會計檔案管理問題與對策探討

王萍

摘 要：作為檔案的重要組成部分之一，會計檔案能夠實現對經濟組織生產經營情況的深刻反映，能夠提供重要的參考依據以促進經濟組織相關決策的制定，以及促進我國經濟事業的健康有序發展。可以說，會計檔案管理工作在經濟組織的經營管理中有著極其重要的地位和作用。但受到部分因素的影響，使得會計檔案管理工作在實際開展過程中還存在著一些問題，一定程度上制約了會計檔案作用的有效發揮。文章正是基于此，試圖就會計檔案管理問題與對策展開研究探討。

關鍵詞：檔案；經濟組織；會計檔案；問題；對策

通常而言，財務會計報告、財務會計報表、會計賬簿、會計憑證等涉及到會計核算的專業資料都屬于會計檔案范疇，能夠實現對經濟組織所有業務數據和經濟往來的客觀真實的記錄與反應，是經濟組織生產經營活動的見證者，在其經營管理中發揮著舉足輕重的作用。[1]做好會計檔案管理工作既是檔案工作的開展要求，也是經濟組織發展進步的必然選擇。然而長久以來，會計檔案管理工作就是經營管理工作中的薄弱環節，使得會計檔案管理存在著一些問題，從而影響了會計檔案作用的發揮。因此研究分析會計檔案管理存在的問題，找到會計檔案管理的優化對策，有助于使會計檔案能夠更好地服務于各個經濟組織的發展。

1 會計檔案管理存在的問題

1.1 會計檔案管理重視程度不足

會計檔案管理作為經濟組織經濟活動的最終環節，由于不能夠直接為經濟組織帶來經濟效益，而經濟組織領導層及相關人員又沒有深刻認識到會計檔案管理的重要作用，所以很容易使得經濟組織將更多精力投入到其他事項上，從而對會計檔案管理重視程度不足。[2]由于對會計檔案管理重視程度不足，那么就很容易導致會計檔案管理工作在實際開展過程中問題頻出。比如部分會計人員沒有充分認識到會計檔案的重要性，因此而表現出歸檔意識薄弱的問題，缺乏歸檔的自覺性與主動性，影響了會計檔案的歸檔時限性以及完整性。

1.2 會計檔案管理缺乏監督機制

部分經濟組織在接受相關審計工作或會計業務的過程中，少有將會計檔案管理規范化管理作為重要檢查事項，由于疏忽了對會計檔案管理的監督，從而導致出現了一些部分人員借此通過篡改會計檔案以達到個人目的。這種情況尤其是在經濟欠發達地區的各個經濟組織上經常發生，即使最終這些事件敗露了出來，但是給經濟組織所造成的損失是難以彌補的。可以說正是由于會計檔案管理缺乏嚴格的監督機制，才導致此類問題的頻繁發生，因此構建一個健全完善的會計檔案監督機制[3]勢在必行。

1.3 管理人員專業素養有待提高

受經濟基礎的制約，以及領導層對于會計檔案管理工作的重視程度不足，導致各個經濟組織在會計檔案管理的人員配備上往往表現出較為精簡的情況，一人身兼數職的情況在各個經濟組織中是普遍存在的現象，并且缺乏對兼職人員的相關培訓，導致其會計檔案管理人員專業素養水平普遍不高。據調查了解發現，許多經濟組織的會計檔案管理工作一般都是由會計人員一人或二人兼管，很少有經濟組織設置專職的會計檔案管理崗位來負責會計檔案管理工作的開展，由于會計檔案管理人員多為會計人員兼職，再加之缺乏會計檔案管理專業素養，所以難免會出現顧此失彼的情況，難以滿足新形勢下會計檔案管理工作的實際需要。

