紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合

姜兆玉

摘 要：檔案與我們每個(gè)人息息相關(guān)，在歷史的長(zhǎng)河中，先輩們留下的許許多多檔案幫助我們了解了歷史真相，弄清了人類(lèi)發(fā)展歷程，對(duì)我們的生活有著極其重要的幫助。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，一邊是幾千年文化傳承下來(lái)的產(chǎn)物，一邊是現(xiàn)代科技創(chuàng)造的產(chǎn)物，我們應(yīng)該在兩種檔案之間如何選擇？本文通過(guò)對(duì)兩種檔案的詳細(xì)探索，發(fā)現(xiàn)兩種檔案地融合才是我們需要的。文章將對(duì)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合做出相關(guān)闡述。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；融合

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案登上了歷史舞臺(tái)，檔案對(duì)于個(gè)人、企業(yè)和國(guó)家都有著極其重要的意義。在現(xiàn)代生活中，電子檔案被更多的個(gè)人和企業(yè)應(yīng)用，而紙質(zhì)檔案憑借自身其特點(diǎn)并沒(méi)有被拉下歷史舞臺(tái)。通過(guò)對(duì)兩種檔案的仔細(xì)分析，我們有理由相信紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合才是一條可持續(xù)道路，文章接下來(lái)將對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行相信介紹，闡述兩者融合的具體意義。

1 電子檔案的特性

我們通常所說(shuō)的電子文件是一種能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，并且能夠儲(chǔ)存在移動(dòng)設(shè)備上的數(shù)字代碼。電子文件經(jīng)過(guò)鑒定后確認(rèn)有保存價(jià)值，然后歸屬到電子檔案。電子檔案和紙質(zhì)檔案都是一種文件形式，是能夠被儲(chǔ)存和利用的信息載體。電子文件是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展下的產(chǎn)物，具有濃厚的時(shí)代氣息，它改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的記錄、管理和檢索方式，用更加高效的方式記錄信息、管理信息和提取信息，能夠滿(mǎn)足當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展需求。電子檔案雖然給人們的生活和工作帶來(lái)了快捷和方便，不過(guò)也暴露出了一些問(wèn)題。由于電子檔案的共享性和開(kāi)放性使得數(shù)據(jù)更加容易丟失或者被改動(dòng)，讓電子檔案的安全性大打折扣。

2 電子檔案的管理優(yōu)缺點(diǎn)

電子檔案作為計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)物，通過(guò)多媒體能夠?qū)⑿畔⒌膬?nèi)容更加詳細(xì)和形象的展現(xiàn)出來(lái)，讓用戶(hù)能夠更加直觀的理解文件內(nèi)容。電子文檔能夠被儲(chǔ)存在移動(dòng)設(shè)備上，例如：U盤(pán)、磁盤(pán)或者光盤(pán)等等......這些儲(chǔ)存介質(zhì)不僅體積小，而且儲(chǔ)存的信息量也很大，再加上電子檔案拷貝過(guò)程十分方便，因此電子檔案能夠讓用戶(hù)攜帶、保存和利用起來(lái)更加方便。但是這些介質(zhì)具都不太穩(wěn)定，而且容易被氧化或者破壞，因此使用壽命比較短，再加上電子檔案只有通過(guò)計(jì)算機(jī)才能打開(kāi)，因此對(duì)計(jì)算機(jī)十分依賴(lài)。計(jì)算機(jī)在使用過(guò)程中容易遭到病毒入侵或者黑客攻擊，這些因素都影響了電子檔案的安全性。

3 紙質(zhì)檔案管理的價(jià)值

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案，與電子檔案相比最大的特點(diǎn)就是真實(shí)性更高。用戶(hù)通過(guò)紙質(zhì)檔案查找資料時(shí)，能夠切身感受到紙質(zhì)檔案帶來(lái)的真實(shí)感。紙質(zhì)檔案記錄的信息出現(xiàn)丟失或者改動(dòng)的情況，都能很容易的被用戶(hù)發(fā)現(xiàn)。紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間受諸多條件影響，包括自身材質(zhì)與所處環(huán)境，不過(guò)通常都比電子檔案儲(chǔ)存的時(shí)間短。用戶(hù)使用紙質(zhì)檔案查閱資料時(shí)，會(huì)或多或少的造成紙質(zhì)磨損，或者因?yàn)橐恍┤藶橐蛩貙?dǎo)致紙張被破壞。紙質(zhì)檔案的信息丟失需要花費(fèi)大量的時(shí)間來(lái)修補(bǔ)，這也是紙質(zhì)檔案的一個(gè)缺點(diǎn)。

4 紙質(zhì)檔案管理的弊端

紙質(zhì)檔案為了更加便于檢索，在進(jìn)行管理時(shí)需要按照類(lèi)別、大類(lèi)目、子類(lèi)目和時(shí)間進(jìn)行劃分，加上紙質(zhì)檔案需要占用大量的儲(chǔ)存空間，因此在進(jìn)行檔案整理時(shí)需要花費(fèi)大量的人力和物力。另外紙質(zhì)檔案的載體是紙張，因此想要保障紙質(zhì)檔案的壽命，對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境提出了很高要求。整個(gè)紙質(zhì)檔案環(huán)境不能含有酸堿化學(xué)試劑，另外還需要做好防火防水和防潮工作，這些因素都能夠?qū)垙堅(jiān)斐蓢?yán)重破壞。

