淺談檔案數字化管理的優勢與弊端

劉巖

摘 要：如何實現檔案信息數字化高質量的管理工作，需要加深檔案信息數字化管理技術的優勢和弊端的認識與了解，并通過合理地結合檔案數字化管理技術的具體特征應用到實際的檔案管理工作中進行深入研究，本文主要針對當前的檔案數字化管理技術在實際應用過程中的優勢以及弊端展開研究，并提出一些改進建議，以供參考。

關鍵詞：檔案；數字化管理；弊端；優勢

1 檔案數字化管理的優勢分析

1.1 立卷方式到位

單位的主要業務科室在檔案立卷問題上在過去的條件下一直存在 很多問題，例如立卷不及時、很多的檔案材料提供不夠系統，不夠完 整，隨著現代數字化檔案管理的發展，不同業務部門之間可通過互聯網網絡的傳輸作用將相關的資料在完成分類之后傳送到檔案管理工作人員的計算機中，解決了過去一些業務科室在立卷工作中由于條件的限制遇到的難題，包括立卷不夠及時，大部分檔案的材料未能滿足系統的要求需要篩查等。檔案管理工作人員在收到檔案材料的第一時間根據發件方的分類情況進行材料的調整與分配，促進各種類型檔案立卷的時效性，檔案數字化管理能夠為檔案的完整性以及系統性等方面提供了強大的技術支持。

1.2 管理效率的提升

以往的檔案管理工作的流程當業務科室需要提交檔案材料時，必須要在正常的時間節點上交到檔案室，并且提交資料都需要管理人員進行現場清點與審核，不利于工作效率的控制，而信息技術的誕生，當前階段的檔案資料在進行提交時僅需要工作人員通過互聯性系統的操作就能夠自由完成，大大地節省了在提交檔案環節的時間流程，提升了檔案提交到處理之間的效率。

1.3 檔案數字化管理提高檔案內容信息的開發

過去舊式的檔案管理模式需要進行分類以及順序的排列，而經過復雜的整理之后只能保障檔案的完整性與安全性，只能提供單個文件的資料查找。自從應用檔案數字化的管理路徑之后，左右不同類型的檔案都能通過系統的整理自動進行分類，另外檔案中的電子文件也能夠統一存儲在計算機的硬盤中進行永久保管，檔案經過數字化管理一經電子文件立卷以后.可以自動通過檢索工具的大規模搜索，搜索結果可以提供（同一事件與問題）相關的資料或者與歷史有相關的關鍵詞，為管理員提供檔案的發生與經過，滿足管理員的在大量的資料庫中找到專題的需求。

2 檔案數字化管理的弊端

雖然我國的信息化技術在近些年來得到了廣泛的應用，但技術仍處于發展階段，在國內的檔案管理中仍屬于新型技術，具體的發展空間有待考究，我國科學技術起步較晚，因此在對各類技術進行有效利用的過程中，由于條件的限制，數字化檔案管理目前仍存在一些弊端，在管理上難以有較為統一的標準。

2.1 電子文件檔案存儲受載體制約性強

技術型電子文件對儲存條件有著一定的硬性要求，電子文件一般都計算機中的軟硬件設備的依賴性較強。目前發展階段的計算機的存儲容量雖然可以無限擴展，但在面臨需要存儲幾何級數性質的電子文件也有一定的難度。并且目前絕大多數的存儲軟件更新得特別快，一些時間比較久的檔案無法在經過更新的軟硬件中進行直接讀取，或者是一些同一時期儲存的電子資料也有可能出現系統不能兼容的問題，因此保管該檔案文件的部門需要為該文件的存儲問題耗費大量的經歷與勞力，對該文件進行備份或試圖改變檔案文件的格式來適應新的存儲系統。并且電子文件不可直接讀取，文件信息量較大時，會很容易發生部分文件資料丟失的情況以及計算機病毒的干擾等，為電子文檔帶來安全性的問題。

2.2 自動化系統與檔案管理系統不兼容

不同的部門所采用的文件管理軟件都有著一定的差異，包括：類似財務管理部門財務需要使用有關資產格式的系統，綜合性機關部門則需要采用OA辦公平臺等，不同部門需要根據部門的特點采用最適合的文件管理平臺，因此，因為管理系統的類型有著多種設計特征，軟件之間的兼容條件差異非常大，導致檔案文件無法直接轉換格式，不同部門之間的電子檔案文件未能自動歸檔。大部分數據信息的收集與錄入目前還停留在傳統的管理水平中。

3 實施檔案數字化管理需要注意的要點

3.1 建設系統工程.實現信息共享

檔案數字化管理系統是一項系統性工程，包括在設計、軟件類型、開發、檔案的整理、掃描以及錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理、安全措施多個環節形成的硬件與軟件雙二合一的存儲處理系統。由于不同部門之間每天都會形成大量的文字信息數據需要做成檔案并進行存儲，需要利用雙服務器、磁盤陣列等系統進行保管，另外，還要通過掃描儀的統一掃描、光盤與磁帶進行雙備份的措施。除此之外，為了能夠有效地提升利用率，還需要在系統添加查詢功能，結合查詢功能以及檔案的網絡傳輸來實現資源共享的目標

3.2 建立橫向通道，銜接辦公系統

面對部分自動化系統以及數字化檔案管理系統地兼容性問題，可通過在查詢接口程序的基礎上添加查詢檔案資料這種針對性的查詢功能，針對不同的系統包括：財務資產系統、OA辦公等系統之間的無縫集成。而針對解決電子文件與紙質文件之間不同的保存途徑，可通過在紙質文件與電子文件兩者之間設計一個通道，也就是將電子文件與紙質文件用文本表達的模式實現映像的形式共同保存。

4 結束語

隨著近些年我國科學技術的不斷發展，尤其是數字化技術在各行各業中得到了廣泛的應用，數字化技術的誕生為很多行業帶來了一定的機遇，但也面臨著巨大的發展挑戰，從檔案管理工作的角度上出發，在一定程度上對數字檔案信息管理提出了更高的要求，包括檔案管理技術人員個人的綜合素質，因此，需要檔案管理人員不斷提升檔案數字化的建設工作，嚴格貫徹數字化技術的科學應用，通過充分地掌握數字化技術的優勢，并與時俱進突破發展的限制與難點，解決當前的檔案數字化在管理上難題。

參考文獻

[1]葉曉林.電子文件全程管理之思考[J].檔案學研究，20D5（1）.

[2]徐欣.從檔案整理實踐與理論的演變看檔案內容信息開發利用[J].檔案學研究，2007（6）.

[3]王海萍.數字化是檔案管理工作的必由之路[J].中國檔案，2006.