2 會計檔案管理的優化對策

2.1 提高會計檔案管理重視程度

各個經濟組織首先就應當充分認識到會計檔案管理對于自身發展的重要性，既要抓各項經濟事項，也要抓會計檔案管理，提高對會計檔案管理的重視程度，切實轉變“輕會計檔案，重經濟建設”這一片面思想[4]，積極采取相關對策措施來提高組織全員對于會計檔案管理的重視程度。比如各個經濟組織可以通過出臺會計檔案管理的相關規章制度，利用制度的引導與規范作用，提高組織全體成員對于會計檔案管理工作的支持與配合，要做到經濟組織各項經濟工作與會計檔案收集、整理以及歸檔的同步，以“創優質會計檔案管理，助推健康有序發展”為目標，在組織內部營造良好的會計檔案管理氛圍，在潛移默化中不斷提高組織全體成員對于會計檔案管理的重視程度，使會計檔案管理工作能夠在經濟組織的建設發展中發揮出更重要的作用。

2.2 健全完善會計檔案監督機制

對于各個經濟組織而言，通過構建一個健全完善的會計檔案管理監督機制來加強會計檔案管理監督工作，將成為其提高會計檔案管理水平與質量的又一重要途徑。各個經濟組織應通過健全完善的會計檔案監督機制來實現對會計檔案立卷、歸檔、保存、查閱以及銷毀等會計檔案管理全過程的監督，不僅要結合經濟組織自身的具體會計業務內容來實現立卷的規范合理，還要對會計檔案管理內容予以及時規范，并及時地整理和裝訂會計憑證。尤其是在如今的會計電算化背景下，還需要分類處理會計賬頁，并且財務部門、審計部門等在審查組織各項經濟工作開展情況的過程中，應當將會計檔案管理作為重點審查對象，借此督促經濟組織形成良好的會計檔案管理風氣。除此之外，各個經濟組織還可以通過暢通上下交流溝通渠道的方式，讓全體人員都成為監督會計檔案管理工作的主體，讓會計檔案造假等問題在“群眾雪亮的眼睛”下無處遁行[5]，通過大眾監督在整個組織內部促使良好的會計檔案管理風氣的形成。

2.3 提高管理人員專業素養水平

要想實現會計檔案管理水平與質量的進一步提升，對于各個經濟組織而言，提升會計檔案管理人員的專業素養水平極其重要。針對不少經濟組織會計檔案管理人員由會計人員兼任這一情況，既然單獨設置會計檔案管理崗位不太現實，那么就更需要積極采取相關對策措施來不斷提高會計檔案管理人員的專業素養水平，使得他們的專業素養水平能夠更好地滿足會計檔案管理工作的開展需要。首先，做好會計檔案管理人員思想教育工作，提升會計檔案管理人員職業道德素養，確保會計檔案管理人員盡職盡責，努力做好各項會計檔案管理工作，保障會計檔案的安全性與完整性。其次，積極通過多種途徑加強會計檔案管理人員專業知識與技能方面的教育培訓力度，切實提升會計檔案管理人員的專業素養水平。教育培訓內容除了要包含會計檔案管理專業知識與技能的培訓，還應當包含信息技術知識與技能的培訓，培養信息化人才，以便更好地滿足會計檔案管理信息化建設需要。最后，會計檔案管理人員自身也應當具有危機意識，要主動去學習和吸收先進的會計檔案管理理念與技能，不斷提高自身的會計檔案管理能力，增強會計檔案管理服務經濟組織發展的能力。

3 結語

總而言之，會計檔案管理工作在經濟組織經營管理中具有尤為重要的地位和作用。文章深入分析了會計檔案管理存在的問題，然后在此基礎上從三個方面提出了相應的優化對策，希望能夠借此給予相關人員一定參考借鑒。

參考文獻

[1]劉春萍.會計電算化條件下會計檔案管理問題探究[J].西部財會，2011（05）：29-31.

[2]張愛鳳.淺談深化會計檔案管理存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2013，16（06）：12-13.

[3]吳艷新，陶永宏，關宏偉，張霞.論如何做好會計檔案管理工作[J].露天采礦技術，2016，31（01）：87-89.

[4]郝菊玲，趙文蕾，李麗光.新制度下的會計檔案研究[J].中國商論，2016（29）：83-84.

[5]林麗葉，陳秋男.加強會計檔案管理的對策研究[J].漳州職業技術學院學報，2017，19（03）：22-25.