新媒體環境下檔案管理與服務策略優化

鄧晶

摘 要：隨著互聯網以及大數據技術的持續發展，以網絡為載體的QQ、微信等平臺快速發展，不僅極大的促進了社會經濟的發展，同時也極大的改變了檔案管理與服務工作模式。本文再此背景下結合自己的工作經驗分析了新媒體環境下檔案管理與服務的創新途徑，寄希望通過本文的分析為檔案管理工作效率的提升提供富有建設性的建議。

關鍵詞：新媒體；檔案管理；檔案宣傳；檔案服務

新媒體是伴隨著互聯網技術與傳播市場發展而出現的新興傳播媒體，在數字化時代中廣泛影響著人們的工作、生活乃至思想、價值和觀念等各個方面，同時對檔案工作帶來了影響。

傳統檔案都是紙質形式，檔案的管理工作主要是將這些紙質的文件進行梳理、歸納、保存，以供有關部門或人員查閱，數字化的應用使得檔案從收集到存儲的整個過程都發生了變化，檔案管理方式已經發生了顛覆性的變化，新媒體的出現更是引發了檔案管理與服務的創新變革，使得檔案管理方法更加有效，檔案宣傳模式更加豐富，檔案服務途徑更加寬廣。

1 新媒體優化了檔案管理方法

檔案管理與服務方面的技術在信息化條件下發生了直接的改變，如今的檔案管理工作正在逐漸向無紙化辦公轉變，不僅僅是文字內容的檔案，圖片、視頻等形式的檔案也越來越多，以往紙質化的檔案收集、存儲形式，將逐漸被信息化所代替，給檔案工作帶來了很多便捷，在很大程度上簡化了檔案工作流程，降低人力物力的消耗，提高檔案管理工作效率。檔案管理者運用新媒體手段，可以從以下幾點做起優化自己的工作方法，也能夠取得更好的管理成效。

1.1 利用微信、微博等新媒體手段，實現和用戶的有效溝通

檔案服務是檔案管理員一項重要職責，但是由于檔案是專室存儲，大多數檔案用戶想要查詢檔案記錄的話就只能在特定時間特定地點專門跑一趟，極大降低了檔案服務效率。檔案管理員作為檔案資料和用戶之間的紐帶，如果能夠建立專為檔案服務的微信公眾號或微博，不僅可以利用公眾號第一時間發布檔案資訊，還可以在微信公眾號或微博上和用戶進行互動交流，使得檔案服務更及時有效。

新媒體時效性強、滲透性廣，其及時性和便捷性為檔案管理員與用戶間的有效溝通創設了更多的時空可能性，有效克服了傳統溝通模式時空分隔的缺點，提高了溝通效率。

1.2 運用新媒體資源，助力檔案文化建設

新媒體與傳統期刊雜志相比，傳播速度更快表現形式更多樣，從而為檔案文化建設注入了新鮮的血液。一方面要充分發揮新媒體平臺的優勢，運用新媒體資源宣傳檔案文化，保證用戶及時獲取校園文化信息；另一方面可以通過新媒體平臺更有效地提高檔案業務的影響力，例如，檔案的服務可以做成案例分享出去，讓更多的人認識到檔案價值。

2 新媒體優化了檔案宣傳模式

在新媒體環境下，檔案管理人員通過采取以新媒體作為核心載體進行多元化檔案信息的傳播，不僅能夠提高檔案信息宣傳的工作效率，還能夠有效降低宣傳成本，方便檔案信息在不同渠道的快速傳遞。新媒體給檔案帶來的宣傳模式最為顯著的特征就是簡單易行，能夠幫助檔案機構節省更多的檔案宣傳費用支出。其次相較于傳統媒體，新媒體信息傳播手段更加多樣化，應用范圍更為廣泛，運用新媒體進行檔案傳播能夠讓用戶方便從不同渠道獲取檔案信息，并且還可以增加檔案文化宣傳的趣味性，激發用戶檔案信息獲取的潛在需求。再次，通過新媒體平臺檔案管理員可以充分發揮互聯網信息共享平臺的優勢作用，充分挖掘自定義菜單功能，促使從不同方面和角度展開檔案宣傳工作。比如，在檔案宣傳公眾號中科學設置檔案查詢欄目，通過開展網絡平臺的檢索、咨詢等功能，以此吸引更多檔案學習需求者。最后，新媒體可以促進檔案部門之間加強協作，注重檔案資源的傳播共享，最大限度發揮檔案資源的作用。檔案管理部門要明確不同崗位分工，科學制定符合本單位的宣傳檔案方案，引導檔案宣傳人員以多樣化的方式開展檔案宣傳活動，滿足用戶從不同渠道獲取檔案信息。

3 新媒體優化了檔案服務途徑

新媒體的應用不僅使檔案服務工作效率大大提升，更是拉近了檔案工作者與用戶之間的距離，而隨著用戶對檔案信息在認識和需求方面的改變，必然會對檔案服務提出更高的要求，檔案服務途徑也需要創新。例如，通過與用戶交流過程中收集和分析用戶查詢檔案的特點和偏好，改善檔案服務內容，在檔案歸類、存檔等方面，也做出相應修改，便于永固查詢提取檔案信息，提高服務效果。檔案管理員也可以借助新媒體平臺來收集用戶的意見和建議，從而更好地完善檔案服務方式。

4 結束語

綜上所述，在新媒體環境下，檔案管理員的工作方式方法已經得到了改善，在實際工作中，檔案管理員在開展檔案工作時候要充分結合新媒體的時代特點，提高信息素養，不斷地優化自己的工作方法，才能取得更好的管理成效。

參考文獻

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