檔案移交歸檔的問題與對策

林菁

摘 要：針對于檔案移交歸檔過程中存在的問題，本文詳細闡述了解決問題的對策，如，落實嚴格的規章制度、責任制，促使檔案館的檔案管理人員按照規定和要求認真做好檔案歸檔移交工作。同時，還應注重要求離職的檔案人員在離職之前完成檔案移交歸檔工作，并依照規定辦完檔案移交手續，這樣才能確保檔案保存完整，且解決檔案移交歸檔中存在的一些問題，促進檔案館檔案移交歸檔工作的有效進行和高質量完成。

關鍵詞：檔案；移交；歸檔；問題；對策

綜合分析檔案移交歸檔工作中存在的問題，其主要是因為部分檔案人員在離職時，忽視交接未完成的歸檔工作，導致新檔案人員不了解檔案數量，并且，不清楚還有未歸檔的檔案和各種資料，很容易出現檔案丟失和歸檔混亂的現象。此外，因移交歸檔責任落實不到位，導致檔案人員對待移交歸檔工作不認真，難以確保檔案保存完整，對此，應盡快落實有效的解決對策，從而做好檔案移交歸檔工作。

1 檔案移交歸檔的問題

1）檔案移交過程中不注重落實責任制，檔案人員在離職前，忽視移交未整理的檔案，當新檔案人員工作時不清楚檔案未整理未分類，并且，不明確檔案頁數，整理時難以確保檔案完整，從而出現檔案保管不完整的現象，在此種情況下，很容易導致珍貴的檔案沒能保存完整，而且，很難追責責任，說明交接工作中檔案人員對于移交歸檔檔案的責任不了解，進而出現未辦完交接手續就離開工作崗位的情況。2）現有的移交歸檔制度不完善，使得檔案人員在離職時不注重提前移交未整理的檔案，給后續整理檔案增加難度，甚至是出現檔案丟失、歸檔不整齊的現象，可見，離職前不注重提前交接，就會出現很多問題。3）因移交歸檔檔案時疏于檢查，沒有盡早發現檔案頁數少、移交手續不齊全、未簽字等問題，難以做好移交工作，移交歸檔工作走形式而忽視檢查檔案資料，導致移交手續上該簽字的地方沒有簽字。此外，移交歸檔的檔案頁數不對，有可能出現檔案丟失的情況，這一情況在移交過程中沒有發現，后續開展檔案管理工作時出現各種問題，導致檔案工作難以順利進行，因此，必須盡早落實解決對策，解決存在的問題。

2 檔案移交歸檔問題的解決對策

2.1 落實嚴格的檔案移交歸檔制度

當前，對檔案移交歸檔工作提出嚴格的要求，并要落實嚴格的檔案移交歸檔制度，以促使檔案人員依照規定和規章制度認真交代未整理的檔案，且自覺按照制度中提出的規定移交所有檔案，將未歸檔的檔案移交給其他檔案管理人員，以免因未移交未完成的工作而出現檔案丟失和歸檔混亂的現象。為了避免出現這種情況，檔案人員應提前移交未歸檔的檔案和各種文件、資料[1]。同時在移交表上簽字，以此提前移交未完成的工作量。檔案人員明確規章制度和移交流程，并意識未移交歸檔檔案前，不允許離開工作崗位，如果違反規定，造成檔案丟失，需承擔責任，檔案人員在明確責任后，認真依照規章制度提前辦理移交手續，同時，上交未歸檔的各種檔案，由新檔案人員繼續歸檔、整理檔案，完成檔案移交歸檔工作以后，方可離開工作崗位，可見，提前移交檔案，才能做好檔案交接工作[2]。

