5]雷震華.企業合同與檔案管理[J].科技信息，2007（27）：164-164.