5 電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的接收工作需要進(jìn)行：內(nèi)容鑒定、內(nèi)容分類(lèi)、歷史聯(lián)系和儲(chǔ)存管理，需要花費(fèi)較大的時(shí)間和人力。電子檔案的接收工作則比紙質(zhì)檔案的接收工作更為復(fù)雜，因?yàn)殡娮訖n案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行全方位的搜索，使得電子文件之間的各個(gè)聯(lián)系就更加全面和具體，產(chǎn)生的信息量也大大增加。不過(guò)電子檔案的接收方式則要簡(jiǎn)單很多，可以通過(guò)U盤(pán)、光盤(pán)或者檔案部門(mén)提供的網(wǎng)址進(jìn)行移交。

在檔案整理上，紙質(zhì)檔案需要對(duì)已經(jīng)立卷歸檔的案卷進(jìn)行分類(lèi)、排列和編號(hào)等系統(tǒng)化的整理，用編制案卷目錄的方式固定整理結(jié)果。這樣的整理方式，方便查閱檔案時(shí)找到檔案與檔案之間聯(lián)系。電子檔案能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)快速整理，可以按照不同的需求進(jìn)行自由排序，在歸檔之前就能使電子文件處于有序狀態(tài)，最后根據(jù)編號(hào)建立資料庫(kù)即可。

6 電子檔案與紙質(zhì)檔案的鑒定方法

紙質(zhì)檔案的鑒定分為兩個(gè)階段：歸檔前鑒定和歸檔后鑒定。歸檔之前的需要對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行價(jià)值鑒定、保管期限鑒定和保管價(jià)值鑒定；歸檔之后需要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行價(jià)值復(fù)查，也就是價(jià)值鑒定。電子文件的鑒定從文件建立之初就需要進(jìn)行跟進(jìn)，與紙質(zhì)檔案鑒定的相同點(diǎn)在于保存價(jià)值的鑒定，不同點(diǎn)在于電子文檔需要進(jìn)行內(nèi)容形式分析和技術(shù)分析，技術(shù)分析影響了電子文檔的保存價(jià)值，主要確保電子文件的可讀性、無(wú)毒性和載體穩(wěn)定性。另外電子檔案還要對(duì)沒(méi)有進(jìn)入檔案室電子文件進(jìn)行觀測(cè)，確定其保存價(jià)值。

7 電子檔案與紙質(zhì)檔案的利用方法

紙質(zhì)檔案具有相對(duì)穩(wěn)定性，紙質(zhì)檔案的文字內(nèi)容具有明顯的個(gè)人特征，因此增加了更改或者偽造的難度，極大增強(qiáng)了檔案的真實(shí)性，因此可以通過(guò)紙質(zhì)檔案原件的副本滿(mǎn)足用戶(hù)的需求。電子文檔不受時(shí)間和空間限制，因此用戶(hù)可以進(jìn)行原件閱讀，并且可以對(duì)信息進(jìn)行分類(lèi)打印滿(mǎn)足使用需求。

8 電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理融合的優(yōu)勢(shì)

經(jīng)過(guò)對(duì)兩種檔案的詳細(xì)對(duì)比，不難看出電子檔案具有更多的優(yōu)勢(shì)，不過(guò)從長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光看待檔案管理，只有兩者的結(jié)合才能使檔案管理的發(fā)展更加具有意義。具體原因如下：一、電子檔案是建立在傳統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)下，雖然電子檔案整理和使用起來(lái)更加便利，但是改變不了傳統(tǒng)檔案存在的價(jià)值，而且電子檔案也無(wú)法完全取代紙質(zhì)檔案；二、電子檔案的真實(shí)性和安全性比不上紙質(zhì)檔案，對(duì)于電子檔案信息的丟失和改動(dòng)，需要紙質(zhì)檔案提供參考依據(jù)。在檔案記錄過(guò)程中，紙質(zhì)檔案的配合才能讓整個(gè)檔案變得更加真實(shí)和安全。

中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展理念是先富帶動(dòng)后富，發(fā)展的現(xiàn)狀是東部發(fā)達(dá)西部落后。因此電子檔案可能在中國(guó)東部應(yīng)用較廣，但是紙質(zhì)檔案在中國(guó)西部落后地區(qū)肯定要比電子檔案更加適用。電子檔案需要工作人員具有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，而在落后的地區(qū)人才和設(shè)備的要求顯然還無(wú)法得到滿(mǎn)足。另外，傳統(tǒng)檔案具有一定的文化價(jià)值，能夠?yàn)槲磥?lái)留下一筆豐富的文化檔案。

9 兩種檔案的管理互動(dòng)

兩種檔案各有其優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，這需要管理人員進(jìn)行管理時(shí)需要根據(jù)實(shí)際情況做好主次管理，充分發(fā)揮兩種檔案的優(yōu)勢(shì)，補(bǔ)足其短板，讓兩種檔案相輔相成互相推進(jìn)，然后一同趨向完善。電子檔案能夠加速優(yōu)化紙質(zhì)檔案管理的流程，推動(dòng)了檔案一體化的進(jìn)程。電子檔案的快速檢索功能能夠快速確定紙質(zhì)檔案位置，讓用戶(hù)根據(jù)自己的喜歡查閱兩種檔案。紙質(zhì)檔案能夠完善并保證電子檔案的真實(shí)性，兩種檔案的相得益彰，對(duì)檔案管理的發(fā)展具有重要意義。

10 結(jié)束語(yǔ)

快捷、完善、真實(shí)和安全的檔案是推動(dòng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)。將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，極大促進(jìn)了中國(guó)檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。電子檔案與紙質(zhì)檔案是我們當(dāng)今工作與生活不可缺少的重要組成部分，兩者的融合提高了我們工作和生活的效率，先進(jìn)科學(xué)的檔案管理讓我們的生活變得更加美好。

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