2.2 要求離職前做好檔案移交工作

針對移交歸檔過程中出現的不注重交接的問題，管理部門要提出要求，明確指出檔案館的檔案人員在離職前，必須提前交接尚未完成的工作任務，還應告訴交接的檔案人員未歸檔的檔案有哪些，能夠促使新檔案人員明確應完成的工作，進而在工作中避免出現檔案未歸檔的現象。因此，對于即將離職的檔案人員要求其離職前應做好檔案移交工作，檔案人員在清楚要求后，依照移交步驟，先提出離職，之后在辦理離職手續的過程中移交未整理、未分類的檔案，進而做好交接工作，從而新檔案人員明確未完成的工作，繼續歸檔和分類，確保檔案管理過程中不出現問題，并且，各種檔案都能保存完好。由此可知，要想做好檔案管理工作，必須要求檔案人員離職之前，完成檔案移交歸檔工作，才能為做好檔案工作奠定基礎[3]。

2.3 落實檔案移交歸檔責任制

對于檔案移交歸檔中存在的諸多問題，管理部門要積極落實檔案移交歸檔責任制，責任機制中明確要求檔案人員在離職之前，應提前寫離職申請書，并在離職前一段時間，將手頭上未整理的檔案、未保管的檔案和沒有分類的檔案交付給其他檔案人員完成，檔案人員明確移交職責和要求后，自覺按照規范化的流程先寫離職申請書，之后，開展檔案交接工作，在實際工作中將所有未完成的工作交代給新檔案人員，以及移交未歸檔的檔案，體現出檔案人員認真履行檔案移交工作職責，充分意識到完成檔案移交歸檔工作，才能離職，如果未完成移交工作就離職，對于造成的后果需承擔責任。檔案人員在清楚這一點以后，依照責任制度中提出的責任，認真辦理工作交接手續，辦理過程中移交未分類的檔案，并告訴新檔案人員剩余的工作量，一切未完成的工作任務交代清楚以后，上交離職表、工作移交表，由管理部門的管理人員在表上簽字，才可離開工作崗位。可見，在離崗前，必須落實移交歸檔職責，這是檔案人員離職前必須履行的職責，也是交接工作中需完成的工作，完成移交工作、辦理移交歸檔手續后離崗，進而做好檔案移交歸檔工作和交接工作[4]。

2.4 要求移交時仔細檢查檔案

檔案移交歸檔過程中檔案館的檔案人員除了做好本職工作以外，還應注重依照要求全面檢查移交檔案資料，查看時履行工作職責，并按照程序先交接檔案，之后，交接雙方各自檢查交接手續和檔案，檢查過程中能夠及時發現交接手續不齊全、歸檔的檔案不齊全，對于發現的問題，及時要求對方補齊手續，并提出分類檔案，依照要求補齊交接手續，在交接表上寫上檔案移交歸檔的具體時間、交接人、檔案類型、數量、監交人姓名、備注檔案頁數后，交接雙方簽字，完成檔案移交歸檔工作。體現出移交歸檔過程中檔案人員做到仔細檢查檔案、嚴格依照規定移交檔案，并認真做好交接工作，確保檔案移交時，手續齊全，且避免出現各種問題[5]。因此，要想做好檔案移交歸檔工作，必須做到仔細檢查檔案，查看中核對檔案頁數，確定檔案資料齊全，在檔案移交表上簽字檔案人員才能離崗，如果檢查時發現檔案頁數少，而且，歸檔的檔案不正確、分類不明確，應先分類檔案、補齊頁數以后進行交接工作，可見，檔案交接程度辦理規范，能夠有效防止檔案交接歸檔中存在問題，進而做好檔案移交歸檔工作[6]。

3 總結

檔案中包括很多珍貴的資料。因此，要注重保存檔案。而在實際的工作中，為了確保檔案保存完整、不丟失，應要求檔案人員依照規定在離職之前，提前完成檔案移交工作，從而促使檔案人員嚴格依照規定，將未辦理的業務和未保管的檔案交付給新檔案人員，確保檔案人員認真做好檔案歸檔交接工作，以此保證檔案移交歸檔過程中不出現任何問題，確保檔案都能完整保存下來，可見，做好檔案移交歸檔工作非常重要，有助于實現檔案館的良好發展。

參考文獻

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